Тема 2.1: Призначення і можливості субд access. Об’єкти access

План:

1. Фізичне проектування БД

2. Система управління базами даних.

3. Створення нової БД у СУБД MS Access

4. Об’єкти ACCESS

5. Основні типи вікон БД Access

1. Фізичне проектування бд

Фізичне проектування БД включає:

• Створення нової БД у СУБД MS Access

• Створення таблиць БД

• Створення схеми даних

• Введення даних у таблиці

• Введення даних за допомогою форм

• Робота з даними за допомогою запитів

• Застосування мови запитів SQL

• Виведення даних за допомогою звітів

2. Система управління базами даних.

Керівна програма, призначена для збереження, пошуку, обробки даних у базі називається системою управління базами даних (СУБД).

СУБД задовольняють таким вимогам:

1. Можливості маніпулювання даними. (введення, вибір, вставка, відновленн, видалення). Основні операції з даними виконуються за допомогою СУБД. Важливим показником є продуктивність СУБД. , витрати на зберігання, і використання даних, простота звертання до бази даних.

2. Можливість пошуку і формування запитів. За допомогою запитів користувач може одержати різну інформацію, що зберігається в БД.

3. Забезпечення цілісності (узгодження даних). Під час користування базою різними користувачами важливо забезпечити коректність операцій, щоб запобігти порушенню узгодженості даних. Порушення узгодженості даних може призвести до їх втрати.

4. Забезпечення захисту і таємничості. Дані треба ще захистити від несанкціонованого доступу і апаратних збоїв. Проникнення в базу осіб, які не мають на це доступу, можуть спричинити їх руйнацію. Таємничість бази даних дозволяє визначити коло осіб, які мають доступ до інформації і порядок доступу.

Сьогодні існує багато СУБД, які відрізняються архітектурою, мовою програмування, операційною системою, якою вони керуються, а також іншими характеристиками. Найпопулярнішими базами є ACCES, PARADOX, FOXPRO. До складних систем належать розподілені СУБД, які призначені для роботи з великими базами, розподіленими на кількох серверах (сервери можуть міститися в різних регіонах), наприклад ORACLE, SYBASE, INFORMIX

3. Створення нової бд у субд ms Access

ACCESS з англійської означає доступ. Розглянемо версії 97 і 2000. Система входить до складу пакету MICROSOFT OFFICE. Це повністю реляційна база даних.

Запуск ACCESS і створення файлу бази даних. Для запуску треба натиснути кнопку Пуск і в головному меню вибрати команду Програми-ACCESS. Автоматично встановлений перемикач Відкрити базу даних. Для створення нової треба клацнути Нова база даних і натиснути ОК. В наступному вікні треба ввести ім’я файлу для нової бази, яка буде мати розширення .mdb. Клацнути на кнопку Створити і ми одержимо вікно з порожньою базою даних, в яке слід помістити об’єкти БД.

Microsoft це програмне забезпечення, яке відноситься до систем управління БД (СНБД). Основні функції Access – це робота зі структурованою в виді таблиці інформацією. Програма Access дозволяє забезпечити

• Ввід даних в таблиці бази даних

• Зберігання даних

• Супровід даних

• Опрацювання даних

БД допомагають систематизувати і зберігати інформацію про певну предметну область, організовувати доступ до даних, їх пошук і опрацювання. Сучасні бази даних оперують інформацією від звичайних чисел до текстів і графічних та відео даних.

Microsoft Access - це сукупність таблиць, запитів, форм, звітів макросів, модулів. Microsoft Access – це одна з найпоширеніших баз даних.

Програму Access можна запустити:

• З допомогою меню Пуск системи Windows;

• З допомогою ярлика на робочому столі Windows;

• Через програму Провідник Windows;

Файли баз даних мають розширення .mdb і відмічені піктограмою ключика на білому фоні.

Закриття бази:

• Комбінація клавіш ALT+F4

• Клікнути на кнопці Закрити ( ), яка розміщена в правому верхньому куті головного меню вікна Access

• Вибрати команду Файл-Вихід, якщо були зроблені зміни в проекті, то при виході програма Access збереже їх автоматично, але програма запитає підтвердження їх зберігання.

Основні елементи головного вікна Access:

• Піктограма системного меню

• Головне меню

• Панель інструментів

• Рядок заголовка

• Службові кнопки обов’язкові елементи всіх основних вікон ( - звертання програми в кнопку, встановлює розгортає вікно, закриває вікно)

• Рядок стану

Вікно бази даних дозволяє виконувати всі дії з об’єктами бази даних, включаючи таблиці, форми, запити, звіти

4. Об’єкти ACCESS

СУБД MS Access належить до так званих об’єктно-орієнтованих систем. Під об’єктами у MS Access розуміють все, що має ім’я. Множину об’єктів MS Access складають таблиці, записи, форми, звіти, макроси та модулі. Ці об’єкти визначаться користувачем, а їх сукупність складає базу даних. Всі об’єкти взаємопов’язані між собою, причому таблиці знаходяться в основі всіх зв’язків. На цій основі, як правило, будуються всі інші об’єкти (але взагалі кажуть це не обов’язково). Це пояснюється перш за все тим, що саме в таблицях зберігаються дані, які вже надалі обробляються формами, запитами тощо.

База даних містить об’єкти 6-х категорій, яким відповідає своя закладка в вікні.

1. Таблиці – це основна категорія в реляційній СУБД, так як вся інформація зберігається в таблицях. Кожна таблиця складається з записів і полів. Робота з таблицею виконується в двох режимах: режим таблиці і режим конструктора.

2. Запити призначені для отримання даних з однієї чи кількох таблиць. Віцдбір потрібних відомостейвідбувається на основі заданих критеріїв. Фактично за допомогою запитів створюються нові таблиці, в яких використовуються дані з існуючих таблиць.

3. Форми використовуються для зручного введення даних. Це бланк, який треба заповнити. Форми забобігають безпосередньому внесенню змін у таблиці. Форми призначаються для перегляду, введення і редагування даних таблиць, а також надають користувачу засоби керування програмами, які використовують базу даних. Форми, як правило, використовуються для того, щоб забезпечити необхідний зовнішній вигляд документа, дані якого вводяться у таблицю

4. Звіти відображають дані для зручного перегляду. На основі звітів створюються документи для друку.

5. Макроси це макрокоманди, що запускаються простим натисканням кількох клавіш і можуть виконувати такі дії, як відкриття таблиць і форм, виконання опцій меню, керування вікнами. Користувач може створювати свої макроси для послідовності операцій, які часто зустрічаються.

6. Модулі це програмні модулі, написані мовою VBA , які є процедурами для обробки подій або виконання обчислень.

Всі наведені вище об’єкти можуть бути визначені у MS Access як вручну, так і за допомогою майстрів, які допомагають користувачеві за декілька кроків створити необхідне. Майстри – це один із найпотужніших засобів в MS Access, якими слід користуватись на перших кроках опанування даної СУБД, або в інших “нештатних” ситуаціях.