2. Агрегирование данных в Microsoft Excel. Сводные таблицы

Цель работы: Изучение основных принципов при создании сводных таблиц в электронной таблице Excel.

1. Основные положения.

Агрегирование данных списков состоит в формирование промежуточных итогов, создании сводных и консолидированных таблиц. Агрегирование информации выполняется для списков Microsoft Excel, в записях которых имеются поля с повторяющимися значениями.

Сводная таблица обеспечивает формирование сводной (агрегированной) информации и представление табличных данных в структурированном виде, а также построение связанной со сводной таблицей сводной диаграммы. Источниками данных для формирования сводной таблицы являются:

• список (база данных) Microsoft Excel);

• внешний источник данных (текстовый файл, содержащий табличные данные, реляционная база данных);

• диапазон ячеек электронной таблицы для консолидации данных;

• другая сводная таблица Microsoft Excel.

Мастер сводных таблиц

Построение сводной таблицы осуществляется с помощью Мастера сводных таблиц, который вызывается командой меню Данные→Сводные таблицы. Работа мастера сводных таблиц выполняется по шагам:

• первый шаг – выбор типа источника данных и вида результата;

• второй шаг – указание диапазона ячеек для построения сводной таблицы;

• третий шаг – формирование макета (структуры) сводной таблицы – кнопка Макет и настройка параметров сводной таблицы – кнопка Параметры. Макет сводной таблицы включает области (рисунок 3):

  • Страница – для размещения полей фильтрации записей, отображаемых в сводной таблице;

  • Строка – для размещения полей группирование, учитывается последовательность полей для создания вложенных групп, подгрупп и т.д.;

  • Столбец – для размещения полей группирование, учитывается последовательность полей для создания вложенных групп, подгрупп и т.д.;

  • Данные – для размещения полей итогов.

Рисунок 3. Макет сводной таблицы.

При построение макета сводной таблицы выполняются следующие правила:

• любое поле размещается однократно в области группирования (страница, строка или столбец);

• в области Данные размещаются только те поля, которые не вошли в области группирования;

• любое поле из области Данные может многократно размещаться в этой области для вычисления различных итогов.

Таблица 3. Ограничения для сводных таблиц.

Параметр	Значение
Число сводных таблиц на одном листе	Ограничивается объемом доступной оперативной памяти
Число элементов сводной таблицы	8000
Число строк или столбцов в сводной таблице	Ограничивается объемом доступной оперативной памяти
Число поле страницы в сводной таблице	256 (может ограничиваться объемом доступной оперативной памяти)
Число поле данных сводной таблицы	256
Число формул вычисляемых элементов в сводной таблице	Ограничивается объемом доступной оперативной памяти