Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма n ко-3)

Для журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов предусмотрена специальная форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. В Положении о порядке ведения кассовых операций журнал не указан в числе обязательных документов для их оформления. Однако фирмы могут продолжать его использовать в добровольном порядке.

В журнале указывают реквизиты (номера и даты составления) всех приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в организации.

Журнал ведут в течение года, а затем передают в архив, где он хранится 5 лет.

Вот образец журнала:

Унифицированная форма N КО-3

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 18.08.98 N 88

┌─────────┐

│ Код │

├─────────┤

Форма по ОКУД│ 0310003 │

├─────────┤

ЗАО "Актив" по ОКПО│ 40062011│

────────────────────────────────────────────────────── │ │

организация ├─────────┤

│ │

──────────────────────────────────────────────────────────────│ │

структурное подразделение └─────────┘

Журнал регистрации

приходных и расходных кассовых документов

2014 г.

────────────

бухгалтер Григорьева Мария Алексеевна

─────────────────────── ────────────────────────────────────

должность фамилия, имя, отчество

Приходный документ		Сумма, руб. коп.	Примечание	Расходный документ		Сумма, руб. коп.	Примечание
дата	номер			дата	номер
1	2	3	4	5	6	7	8
11.01.2014	1	15 000-00	из банка	11.01.2014	1	215 430-00	зарплата
12.01.2014	2	8000-00	выручка	12.01.2014	2	10 500-00	хозрасходы
13.01.2014	3	25 000-00	выручка

Кассовая книга (форма n ко-4)

Кассовую книгу ведут по специальной форме, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

Записи в кассовой книге должны быть сверены с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером. Если их нет, то сделать это может руководитель компании. После сверки в книге необходимо расписаться тому, кто проводил сверку.

Кассовую книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Как правило, книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день.

Если книгу ведут в бумажном виде, то до начала ведения все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество. Для этого делают запись: "В книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов".

Количество листов книги заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.

Если кассовую книгу оформляют в электронном виде, то листы нумеруются автоматически с 1 января каждого года. В конце каждого дня лист такой книги необходимо распечатывать в двух экземплярах и подбирать в хронологическом порядке. Брошюровать их нужно по мере необходимости, но не реже чем раз в год.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей. Между ними находится линия отреза.

Первый лист (с горизонтальной линовкой) кассир заполняет чернилами или шариковой ручкой. Этот лист остается подшитым в кассовой книге.

Второй (отрывной) лист (без горизонтальной линовки) сгибают по линии отреза и заполняют под копирку. Как правило, эти листы подшивают в отдельной папке с другими кассовыми документами (расходными и приходными ордерами).

Если же книгу оформляют в электронном виде, то необходимо распечатать второй экземпляр листа.

Таким образом, в кассовой книге головная организация должна учитывать не только свои поступающие наличные деньги, но и каждого ее обособленного подразделения. На это указало ФНС России в своем письме от 17 мая 2013 года N АС-4-2/8827. Такой же вывод содержит постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 года по делу N А56-59643/2012.

За неоприходование денежных средств в связи с неоформлением кассовой книги обособленным подразделениям грозит штраф.

Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей для фирм. Должностных лиц компании могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Обратите внимание: обособленное подразделение может иметь свой лимит остатка кассы, который не зависит от головной компании.

В графе 1 "Номер документа" указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.

В графе "Номер корреспондирующего счета, субсчета" указывают номер того счета, по которому отражено поступление или выдача денег в корреспонденции со счетом 50 "Касса". Например, если в кассу поступила оплата от покупателя (заказчика), здесь записывают "62", если деньги в качестве возврата краткосрочного займа - "66" и т.д.

В графе "Приход, руб. коп." отражают сумму денег, полученную в кассу по одному приходному кассовому ордеру.

В графе "Расход, руб. коп." отражают сумму денег, выданную из кассы по одному расходному кассовому ордеру.

По строке "Итого за день" указывают общую сумму денег, поступившую в кассу за день (столбец 4) и выданную из кассы (столбец 5).

Графу "Остаток на конец дня" заполняют так:

Остаток денег на конец дня

=

Остаток денег на начало дня

+

Приход денег в течение дня

-

Расход денег в течение дня

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, то остатком на конец рабочего дня будет сумма остатка в последний предшествующий день, в котором происходили кассовые операции.

Если кассовую книгу ведут в электронном виде, то в конце дня его необходимо распечатать в двух экземплярах.

Отрывные листы и кассовую книгу хранят в архиве организации в течение 5 лет.

Вот образец заполнения кассовой книги:

Образец обложки формы N КО-4

Унифицированная форма N КО-4

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 18.08.98 N 88

┌─────────┐

│ Код │

├─────────┤

Форма по ОКУД│ 0310004 │

├─────────┤

ЗАО "Актив" по ОКПО│ 40062011│

────────────────────────────────────────────────────── │ │

организация ├─────────┤

│ │

──────────────────────────────────────────────────────────────│ │

структурное подразделение └─────────┘

Кассовая книга

на 2014 г.

───────────────

Печатать на последней странице формы N КО-4

В этой книге пронумеровано и

прошнуровано 50 листов.

──────────

М.П.(штампа)

Руководитель организации директор Васильев А.И. Васильев

─────────── ───────── ───────────────────

должность подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер Борисова О.В. Борисова

───────────── ───────────────────────

подпись расшифровка подписи

" 11" января 2014 г.

─── ───────────── ──

Касса за "14" января 2014 г. Лист 1

── ──────── ── ──────

─┬─────────┬───────────────────────────┬──────────────────────────┬──────────────┬──────────────┐ │

П│ Номер │ От кого получено или кому │ Номер корреспондирующего │ Приход, │ Расход, │Л

о│документа│ выдано │ счета, субсчета │  руб. коп. │  руб. коп │и │

л├─────────┼───────────────────────────┼──────────────────────────┼──────────────┼──────────────┤н

е│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │и │

├─────────┼───────────────────────────┴──────────────────────────┼──────────────┼──────────────┤я

д│ │ Остаток на начало дня │ 2500-00 │ х │ │

л│ │ ┌──────────────────────────┼──────────────┼──────────────┤

я│ п/о 1 │ АБ "Коммерческий" │ 51 │ 737 500-25 │ │ │

├─────────┼───────────────────────────┼──────────────────────────┼──────────────┼──────────────┤

п│ п/о 2 │ Фирсова А.Ю. │ 62-1 │ 15 000-00 │ │о │

о├─────────┼───────────────────────────┼──────────────────────────┼──────────────┼──────────────┤т

д│ р/о 1 │ А.Н. Антонову │ 71 │ │ 2 300-00 │р │

ш├─────────┼───────────────────────────┼──────────────────────────┼──────────────┼──────────────┤е

и│ │ │ │ │ │з │

в├─────────┼───────────────────────────┼──────────────────────────┼──────────────┼──────────────┤а

к│ │ │ │ │ │ │

и└─────────┴───────────────────────────┴──────────────────────────┼──────────────┼──────────────┤

Перенос│ 752 500-25 │ 2300-00 │

└──────────────┴──────────────┘

Образец 3, 5, 7, 9 и т.д. страниц формы N КО-4

│ ┬─────────┬───────────────────────────┬──────────────────────────┬──────────────┬──────────────┐

Л │ Номер │ От кого получено или кому │ Номер корреспондирующего │ Приход, │ Расход, │

и │ │документа│ выдано │ счета, субсчета │  руб. коп. │  руб. коп │

н ├─────────┼───────────────────────────┼──────────────────────────┼──────────────┼──────────────┤

и │ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

я ├─────────┼───────────────────────────┼──────────────────────────┼──────────────┼──────────────┤

│ │ │ │ │ │

о │ │ │ │ │ │ │

т ├─────────┴───────────────────────────┴──────────────────────────┼──────────────┼──────────────┤

р │ │ Итого за день │ 752 500-25 │ 2300-00 │

е │ ├──────────────┼──────────────┤

з │ │ Остаток на конец дня│ 752 700-25 │ х │

а │ в том числе на заработную плату, выплаты├──────────────┼──────────────┤

│ │ социального характера и стипендии │ 737 500-25 │ х │

│ └──────────────┴──────────────┘

│ │ Кассир Михайлова Н.П. Михайлова

│ ──────────────────── ─────────────────────────────────────

│ │ подпись расшифровка подписи

│

│ │Записи в кассовой книге проверил и документы в

│количестве Два приходных и

│ │ ───────────────────────────────

│ прописью

│ │

│ Один расходных

│ │──────────────────────────────────────────

│ прописью

│ │

│получил.

│ │Бухгалтер Григорьева М.А. Григорьева

│ ─────────────────── ──────────────────────────────

подпись расшифровка подписи