Тема 9. Информационное обеспечение экономического анализа

1. Основные принципы и правила организации АХД и требования, предъявляемые к информационному обеспечению анализа.

   1. Этапы организации АХД на предприятии и принципы его информационного обеспечения.

   2. Основные требования, предъявляемые к организации информационного обеспечения АХД.

2. Виды классификаций экономической информации.

3. Документальное оформление результатов анализа.

1.

Анализ хозяйственной деятельности базируется в основном на использовании экономической информации. Кроме экономичес­кой в необходимых случаях используют также техническую и тех­нологическую информацию, информацию об организации произ­водства и труда, а также социальные, психологические и право­вые данные об управляемом объекте.

Экономический анализ деятельности предприятий возник и развился как анализ по данным бухгалтерского учета и отчетнос­ти. К настоящему времени анализ вышел из рамок материалов, ограниченных бухгалтерскими сведениями. Современный эконо­мический анализ основывается на использовании всего круга эко­номической информации о деятельности предприятий.

Экономическая информация — это совокупность сведений, ха­рактеризующих экономическую сторону производства и являющих­ся объектом хранения, передачи и преобразования.

Объектом зарож­дения или предметом отображения экономической информации является прежде всего сфера материального производства.

Создание рационального потока информации должно опирать­ся на определенные принципы и к организации информационного обеспечения АХД предъявляется ряд требований.

1.1.

Основные принципы организации информационного обеспечения АХД:

• Четкое распределение обязанностей между исполнителями.

• Обеспечение экономичности и эффективности аналитического процесса (max исследований при min затрат).

• Ориентация на запросы конкретного пользователя анализа.

• Регламентация и унификация аналитической работы (табл., выходные формы, типовые методики и инструкции и т.п.).

Этапы организации анализа:

1 этап: определение объектов и субъектов АХД, выбор организационных форм их исследования, распределение обязанностей между отдельными службами и подразделениями;

2 этап: планирование аналитической работы;

3 этап: информационное и методическое обеспечение АХД;

4 этап: оформление результатов анализа;

5 этап: контроль за внедрением предложений и рекомендаций.

1.2.

Основные требования, предъявляемые к организации информационного обеспечения АХД:

1. Аналитичность информации, то есть выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения при АХД. Информация должна обеспечивать поступление данных именно о тех на­правлениях деятельности и с той детализацией, которые нужны для всестороннего изучения экономических явлений и процес­сов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности про­изводства. Поэтому вся система информационного обеспечения АХД должна постоянно совершенствоваться в соответствии с запросами управления.

2. Достоверность информации, то есть экономическая информация должна быть достоверной, объективно отражать исследуемые явления и процессы: производство, обращение, потребление, распределение, использование ресурсов. В про­тивном случае выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные ана­литиками предложения не только не принесут пользы предпри­ятию, но могут оказаться вредными. Поэтому собранная инфор­мация для анализа должна быть проверена на доброкачествен­ность:

- во-первых, аналитик проверяет полноту данных, которые содержатся в планах и отчетах, правильно ли они оформлены. Обязательно проверяются правильность ариф­метических подсчетов, согласование показателей, приведенных в разных таблицах плана или отчета, и т.д. Такая проверка но­сит технический характер.

- во-вторых, проверяются привлеченные к анализу данные по существу. В процессе проверки определяют, насколько тот или иной показатель соответствует действительности. Главный во­прос, который решается аналитиками, можно сформулировать так: может ли такое быть на самом деле? Средствами этой про­верки являются как логическое осмысление данных, так и про­верка состояния учета, взаимосогласованности и обоснованно­сти показателей разных источников.

3. Оперативность информации, что означает, чем быстрее по­ступает информация о совершившихся хозяйственных процес­сах, тем быстрее можно провести анализ, выявить и устранить недостатки, упущения и потери. Повышение оперативности ин­формации достигается за счет применения новейших средств связи, обработки ее на ПЭВМ и т.д.

4. Сопоставимость информации, то есть обеспечение ее сопоставимости информации по предмету и объектам исследования, пери­оду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков. Если заранее обеспечена сопоставимость показа­телей, то анализ будет значительно менее трудоемким. Для этого всю числовую информацию после проверки ее доброкаче­ственности приводят в сопоставимый вид, используя способы приведения показателей в сопоставимый вид.

5. Управление аналитическими данными информационной базы. Аналитическое ис­следование часто носит прогнозный характер и не требует такой точности, как, например, в бухгалтерском учете. Поэтому, что­бы облегчить восприятие информации, уменьшить объем анали­тических расчетов (когда они проводятся не на компьютере), можно отбросить десятичные знаки чисел, проводить расчеты в тысячах рублей. Правда, выбор степени упрощения зависит от содержания показателя и его величины. Например, чтобы оценить фондоотдачу, можно не брать точную стоимость основ­ных средств и валовой продукции — достаточно иметь их объ­емы в тысячах рублей. Но, отбросив десятичные знаки в самом показателе фондоотдачи, мы чаще всего вообще потеряем его величину — он превратится в нуль. Поэтому при расчете таких показателей нужно обязательно сохранить 2-3 десятичных зна­ка.

При упрощении исходных данных очень часто определяют средние или относительные величины, что облегчает обобща­ющую оценку деятельности субъектов хозяйствования.

6. Система информации должна быть рациональной и эффективной, т.е. требовать минимума затрат на сбор, хране­ние и использование данных. С одной стороны, для комплекс­ного анализа любого экономического явления или процесса тре­буется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации уд­линяет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из дан­ного требования следует необходимость изучения полезности информации

7. Требование полезности информации, то есть совершенствование информаци­онных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

8. Понятность информации – это простота построения, соответствие определенным стандартам представления и доступности понимания теми категориями пользователей, для которых она предназначается.

Таким образом, информационная система АХД должна фор­мироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повы­шения действенности и эффективности АХД.

2.

Виды классификаций экономической информации.

Хозяйственную деятельность предприятий характеризует большое число показателей, являющихся единицами измерения экономической информации и их можно классифицировать по определенным признакам.

1. По степени отражения действительности:

- достоверная и недостоверная информация.

2. По признаку насыщенности информации:

- недостаточная, достаточная и избыточная информация.

3. По степени результативности для анализа:

- полезная и бесполезная информация.

4. По периодичности использования или применяемости:

- постоянная и переменная информация.

5. По степени влияния на источник информации:

- активная и пассивная информация.

Особое значения для экономического анализа имеет классификация экономической информации по следующим признакам:

6. По стадиям образования:

- первичная и вторичная (производная) информация.

Первичной информацией назы­вается исходная информация, возникающая непосредственно в ходе производственно-хозяйственной деятельности (отражается в первичных документах — наря­дах, рапортах и пр.)

Вторичной называют такую информацию, которая, получается (возникает) в результате обработки первичной информации. Вторичная инфор­мация, в свою очередь, подразделяется на промежуточную (данные, записываемые на бухгалтерских счетах и в других регистрах учета) и ре­зультативную (итоговую – (отчетность предприятия).

7. По субъектам, проводящим анализ:

- внутренняя и внешняя информация.

Внутренняя информация - информации поступающая в различные отделы управления, лаборатории, руководителям.

Внешняя информация - информации поступающая в налоговые органы, банки, финансовые и статистические органы.

8. По объектам, которые характеризуются с помощью информации, по назначению и цели ее использования – объектами могут быть либо подразделения, либо отдельные стороны работы предприятия или подразделений (объем производства и продаж продукции; тех­нический прогресс и технико-организационный уровень произ­водства; эффективность использования средств производства и организации материально-технического снабжения; эффективно­сть труда и организации заработной платы; себестоимость про­изводства продукции; прибыль и уровень рентабельности; финан­совое положение и платежеспособность предприятия).

9. Центральное место в управлении хозяйственной деятельностью занимает при­нятие решений по регулированию производства.

С целью принятия рациональных управленческих решений, вся информация, используемая в экономичес­ком анализе работы предприятий, может быть подразделена по функциям в процессе управления на семь основных видов:

- экономическая информация по технической (конструкторской и технологической) подготовке производства;

- нормативная информация;

- плановая информация;

- оперативный учет;

- бухгалтерский учет;

- статистический учет;

- отчетность.

Информация по конструкторской и технологической подготов­ке производства. В содержание информации по конструктор­ской и технологической подготовке, носящей экономический характер, включаются сведения о структуре изделия, затратах труда и заработной плате, норм времени работы оборудования и инструмента, об общей нормативной стоимости единицы изде­лия.

Схема образования информации и ее экономического анализа для принятия управленческих решений

Информация о конструкции выпускаемых изделий, техноло­гии производства, как и сведения о работе оборудования и об орга­низации производственного процесса, используется при анализе технического уровня производства, экономичности применяемых конструкций, технологии.

Нормативная информация подразделяется на технико-экономи­ческие нормативы и нормы. Технико-экономические нормы во многом определяются непосредственно данными конструкторской и технологической подготовки производства.

Нормы — это максимально допустимая величина абсолютного расхода сырья, мате­риалов, топлива, энергии и других материальных ценностей, затрат труда на единицу продукции (изделие, узел, деталь) или операцию.

Под нормативами понимается относительная величина (степень) использования производственных ресурсов, их расход на единицу площади, веса, объема.

Плановая информация – это плановые данные, условно называемые постоянной информацией, так как плановые показатели, как правило не изменяются в пределах месяца, квартала, а иногда и года, которые в дальнейшем используют для экономического анализа.

Оперативный учет — представляет собой средство наблюдения за ходом производственных процессов и хозяйственной деятель­ности непосредственно во время и после совершения.

Содержание и порядок записей данных оператив­ного учета должны обеспечить, с одной стороны, возможность оперативного вмешательства в ход производственного процесса и, с другой — передачу необходимой информации за пределы цеха или отдела.

Бухгалтерский учет — регистрирует все операции, отражающие движение хозяйственных средств. Он является сплошным (т.е. учету подлежат все хозяйственные операции) и ведется не­прерывно.

Особенностью бухгалтерского учета является измерение хозяйственных средств (кроме нату­ральных измерителей) в денежной оценке, позволяющей полу­чить обобщенные данные о состоянии, движении и использова­нии материальных, трудовых и денежных ресурсов. Все хозяй­ственные операции учитываются строго по документам.

Статистический учет — информация, которую предприятие согласно действующего законодательства обязано в установленные сроки составлять и представлять в органы стати­стического учета по определенным формам.

Все три вида учета — оперативный, бухгалтерский и статисти­ческий — образуют единую систему учета в организациях.

Отчетность. Учет, как известно, служит основой для отчетнос­ти предприятий, которая подразделяется на внутримесячную, ме­сячную, квартальную и годовую.

- внутримесячной - статистические сведениями о производстве важнейших для хозяйства продуктов (металла, угля, электроэнергии и др.) в натуральном выражении.

- месячная - статистические сведения о производстве продук­ции в стоимостном и натуральном выражениях, численности ра­ботников и заработной плате, себестоимости продукции и бухгал­терскую отчетность.

- квар­тальная отчетность (и отчетность за 6 и 9 месяцев) содержит дополнительные статистические сведения и бухгалтерскую отчет­ность в составе баланса и отчета о прибылях и убытках.

- наиболее полный материал для оценки работы предприятия сосредоточивается в его годовом отчете. Полный годовой отчет предприятия состоит из бухгалтерской и статистической отчетно­сти, его содержание устанавливается статистическими и финан­совыми органами.

В состав годовой бухгалтерской отчетности включаются следу­ющие элементы:

а) бухгалтерский баланс — форма № 1;

б) отчет о прибылях и убытках — форма № 2;

в) пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках, в состав которых входят:

отчет об изменениях капитала — форма № 3;

отчет о движении денежных средств — форма № 4;

приложение к бухгалтерскому балансу — форма № 5;

пояснительная записка, включающая как расшифровки пока­зателей в форме таблиц, так и текстовую часть;

г) итоговая часть аудиторского заключения, выданного по ре­зультатам обязательного аудита бухгалтерской отчетности.

Основные формы статистической отчетности характеризуют сведения:

• об объемах производства и затратах на производство товаров и услуг в различных отраслях экономики;

• о занятости и оплате труда работников в отраслях экономики;

• о ценах и тарифах;

• о наличии и движении капитала;

• о демографической ситуации;

• о развитии социальной сферы;

• о состоянии окружающей среды.

3.

Документальное оформление результатов анализа.

Любые результаты аналитического исследования деятельно­сти предприятия в целом или его элементов должны быть оформлены соответствующими документами. Это может быть аналитический отчет (пояснительная записка), справка, заклю­чение.

Аналитический отчет (пояснительная записка) обычно со­ставляется для внешних пользователей.

Содержание аналитического отчета должно быть достаточно полным и он должен содержать:

1. общие вопросы, отражающие экономический уровень развития предприятия, условия его хозяйствования, характеристику ассортиментной и ценовой политики, конкурентоспособности продукции, широту и долю рынков сбыта продукции, репутацию предприятия, его имидж в деловом мире. Характеристику реальных и потенциальных конкурентов, указать сильные и сла­бые стороны их бизнеса.

2. динамику показателей, ха­рактеризующих производственные и финансовые результаты, имущественное и финансовое состояние предприятия, его дело­вую активность, эффективность работы, перспективы развития.

3. должна быть дана расшифровка агрегированных показателей отчетности (состав дебиторской и кредиторской задолженности, краткосрочных и долгосрочных финансовых вложений, распре­деления прибыли и др.), а также должна быть дана расшифровка информации по сег­ментам (выручка, затраты, прибыль, активы, обязательства сег­ментов по операционным и географическим признакам).

4. дается также характеристика как по­ложительных, так и отрицательных сторон деятельности пред­приятия за отчетный период, раскрываются объективные и субъективные, внешние и внутренние факторы, повлиявшие на производственные и финансовые результаты его работы; излагается перечень мероприятий, направленных на устра­нение имевших место недостатков и повышение эффективнос­ти функционирования предприятия в будущем.

Аналитический отчета должен быть обоснованным и конкретным. Он может содержать аналитические расчеты, таб­лицы, графики, диаграммы и т.д. При его оформлении особое внимание нужно уделять выводам и предложениям по результа­там анализа. Они должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной дея­тельности, освоение выявленных внутрихозяйственных резер­вов.

Содержание справки или заключения по результатам анали­за, в отличие от пояснительной записки, составляется для внутренних пользователей и поэтому должен быть более кон­кретным, акцентированным на отражении недостатков или до­стижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятия и ус­ловий его деятельности.

В настоящее время наиболее широкое распространение получили бестекстовые формы пред­ставления результатов анализа. Они состоят из постоянного макета типовых аналитических таблиц, графиков и не содержит пояснительного текста. Аналитические таблицы и графики по­зволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и представить его в пригодной для восприятия форме. Аналитические таблицы и графики долж­ны быть наглядными и простыми.

Такой порядок оформления результатов анализа в последнее время находит все большее применение.

Бестекстовый анализ повы­шает его действенность, так как при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов. Однако он рассчитан на высо­коквалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения.