Практикум 3. «30 поглотителей времени»

(составлен по материалам книги Зайверта Л. Ваше время – в Ваших руках: Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время: пер. с нем. – М.: Интер­эксперт, ИНФРА-М, 1995) [11.]

Задание.

С помощью перечня определите области потерь вашего времени, проведите анализ причин, выработайте методы решения проблем.

Л. Зайверт называет 30 самых главных причин потери времени.

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Чрезмерное чтение корреспонденции.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие от дела телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «Нет».

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечения (шум и др.).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром «откладывания».

26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Практикум 4. Тест «Управление личным временем человека»

(Источник: Л. Форсайт http://www.pandia.ru) [44].

Задание.

Перед началом обсуждения актуальной проблемы эффективного использования рабочего времени попробуйте определить, нет ли у вас проблем со временем.

ПС – полностью согласен;

С – согласен;

НС – не согласен;

АНС абсолютно не согласен.

Таблица 26 – Тест «Управление личным временем человека»

		ПС	С	НС	АНС
	Мне постоянно требуется дополнительное время, чтобы закончить работу
	Я регулярно беру работу на дом
	Я готовлю ежедневный перечень дел
	На работе у меня практически не остается времени для себя
	Мой шеф часто просит меня выполнить непредвиденную работу немедленно
	Я люблю с утра сделать работу попроще, оставляя более сложные и кропотливые дела на послеобеденное время
	Я трачу много времени на совещания и встречи
	Мне всегда трудно приступить к выполнению какого-то сложного дела или проекта
продолжение таблицы
	Чтобы выполнить все намеченное, мне нужно приезжать на работу еще до начала рабочего дня и уезжать домой намного позже его официального завершения
	Много времени у меня уходит на поездки
	Я постоянно вынужден участвовать в решении всех спорных вопросов в моем отделе
	Каждый день я ставлю перед собой определенную конкретную цель
	Я сам разбираю свою почту
	Мне зачастую бывает трудно самому закончить большое и сложное дело, довести его до конца самостоятельно
	Мой шеф постоянно интересуется тем, как идет работа по тому или иному ключевому заданию
	Я люблю вникать в детали проекта, чтобы знать его досконально и быть уверенным в том, что работа над ним идет в правильном направлении
	Много моего рабочего времени бесполезно тратится на всякого рода совещания и собрания
	Я постоянно пишу перечень заданий, которые нужно выполнить
	Мне нравится, когда мне дают дополнительные задания
	У меня есть должностная инструкция моего шефа
	Мой рабочий стол завален бумагами, не мешало бы навести на нем порядок
	Мне не хватает времени на чтение, чтобы быть в курсе всех новинок по моей специальности
	Я трачу много времени на бумажную работу
	У меня не хватает времени на семью, отдых, друзей
	У меня существует внутренний тормоз, когда речь идет о каком-то сложном или большом деле
	Мне проще все сделать самому, чем просить кого-то
	Свой рабочий день я начинаю с чтения газет, дружеских бесед, кофе
	Меня постоянно отрывают от дела
	Много времени я трачу на поиск нужной мне информации
	Неприятные дела я всегда откладываю на потом
	Мне трудно бороться с перегрузками и стрессами
	Нередко я просто забываю проверить список заданий и сделать то, что мне поручено
	У меня бывает много посторонних посетителей во время работы
	Я зарываюсь в мелочах, и из-за этого у меня постоянные заторы в работе
	У меня постоянное ощущение, что деловые совещания могли бы быть более эффективными
	Я люблю работать допоздна
	Я перепрыгиваю с одного дела на другое и ничего не довожу до конца
	При желании я всегда могу выкроить пару минут, чтобы перевести дыхание и расслабиться
	У меня есть специальный план обучения для себя, и для своих подчиненных
	Я постоянно встречаюсь со своими подчиненными, чтобы быть в курсе их работы
завершение таблицы
	После некоторых совещаний у меня остается впечатление, что от меня ждали чего-то другого
	Я часто не обращаю внимания на очень важные детали
	На выходные я беру работу домой
	Иные дела занимают больше времени, чем предполагалось с самого начала, и порой мне приходится завершать несколько дел одновременно
	Я часто не использую отпуск до конца
	Мне нравится менять привычки и приобретать новые
	Я жду от своих подчиненных сверхурочной работы
	Моя система работы с документами может быть улучшена
	Все совещания, которые я провожу, длятся ровно столько, сколько запланировано, начинаются и заканчиваются вовремя
	Справляться с большими производственными нагрузками мне позволяет постоянная смена приоритетов

Цель работы – вопросы 1, 20, 37, 41, 49

Эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить можете ли вы концентрировать свою энергию и усилия на решение определенных задач. Ответы на эти вопросы помогут вам понять, почему ваши усилия дают именно такой результат, а также получить ответ, а почему именно так, а не иначе вы тратите свое рабочее время.

Виды работы – вопросы 4, 9, 12, 36, 46.

Много нашего времени уходит на рутинные дела. Анализ ответов на эти вопросы поможет нам выяснить, как именно используется ваше рабочее время, знаете ли вы заранее, куда и на что его потратите, а также есть разрыв между тем, что вы хотите получить от работы, и тем, что выходит на самом деле.

Медлительность – вопросы 7, 8, 14, 30, 37.

Эти вопросы касаются вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений, а также ваших способностей находить выход из любой ситуации. Несмотря на то, что большинство из нас любят начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда представляется правильным и разумным. Начинать следует не с простого, а самого важного и срочного.

Планирование работы – вопросы 3, 18, 22, 25, 32, 38, 42, 44, 50.

Вопросы связаны с тем, как именно вы планируете свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов: фиксируете ли вы в течение всего дня все происходящие события, пытаетесь ли проконтролировать, как используете свое рабочее время.

«Пожиратели времени» – вопросы 17, 21, 27, 28, 33, 35, 41.

«Пожиратели времени» – это те люди, которые мешают вам работать, нарушают планы, ломают распорядок рабочего дня, снижая эффективность и производительность вашего труда.

Люди – вопросы 5, 6, 11, 26, 31, 34, 40, 47.

Эти вопросы выявляют ваши способности и умение работать с другими людьми, совместно решать те или иные проблемы. Совместная работа – это обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет. Мы часто грешим на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а может быть, стоит иногда «и на себя оборотиться…»

Бумажная работа – вопросы 23, 29, 48.

В любой работе не обойтись без документов. Ответы на эти вопросы помогут вам прояснить, как именно вы работаете с ними – быстро даете им ход или, наоборот, накапливаете, превращая ваш стол в склад бумаг.

Персонал – вопросы 2, 10, 19, 24, 31, 43, 45.

Вопросы помогут вам ответить, как именно ваши подчиненные влияют на распорядок вашего дня, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на другое, не имеющее прямого отношения к работе.

По результатам этой анкеты можно сделать вывод о том, что на рабочем месте существует множество факторов, определяющих как производительность работника, так и коэффициент его полезного действия. Обратим внимание на различие этих двух понятий. Первое – производительность – характеризует объем работы, который человек может выполнить в единицу времени. Второе – КПД – определяет, какую часть рабочего времени человек работает производительно. Любой менеджер легко вспомнит работников, которые в течение короткого отрезка времени могут демонстрировать очень высокую производительность, но их средний КПД может быть весьма низким. В любой организации есть сотрудники, работающие сравнительно медленно, но зато устойчиво, поэтому их средний КПД оказывается выше, чем у «быстрых» работников. Эффект нехватки времени приводит не только к перегрузке человека и необходимости работать сверхурочно. Он вызывает и особый вид стресса – так называемый стресс нехватки времени.

Метод Эйзенхауэра

Последняя рекомендация может быть выполнена с помощью принципа, предложенного президентом США Д. Эйзенхауэром, который рассматривал все дела на основе двух критериев: важности и срочности [25]. В результате он располагал дела в ячейки простой матрицы (рис. 22).

В ысокая

Задачи типа Б Установить срок выполнения (или поручения)	Задачи типа А Выполнять без промедления
Задачи типа Г Забыть о них и ничего не предпринимать	Задачи типа В Поручить подчиненному

н изкая

Низкая Высокая

Срочность

Рис. 22. Матрица Эйзенхауэра

(Источник: Моргенстерн Дж. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. – М.: Добрая книга, 2009) [26].

Правила планирования рабочего дня

Правила начала дня.

• Начинайте день с позитивным настроением.

• Хорошо позавтракайте и без спешки – на работу.

• Перепроверка плана дня.

• Согласуйте план с секретарем.

• Решив относительно простую задачу, создайте себе хорошее настроение

• Утром займитесь важными и сложными задачами.

Правила, касающиеся хода дня.

• Фиксируйте сроки выполнения задач.

• Избегайте действий, взывающих обратную реакцию.

• Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы.

• Своевременно делайте паузу, особенно между серьезными делами.

• Контролируйте время и планы.

• Выделяйте «для себя» не менее одного часа рабочего времени.

Правила завершения рабочего дня.

• Завершайте начатое.

• Осуществляйте контроль результатов и самоконтроль.

• Составляйте план на следующий день

• Отправляйтесь домой с хорошим настроением.

При планировании учитывайте особенности индивидуального графика трудоспособности. Очень важное умение – это навык саморазгрузки, поэтому задавайте себе следующие вопросы:

• Зачем вообще это делать? (исключить!)

• Почему именно я? (поручить!)

• Почему именно теперь? (установить реальные сроки!)

• Почему именно так? (рационализировать!)

Принцип Парето

Известный итальянский экономист и социолог В. Парето сформулировал принцип, который иногда называют «правилом 80/20», «принципом наименьших усилий» и т.д. Суть принципа Парето применительно к деятельности людей состоит в том, что 20% приложенных человеком усилий порождают 80% результата [25]. И в действительности, умение отсекать лишнее в работе может дать существенные результаты. Для этого можно следовать некоторым правилам.

Правила экономии усилий

• Концентрируйтесь на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытайтесь повысить эффективность всех ресурсов сразу.

• Лучше «срезать» углы, чем идти по дороге, делая крутые повороты.

• Вместо того, чтобы самим делать всю рутинную работу, препоручайте ее специалистам, которые могут сделать ее более профессионально.

• Делайте то, что у Вас получается лучше всего, и то, что нравится делать.

• Успокойтесь, работайте меньше и ставьте перед собой только те самые важные цели, при которых закон Парето будет работать на Вас, а не против Вас.

Таким образом, нам необходимо планирование времени. Ниже приведены принципы планирования времени, которые носят рекомендательный характер, и помогут в некоторой степени помочь спланировать свой день:

• Помните, что планирование времени должно приводить к его выигрышу;

• Тот, кто регулярно в течение 10 минут готовит план своего рабочего дня, может ежедневно экономить до двух часов рабочего времени.

• Не планируйте все свое рабочее время. (60% - планировать, 20% - на спонтанные действия, 20% - на незапланированные действия);

• Самое главное – определение приоритетных целей.

• Определите, что должны сделать Вы, а что – Ваши подчиненные.

Практикум 5. Правила эффективного использования времени

(составлен по материалам книги Зайверта Л. Ваше время – в Ваших руках: Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время: пер. с нем. – М.: Интер­эксперт, ИНФРА-М, 1995) [11.]

Не задерживаетесь ли вы в постели перед тем, как встать, не тратите ли на завтрак лишнее время, не прекращаете ли работу чуть раньше, не ловите ли себя на том, что смотрите телепередачу даже тогда, когда она вам не доставляет никакой радости? Не удручает ли перед выходным днем то, как мало было сделано за неделю, не удивляет ли, что вам никогда не хватает времени? Если эти вопросы попали в точку, значит, вы транжирите свое время.

Тот, кто встает в конце рабочего дня с ощущением, что ничего не успел сделать, хотя весь день работал, обязан подвергнуть себя строгой самокритике и признать, что работу свою организовал неправильно.

Вместе с тем, чтобы повысить результативность своего управ­ленческого труда, нужно исходить из того, что многое здесь зависит от нас самих. Представим себе, что нам хочется перестать чувствовать себя в постоянном долгу перед прошедшими днями, что мы искренне стремимся успевать делать больше дел за меньшее время.

Чтобы жить таким образом, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина, иными словами, нужно уметь «держать себя в руках».

Задание.

Внимательно изучите правила, попытайтесь использовать их на практике.

1.Воспитывайте уважение к своему времени. Помните, что время – это важнейший жизненный ресурс, который не восполняется и не возвращается, поэтому он требует к себе внимательного отношения.

2. Точно определите свою цель. Множество людей попусту тратят свое время и энергию на какое-нибудь дело, поскольку отчетливо не представляют себе, а что, собственно, они собираются делать. Не зная точно, к чему идут, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинку. Определите с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому вы достигнете его гораздо быстрее.

3. Составь план операции. Подкрепим этот тезис словами Сенеки: «Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра». План заставляет нас добиваться тех или иных событий, а не ожидать, пока они произойдут, и мы начнем на них реагировать. В конце рабочего дня составьте список ваших дел на будущий день. Сделайте то же самое и для дома. Список не только гарантирует от забыв­чивости, но и освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными делами. Ведь самые бледные чернила лучше самой яркой памяти.

4. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке в порядке важности самые срочные дела. Назавтра примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите, затем также поступите с делом № 2, потом с делом № 3 и т.д. (естественно, речь идет о делах, которые зависят целиком лишь от вас). Не тревожьтесь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или двумя делами, назавтра вы снова сосредоточитесь на самом главном.

5. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Такие дела мы, как правило, выдвигаем впереди тех, которые нам нужно сделать. Отсюда задача – как-то превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность нашей деятельности повысится почти автоматически.

6. Устанавливайте твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством (да и не только себя) – назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Одно дело сказать себе «Я отвечу на письмо при первой возможности» и совсем другое – решить: «Я отвечу на письмо, а потом пойду обедать». В первом случае вы даете себе возможность оправдания, во втором – ставите себя в определенные рамки. Но здесь есть два момента:

а) сроки должны быть реальными, иначе вам не удастся выполнить свои обязательства, вы остынете и откажетесь от самого дела;

б) твердо держитесь срока. Не расслабляйтесь и не балуйтесь рассуждениями о том, что вы не можете выполнить работу в срок и его можно перенести. Наоборот, будьте непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному дню

7. Научитесь быть решительным. Не откладывайте дело со дня на день. Говорят, что успех со­стоит в том, чтобы поступать правильно по крайней мере в 51% случаев. Поэтому, располагая определенными фактами, основа­ниями для принятия решений, решайте и действуйте. И уж если вы что-то сделали, то не теряйте время на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь дальше.

8. Научитесь говорить «нет», соизмерять свои дела и цели. Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченным в такие дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять плевелы от пшеницы, второстепенное от главного.

9. Не увязайте в телефонных разговорах. Ничто не может соперничать с телефоном как средством экономии времени, когда надо получить какие-то данные, сделать заказ, выяснить недоразумение, отдать указания или условиться о свидании. Однако всегда есть искушение просто поболтать по телефону. Оберегайте себя от этого, заранее определяя, ради чего вы снимаете трубку и с кем собираетесь говорить. А затем ведите разговор на деловом уровне. Телефонный разговор можно прервать, сославшись на плохую слышимость и, воспользовавшись паузой, продолжение этого разговора поручить кому-либо из подчиненных.

10. Приобретите привычку к записной книжке. Всякий, кто хотя бы раз испытывал муки, вспоминая, что еще ему надо сделать, поручится за справедливость правила – записывать все предстоящие дела, а также яркие, мимолетные мысли, номера телефонов и т.д. Целесообразно размещать пометки на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т.п. Они помогут вам всегда быть наготове относительно всяких мелких дел, о которых иначе можно было бы совсем забыть. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Сберегайте время, затрачиваемое на справки, а потому держите в порядке списки часто требующихся адресов и телефонов. Одним словом, не загружайте память там, где это не нужно.

11. Ликвидируйте досадные помехи. Добрые друзья и товарищи по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график), тактично дав понять, что вы в цейтноте. Если в вашу комнату ходит много народу, попробуйте расположить свое рабочее место так, чтобы сидеть лицом к стене. Другие переносят время обеденного перерыва и остаются работать, когда коллеги уходят обедать.

Один начальник большого отдела, например, распорядился вынести из кабинета все стулья (естественно, кроме своего). После этого разговоры стали намного короче. А вот еще один рецепт для назойливых визитеров из его практики. Допустим, что кто-то из заходящих без дела подчиненных входит в ваш кабинет. Немедленно подайте ему особую папку и скажите: «Коль уж ты здесь, то не будешь ли столь любезен, помочь мне в срочном деле?» Затем поручите ему рассортировать, скажем, по датам, собранные в папки газетные вырезки. Здесь могут быть два результата: либо посетитель действительно окажет помощь, либо его визиты станут намного реже, а то и прекратятся вообще.

12. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Явитесь на совещание к 14:30, когда оно на самом деле назначено на 15:00, и Вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то сделать, уточните, где, когда, как, что, почему? Если что-то останется неясным, сразу же спросите.

13. Откажитесь от шаблона (любое дело можно сделать лучше). Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления только потому, что мы всегда выполняли что-то одним определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Если вы делаете что-то в последовательности АБВГ, попробуйте порядок АВБГ, может быть, получится быстрее. Не передать ли другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации. Нельзя ли воспользоваться новейшими информационными технологиями, чтобы сберечь время? Не следует ли интересоваться, как другие экономят время?

14. Не упускайте из вида мелочи. Вы можете избежать небольших, но растрачивающих время задержек, если будете по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что надо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, вашем быту, — будь это какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите ключи, очки, зонт, бритвенные лезвия. Решайте с вечера, что наденете утром и возьмете с собой.

15. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приступить к работе, множество людей приводят в порядок свои столы, чинят все карандаши, какие только попадаются на глаза, глядят в окна, погружаются в газетный кроссворд, выпивают чашку кофе, пробегают глазами спортивный отчет, а потом удивляются, куда девалось время? Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Тут нельзя дать никаких советов. Никто, кроме вас самого, не сможет помочь вам избавиться от вредной привычки тянуть с делами. Принимайтесь за них! Принимайтесь сразу же!

16. Используйте время полностью. Всегда есть возможность немного увеличить свое производительное время, полнее используя его. Это значит, что время поездок, ожиданий, завтрака можно занять такими делами, как телефоны переговоры, планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание записок, которые пригодятся в дальнейшей работе.

17. Следите за тем, на что тратите свободное время. Если игра в мяч вместе с друзьями или рыбалка помогают Вам отдохнуть и освежиться — прекрасно! Но не предавайтесь таким занятиям только потому, что так делают другие. Мы могли сберечь многие часы, если бы были чуть разборчивей при выборе кинокартин и телепередач, которые смотрим, книг и журналов, которые читаем.

18. Меняйте занятия. Почти никогда тело не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя род занятий, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, переключитесь на работу, которую можно сделать стоя или при которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованным в работе.

19. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 минут раньше того, к чему обычно привыкли, вы зададите тон всему дню.

20. Ежедневно контролируйте выполнение намеченных дел. Сначала подведите итоги тому, что сделано за день, а уж потом составьте список дел на очередной день. Обязательно перенесите на другой день то, что не успели сделать сегодня.