Электронная версия бератора "Практическая энциклопедия бухгалтера" Том 2. Первичные документы (Том приведен в соответствии с изменениями от июля 2014 г.) Раздел V. Кассовые операции

Прием и выдача наличных денег

Содержание Тома 2 "Первичные документы"

Поисковый регистр Тома 2 "Первичные документы"

Единый поисковый регистр электронных версий бераторов

Оформляем прием и выдачу наличных денег

Указание Банка России от 11 марта 2014 года N 3210-У устанавливает правила приема и выдачи наличных денег, которые в общих чертах заключаются в следующем.

Прием наличных денег проводится по приходным кассовым ордерам (форма N КО-1). Кассир, получив этот документ, проверяет подписи на нем и соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью. Также нужно проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Если кассовые операции ведутся с применением контрольно-кассовой техники, то по окончании их проведения на основании контрольной ленты оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег.

Обратите внимание: несмотря на то, что Федеральным законом "О бухгалтерском учете" отменено требование к обязательному использованию унифицированной "первички", на документы, которыми оформляют операции с денежными средствами (кассовые документы) это не распространяется (по Информации Минфина РФ от 4 декабря 2012 г. N ПЗ-10/2012).

Если вы не оприходуете (или не полностью оприходуете) наличные деньги в кассу, вашу фирму оштрафуют.

Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей.

За это же нарушение руководителя фирмы могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Если деньги выдают из кассы, то оформляют расходный кассовый ордер (форма N КО-2). Кроме них при выплате заработной платы, стипендий и других выплат оформляются расчетно-платежные и платежные ведомости.

Обратите внимание: у кассира перед глазами должны быть образцы подписей всех сотрудников, кто может подписывать кассовые документы: руководитель, главный бухгалтер, бухгалтер. Перед каждой выдачей и получением денежных средств он должен сверять подписи в образцах с теми, что стоят на "приходниках" и "расходниках".

Для учета поступающих в кассу и выдаваемых из кассы наличных денег организации и предприниматели ведут кассовую книгу (форма N КО-4). В ней делаются записи по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов и подписываются главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.

Обратите внимание: с 1 июня 2014 года индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу. Это допускается, если предприниматель в соответствии с налоговым законодательством ведет учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.

Приходный кассовый ордер (форма n ко-1)

Для приходного кассового ордера предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

Графу "Кредит" (столбец "Код структурного подразделения") заполняют только филиалы, представительства или другие обособленные подразделения фирмы, если они получают наличные деньги. Здесь указывают код, который присвоен филиалу центральным отделением фирмы.

Графу "Код целевого назначения" заполняют, если в кассу поступили средства целевого финансирования и фирма разработала для их учета собственные кодировки (например, членским взносам может быть присвоен код 01, грантам - 02, инвестициям - 03 и т.д.).

В строке "Основание" указывают содержание хозяйственной операции, в результате которой деньги поступили в кассу (например: "выручка от продаж", "целевое финансирование", "заем" и т.д.).

По строке "В том числе" указывают сумму налога на добавленную стоимость, уплаченную в составе наличной выручки. Если проданная продукция (товары, работы, услуги) НДС не облагается, то в этой строке пишут: "Без налога (НДС)".

По строке "Приложение" указывают дату и номер документа, по которому деньги поступают в кассу (например: "по договору от 06.10.2013 N 23/4", "по счету-фактуре от 08.10.2013 N 345").

Ордер выписывают в одном экземпляре. Его подписывает главный бухгалтер или бухгалтер. Если их нет - руководитель фирмы или кассир. Если кассу ведет сам руководитель, то на документе будет только его подпись. Затем отрывную квитанцию передают человеку, сдавшему деньги.

Обратите внимание: принимать наличные деньги и оплату по платежным картам за товары (работы, услуги) нужно с применением контрольно-кассовой техники (Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ).

На основании приходного кассового ордера бухгалтер делает соответствующие проводки:

Дебет 50 Кредит 51 (52)

- поступили в кассу наличные деньги с расчетного (валютного) счета;

Дебет 50 Кредит 62 (76)

- поступили наличные деньги от покупателей (заказчиков);

Дебет 50 Кредит 90-1

- отражена продажа товаров (работ, услуг) в розницу;

Дебет 50 Кредит 66 (67)

- поступили наличные деньги, полученные по договору краткосрочного (долгосрочного) кредита (займа);

Дебет 50 Кредит 71

- возвращены в кассу неиспользованные деньги, ранее выданные под отчет.

Срок хранения приходного кассового ордера в архиве фирмы - 5 лет.

Вот образец приходного кассового ордера:

Унифицированная форма N КО-1

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 18.08.98 N 88

┌────────┐│ │

│ Код ││

├────────┤│ │

Форма по ОКУД│ 0310001││

├────────┤│Л │

ЗАО "Актив" по ОКПО│40062011││и

───────────────────────────────────────────────────── │ ││н │

организация ├────────┤│и

- │ ││я │

────────────────────────────────────────────────────────── │ ││

структурное подразделение └────────┤│ │

┌─────────┬───────────┤│

│ Номер │ Дата ││ │

│документа│составления││

├─────────┼───────────┤│ │

│ 35 │01.02.2014 ││о

Приходный кассовый ордер └─────────┴───────────┤│т │

┌─────┬───────────────────────────────────┬─────────┬───────────────┤│р

│Дебет│ Кредит │ │ ││е │

│ ├──┬──────────┬──────────┬──────────┤ │ ││з

│ │ │код струк-│корреспон-│код анали-│ Сумма, │ Код целевого ││а │

│ │ │турного │дирующий │тического │руб. коп.│ назначения ││

│ │ │подразде- │счет, │учета │ │ ││ │

│ │ │ления │субсчет │ │ │ ││

├─────┼──┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────┼───────────────┤│ │

│50-1 │ │ - │ 62-1 │ 7 │17 700-00│ - ││

└─────┴──┴──────────┴──────────┴──────────┴─────────┴───────────────┘│ │

Принято от ООО "Пассив" │

──────────────────────────────────────────────────────────│ │

Основание: частичная оплата за отгруженный товар │

──────────────────────────────────────────────────────────│ │

│

─────────────────────────────────────────────────────────────────────│ │

Сумма Семнадцать тысяч семьсот ──────────────────────────────────────│

───────────────────────────────────────────────────────────────│ │

прописью │

──────────────────────────────────────────────── руб. 00 коп.│ │

──────────────────────────────────────────────── ────────── │

в том числе налог на добавленную стоимость 18% - 2700 руб. 00 коп. │ │

─────────────────────────────────────────────────────────│

Приложение кассовый чек от 01.02.2014 N 342, накладная от 01.02.2014│ │

──────────────────────────────────────────────────────────┤

N 22, счет-фактура от 01.02.2014 N 22 │ │

──────────────────────────────────────────────────────────────────── │

Главный бухгалтер Борисова О.В. Борисова │ │

──────────────────── ────────────────────────────│

подпись расшифровка подписи │ │

│

Получил кассир Михайлова Н.П. Михайлова │ │

────────────────── ───────────────────────────│

подпись расшифровка подписи │ │

│

│ ││ ЗАО "Актив"

│ ││ ───────────────────────────────────────────────────────────────────

│ ││ организация

│ ││

│ ││ Квитанция

│ ││

│ ││к приходному кассовому ордеру N  35

│ ││ ────────────────────────────────────

│Л ││от "01" февраля 2014 г.

│и ││ ──── ──────── ──

│н ││Принято от ООО "Пассив"

│и ││ ─────────────────────────────────────────────────────────

│я ││

│ ││────────────────────────────────────────────────────────────────────

│ ││Основание:

│ ││ ─────────────────────────────────────────────────────────

│ ││ кассовый чек от 01.02.2014 N 342, накладная от 01.02.2014 N 22,

│ ││────────────────────────────────────────────────────────────────────

│ ││счет-фактура от 01.02.2014 N 22.

│ ││────────────────────────────────────────────────────────────────────

│ ││

│ ││────────────────────────────────────────────────────────────────────

│ ││Сумма 17 700  руб. 00 коп.

│ ││ ──────────────────────────── ────────────────────────

│о ││ цифрами

│т ││ Семнадцать тысяч семьсот

│р ││────────────────────────────────────────────────────────────────────

│е ││ прописью

│з ││

│а ││────────────────────────────────────────────────────────────────────

│ ││  руб. 00 коп.

│ │├───────────────────────────────── ────────────────────────

│ ││В том числе НДС 18% - 2700 руб. 00 коп.

│ ││ ────────────────────────────────────────────────────────

│ ││"01" февраля 2014 г.

│ ││ ─── ─────── ──

│ ││ М.П. (штампа)

│ ││Главный бухгалтер Борисова О.В. Борисова

│ ││ ────────────────── ──────────────────────────

│ ││ подпись расшифровка подписи

│ ││

│ ││Кассир Михайлова Н.П. Михайлова

│ ││ ────────────────────────────── ──────────────────────────

│ ││ подпись расшифровка подписи