Картка самостійної роботи

Дисципліна «Інформаційні системи і технології в обліку»

Тема № 3: Організація позамашинної інформаційної бази

Зміст самостійної роботи:

Уніфікована система первинної документації:поняття, склад та вимоги

Форма самостійної роботи: Вивчення теоретичного матеріалу

Література:

1. Основи інформаційних систем: Навч.посібник.-Вид. 2-ге, перероб. і доп./В.Ф.Ситник, Т.А.Писаревська, Н.В.Єрьоміна, О.С.Краєва; За ред. В.Ф. Ситника.-К.:КНЕУ,2001. – 420с.

2. Інформаційні системи і технології в економіці: Посібник для студентів вищих навчальних закладів / За редакцією В.С. Пономаренка. – К.: Видавничий центр „Академія”, 2002 – 544 с.

3. Страхарчук А.Я., Страхарчук В.П. Інформаційні системи і технології в економіці: Навч. Посіб. – УБС НБУ: Знання, 2010. – 515 с.

4. “Інформаційні системи і технології в обліку” В.Д.Шквір, А.Г.Загородній, О.С.Височан ,ст. 110-113, Львів 2003.

Методичні рекомендації

У сучасних умовах первинні документи лишаються основними носіями вхідних (первинних) даних і засобом оформлення виконуваних підприємствами чи установами господарських операцій. Незважаючи на сучасні тенденції до використання «безпаперової» інформаційної технології, документ досі є найпоширенішим носієм інформації. Документообіг дедалі зростає, як і кількість людей, що працюють з документами.

Тому вдосконалення інформаційного забезпечення комп'ютерних систем насамперед пов'язане з удосконаленням форми первинних документів, з їхньою уніфікацією на основі стандартизації принципів і основних вимог.

Уніфікована система первинної документації розглядається за своїм складом як комплекс взаємопов'язаних форм документів, процесів і правил документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам та вимогам, а за змістом - як засіб реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними, що мають нормативно-правову основу при управлінні народним господарством.

Головною особливістю уніфікованої системи первинної документації (УСПД) є те, що вона містить інформаційні, нормативно-правові і організаційно-технічні аспекти, а також відбиває соціально-економічну природу управління народним господарством.

Проектування первинних документів пов'язане з вирішенням трьох основних питань: вибором необхідних форм єдиної уніфікованої системи документації, побудовою унікальних форм документів згідно з вимогами державних стандартів або експлуатаційними характеристиками використовуваних технічних засобів, організацією раціонального документообігу.

Створення уніфікованих форм документів являє собою комплексну проблему, що ґрунтується на таких принципах:

• скороченні кількості фіорм первинних документів з метою побудови раціонального документообігу і спрощення їх обробки на ЕОМ;

• застосуванні єдиних форм документів на різних рівнях управління: міністерство, об'єднання, підприємство (наприклад, касові ордери, авансовий звіт, вимога тощо);

• використанні мінімальної кількості даних, які вводяться для розв'язування функціональних задач, а також виключення із документів розрахункових показників, які можна дістати при машинній обробці, і даних, які є в системі (наприклад, норми витрат часу, тарифні ставки, посадові оклади тощо);

• одноразовому вводі даних до ЕОМ і багаторазовому їх використанні;

• єдиній термінології для всієї системи первинної документації, яка забезпечує простоту і зручність при роботі користувача з документами.

Уніфіковані форми первинних документів затверджуються або реєструються Держстандартом. Вони розробляються і затверджуються Міністерством статистики. Міністерством фінансів, іншими міністерствами і відомствами згідно з типовими формами. Кожній формі присвоюється номер за Загальнодержавним класифікатором управлінської документації, а реквізити, які вносяться до первинного документа, мають кодуватися відповідно до загальнодержавних або локальних класифікаторів техніко-економічної інформації.

Вибір уніфікованих форм первинних документів при створенні комп'ютерних інформаційних систем ґрунтується передусім на визначенні складу реквізитів, які потрібні для кожної функціональної задачі системи управління з урахуванням їх інформаційної взаємодії, а також на виконанні вимог, що ставляться у зв'язку з використанням конкретних засобів обчислювальної техніки.

Питання для самоперевірки

1. Дайте визначення уніфікованої системи первинної документації.

2. Охарактеризуйте особливості уніфікованої системи первинної документації.

3. Які принципи створення уніфікованих форм документів Ви знаєте?

4. У чому полягає вибір уніфікованих форм первинних документів?