Лабораторная работа № 10 Вычисление итогов. Консолидация данных.

Цель работы: Научиться вычислять итоги, использовать функцию консолидации данных, структурировать данные.

Для получения итоговой информации в Excel используется команда Данные/Итоги, которая позволяет применить одну из итоговых функций к некоторому полю или полям. При этом итоги могут быть сформированы не только ко всему списку, но и к отдельным группам записей, имеющих одинаковые значения по одному из полей.

Перед выполнением команды Итоги список должен быть отсортирован по тому полю, по которому предусматривается группирование записей. После сортировки можно подвести итоги по списку в целом и итоги по группам записей.

Команда Данные/Итоги... вызывает диалоговое окно Промежуточные итоги, содержащее три поля ввода. В поле ввода «При каждом изменении в» указывается (выбирается из рас­крывающегося списка) то поле, по которому группируются записи для получения промежуточных итогов.

В списке поля ввода «Операция» выбирается функция, вычисляющая итоги. Для подведения итогов по числовым полям используются следую­щие функции: Сумма, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Кол-во чисел и функции, вычисляющие отклонение от сре­днего.

Для подведения итогов по нечисловым полям используется по умолча­нию операция Количество значений, вычисляющая количество записей. В поле ввода «Добавить итоги по» выделяются (левой кнопкой мыши) столбцы, по которым подводятся итоги.

Кроме итоговых строк, команда Данные/Итоги... формирует так называ­емую структуру, которая соответствует группировке данных для вычисле­ния промежуточных и общих итогов.

Консолидация данных — средство, позволяющее объединять данные из областей-источников и выводить их в область назначе­ния. При консолидации данных могут использоваться различные функции: суммирования, расчета среднего арифметического, оп­ределения максимального и минимального значений и т. п.

Консолидацию можно выполнять без создания связей с ис­ходными данными или с созданием связей. Во втором случае Excel автоматически корректирует итоговые данные при их изменении. Для этого необходимо выделить первый интервал ячеек для консолидации на соответствующем листе ЭТ и нажать в окне Консолидация кнопку Добавить. Затем повторить те же действия для других интервалов ячеек, которые необходимо кон­солидировать.

ЗАДАНИЕ 1. Вычисление итогов

1. Откройте файл Полный ассортимент, созданный в работе № 9

2. С помощью функции автоматического вычисления итогов вычислите суммарное количество ксероксов, факсов и общую сумму на каждый товар:

А) Отсортируйте данные в таблице по виду товаров командой Данные – Сортировка

Б) Активизируйте одну из ячеек таблицы и выберите команду Данные – Итоги и в диалоговом окне выбрать операцию Сумма

В) В области «Добавить итоги по» выбрать поля Количество и Сумма, в завершении щелкните на ОК

Г) Отобразите на экране только итоговые данные.

Д) Восстановите отображения исходных значений.

3. Используя команду Данные–Итоги, ответьте, сколько различных моделей по каждому товару?

4. Найдите количество моделей товара, предварительно отсортировав данные по графе Товар.

5. Определите общую сумму для каждого наименования товара, предварительно отсортировав данные по графе Наименование.

6. Какой суммой нужно располагать, чтобы купить самый дорогой ксерокс или факс?

7. Упорядочьте данные по товару и найдите максимальное значение Суммы товара.

8. Какой суммой нужно располагать, чтобы купить самый дешевый ксерокс или факс? Найдите минимальное значение Суммы товара.

9. Сколько различных наименований ксероксов и факсов? Найдите количество названий товара.

10. Какая средняя цена одного ксерокса или факса? Найдите среднее значение цены товара.

11. Рассмотрите возможность комбинирования нескольких итогов для пунктов 2,3:

А) Выполните пункт 2;

Б) Повторно откройте диалоговое окно «Промежуточные итоги» и выполните пункт 3 при отключенном режиме «Заменить текущие итоги»;

В) Отобразите на экране только итоговые данные.

ЗАДАНИЕ 2.

1. Создайте новый рабочий лист и введите данные таблицы (Таблица 35):

2. С помощью функции автоматического вычисления итогов Данные – Итоги определите оборот каждого продавца за указанный отрезок времени. В результате таблица будет дополнена строками, содержащими итоговые значения для каждого продавца:

2.1. отобразите на экране только итоговые данные;

2.2.восстановите отображения исходных значений.

3. Рассмотрите возможность комбинирования нескольких итогов. Добавьте в таблицу еще один показатель – количество автомобилей, проданных каждым продавцом (3 строки) и итоговый показатель по салону (1 строка):

3.1. отобразите на экране только итоговые данные;

3.2. удалите строки с итоговыми значениями.

Таблица 35 – Автосалон «Счастливое колесо»

Продавец	Марка	Поставщик	Оборот	Дата
Алимов	Пежо 605	Астана	11000,00	16.09
Досов	VW Пассат	Москва	12200,00	14.09
Самалов	Опель Фонтера	Костаной	16000,00	13.09
Алимов	Мерседес 180С	Астана	19000,00	15.09
Алимов	Рено Сафран	Костаной	17000,00	16.09
Самалов	Мерседес 190	Астана	11000,00	12.09
Алимов	БМВ 325	Москва	15000,00	15.09
Самалов	Ауди 100	Костаной	10999,00	15.09
Досов	БМВ 520	Москва	10500,00	12.09
Алимов	Форд Мондео	Астана	12996,00	13.09

4. На чистом листе создайте электронную версию таблицы 36, являющейся табелью по начислению заработной платы, и введите произвольно данные в таблицу (столбцы №, Ф.И.О., Отдел, Должность, Начислено):

Таблица 36 – Расчет зарплаты

№	Ф.И.О	Отдел	Должность	Начислено	Удержано	К выдаче

Произведите расчет заработной платы с указанием итоговой информации по отделам и всему предприятию в целом, удержав 10 % у каждого работника

ЗАДАНИЕ 3. Консолидация данных

1. На чистом рабочем листе разместите данные в следующей последовательности:

• Переименуйте чистый лист на «Январь», введите данные за январь (Рисунок 3);

• Для расчета Всего доходов, Всего расходов используйте автосуммирование;

• Значения в строке Конечный баланс получите с помощью формулы: Конечный баланс=Начальный баланс +Всего доходов – Всего расходов.

• Создайте копию листа (Переименовать/скопировать, установить флажок Создавать копию)

• Переименуйте полученную копию листа на «Февраль» и, удалив только предыдущие данные (формулы должны быть сохранены), внесите данные за февраль в столбце В (Рисунок 4). Значение Начального баланса листа Февраль равно конечному балансу за Январь (за предыдущий месяц)

• Аналогично создайте листы Март, Всего за квартал по рисункам 5,6

Личный бюджет за квартал (1 способ)

1.На лист «Всего за квартал» сведите общие суммы доходов и расходов различных таблиц (листов Январь, Февраль, Март), используя в формулах суммирования ссылки на листы.

Личный бюджет за квартал (2 способ)

2.Для консолидированных данных введите новый лист. Переименуйте этот лист на Консолидация1. На этом листе активизируйте ячейку А1.

1. Выполните команду Данные–Консолидация. В диалоговом окне «Консолидация» создайте список диапазонов консолидирования (данные листов Январь, Февраль, Март) и включите опцию «в левом столбце»

2. Установите связь между консолидированными и исходными данными. Для этого включите опцию «создавать связи с исходными данными»

3. Измените данные в исходных таблицах и проследите за изменениями на листе Консолидация1.

4. Введите новый лист. Переименуйте этот лист на Консолидация2.

5. Выполните консолидацию данных на листе Консолидация2. Для консолидируемой таблицы включите опции «в левом столбце» и «подписи верхней строки».

6. Сравните две консолидируемые таблицы.

7. Сохраните файл.

Личный бюджет	Январь		Личный бюджет	Февраль
Начальный баланс	50		Начальный баланс
Оклад	200		Оклад	100
Премия			Премия
Доп.заработок	80		Доп.заработок	10
Всего доходов			Всего доходов
Жилье и комм.услуги	30		Жилье и комм.услуги	30
Питание	70		Питание	35
Одежда	50		Одежда
Отпуск			Отпуск	150
Прочие расходы	40		Прочие расходы	10
Всего расходов			Всего расходов
Конечный баланс			Конечный баланс

Рисунок 3 Рисунок 4

Личный бюджет	Март		Личный бюджет	Всего за квартал
Начальный баланс			Начальный баланс
Оклад	200		Оклад
Премия	150		Премия
Доп.заработок	60		Доп.заработок
Всего доходов			Всего доходов
Жилье и комм.услуги	30		Жилье и комм.услуги
Питание	75		Питание
Одежда	100		Одежда
Отпуск			Отпуск
Прочие расходы	40		Прочие расходы
Всего расходов			Всего расходов
Конечный баланс			Конечный баланс

Рисунок 5 Рисунок 6

ЗАДАНИЕ 4.

1. На чистом рабочем листе создайте таблицу и введите данные, изображенные на рисунке 7, на следующем чистом рабочем листе создайте таблицу и введите данные, изображенные на рисунке 8, и на третьем рабочем листе создайте таблицу и введите данные, изображенные на рисунке 9:

2. Переименуйте листы: первый – Караганда, второй – Павлодар и третий – Тараз. Для консолидирования данных отведите в книге Лист 4. Переименуйте этот лист Консолидация. На этом листе активизируйте ячейку А4.

3. Выполните команду Данные–Консолидация. В диалоговом окне включите следующие опции. Имейте ввиду, что в диалоговом окне «Ссылка» необходимо мышью последовательно указывать диапазон ячеек, заполненных данными, завершая выделение командой «Добавить» (Рисунок 10):

Рисунок 10

4. После нажатия кнопки ОК активизируйте тот рабочий лист, в котором должны на­ходиться результаты консолидации.

5. Сохраните файл.

6. Установите связь между консолидированными и исходными данными. Для этого включите опцию Создавать связи с исходными данными.

7. Измените данные в исходных таблицах и понаблюдайте за изменениями на листе Консолидация.

Автосалон «Счастливое колесо»			Автосалон «Счастливое колесо»			Автосалон «Счастливое колесо»
Караганда			филиал Павлодар			филиал Тараз
марка	кол-во		марка	кол-во		марка	кол-во
БМВ	63		БМВ	8		БМВ	7
Форд	47		Форд	5		Форд	2
Мерседес	46		Мерседес	10		Мерседес	9
Пежо	31		Пежо	2		Пежо	3
Рено	22		Рено	6		Рено	1
Фольксваген	18		Фольксваген	4		Фольксваген	6
Ауди	17		Ауди	2		Ауди	2
Опель	12		Опель	5		Опель	1
Порше	5		Порше	0		Порше	1
Феррари	2		Феррари	0		Феррари	0
Всего	263		Всего	42		Всего	32

рис.7 рис.8 рис.9