Глава ііі. Секретариат

1. Организация работы секретариата

Состав и обязанности. В секретариате подсчитывается сумма баллов, набранных отдельными участниками и командами, выявляются победители и подготавливаются материалы для информации о ходе соревнований.

Возглавляет секретариат главный секретарь, являю­щийся членом главной судейской коллегии. Приступая к работе, он, прежде всего, знакомится с положением о со­ревновании, с составом команд, условиями зачета и порядком определения победителей. Все спорные вопро­сы и неточности в положении он уточняет с организато­рами соревнований и с главным судьей.

Главный секретарь в соответствии с масштабом дан­ного соревнования подбирает состав секретариата. Обязанности между секретарями рекомендуется распреде­лить так:

- один секретарь подготавливает материал о ходе соревнований, он отвечает за выпуск информационных бюллетеней и осуществляет связь с представителями прессы, радио и телевидения;

- несколько секретарей подсчитывают результаты личных и командных соревнований, проверяют правиль­ность заполнения протоколов судьями, вписывают ре­зультаты соревнований в сводные таблицы и т. п.

На небольших соревнованиях достаточно одного-двух секретарей. Работа при этом в основном сведется к подготовке протоколов и подсчету результатов.

Главный секретарь договаривается с организацией, проводящей соревнование, о способе размножения результатов, а при необходимости – о приглашении машинис­ток и ротаторщицы.

Качество работы секретариата зависит от своевремен­ной подготовки.

За несколько дней до соревнований необходимо сде­лать следующее:

- обработать заявки, подготовить график соревнова­ний и при необходимости составить сборные команды;

- заполнить судейские протоколы и карточки для подсчета результатов;

- заготовить демонстрационные таблицы личных и командных результатов и формы информационных бюллетеней;

- собрать материалы к совещанию судей и предста­вителей;

- получить и заполнить дипломы, свидетельства и грамоты в соответствии с положением;

- подготовить рабочее место для секретариата, а также канцелярские принадлежности и необходимые материалы.

Рабочее место. Недалеко от мест соревнований отво­дится комната, в которой ведется вся предварительная и текущая работа секретариата. В этой же комнате рас­полагаются машинистки.

Если предполагается размножение материалов на ро­таторе, то для аппарата и работы на нем должна подготавливаться специальная комната, отвечающая опреде­ленным требованиям.

Поблизости от столов главного судьи и информатора должен быть стол для работы двух-четырех секретарей, ведущих подсчет по ходу соревнований.

2. Предварительная работа

Обработка заявок. В секретариат поступают заявки с отметками о допуске мандатной комиссии или организации, проводящей соревнование, и заместителя главного судьи по медицинской части.

Проверяя заявки, секретарь следит за правильностью и четкостью их заполнения (против фамилии каждого участника должны быть указаны инициалы, разряд, по которому гимнаст выступает, год рождения и номер, при­своенный участнику). Особое внимание он обращает на соответствие возраста и разряда участников требованиям положения (если предусмотрены возрастные и разрядные ограничения), на пометки против фамилий запасных участников и гимнастов, заявленных только в личном первенстве.

В установленное время по согласованию с представи­телями главный секретарь вычеркивает из списков запасных участников. Ошибки или опоздания в определении основного состава могут привести к значительным труд­ностям и недоразумениям при подсчете результатов командных соревнований.

Заявки обрабатываются по мере их поступления. Про­веренные заявки подшиваются в скоросшиватель и нумеруются в порядке поступления. На внутреннюю сторону обложки папки подклеивается сводная таблица состава участников по полу, возрасту, командам и разряду. Ну­мерация команд в таблице и заявках должна быть оди­наковой.

После обработки заявки при необходимости секретарь по согласованию с главным судьей соединяет гимнастов из различных организаций в сборные команды. Сборные команды обычно составляются по жребию из представи­телей разных организаций и из гимнастов-личников, не участвующих в командном первенстве. В тех случаях, когда из основного состава команды необходимо вывести спортсменов какого-либо разряда, их выделяют в отдель­ный поток или смену.

В процессе обработки заявок выявляется окончатель­ный состав участников соревнований и устанавливается общее количество участвующих команд, смен и потоков.

Точные данные о составе соревнующихся спортсменов позволяют завершить работу по составлению графика и заготовить необходимые материалы для жеребьевки (бланки графиков и конверты с соответствующими номерами).

Подготовка протоколов. Подготовка протоколов очень трудоемкая работа, особенно если они заполняются от руки, как иногда бывает на небольших соревнованиях. Бланки протоколов подготавливаются до начала соревнований на все дни.

Протоколы заполняются по окончательно выверенным спискам участников команд в целом. Желательно не впи­сывать в протокол запасных спортсменов. Если же до заполнения бланков уточнить состав команды невозмож­но, то не выступающих гимнастов надо вычеркнуть воз­можно раньше.

В протоколы записывают фамилию, имя или инициа­лы гимнаста, коллектив, разряд, по которому он высту­пает (а не который ему присвоен), и номер. Фамилии спортсменов во всех протоколах располагают в одном и том же порядке (как в протоколах на каждом виде, так и в сводных протоколах и демонстрационных таблицах). Это значительно облегчит и ускорит подсчет нарастаю­щих результатов. Разный порядок расстановки фамилий очень неудобен и может привести к ошибкам.

Фамилии участников вписывают в протокол в такой последовательности, в какой они расположены по результатам жеребьевки на первом виде (это относится к сбор­ным командам и личным соревнованиям по многоборью). В тех случаях, когда порядок выступления устанавлива­ется руководством команды, удобнее располагать участ­ников в таком порядке, в каком они записаны в заявке. В графе «Порядок вызова» во всех случаях проставляет­ся очередность для каждого вида отдельно. Таким обра­зом, порядковые номера в протоколе могут не соответст­вовать порядку выступления.

Подготовленные протоколы следует сложить по сме­нам на все виды многоборья.

На соревнованиях с малочисленным секретариатом можно обязать представителей команд вместе с именной заявкой или несколько позже подать в главную судей­скую коллегию заполненные бланки протоколов с фами­лиями, инициалами и другими данными. Такая система, значительно облегчающая работу секретариата, рекомен­дуется для многих соревнований.

На массовых соревнованиях, где применяются только сводные протоколы, систему подготовки документации можно значительно упростить. Надо потребовать, чтобы команды, явившиеся на соревнования, сдавали бланки протоколов в двух экземплярах с вписанными в них фа­милиями участников (один протокол для внесения оценок судьями, другой – для текущей работы секретариата, для нарастающих результатов).

В протоколах для массовых соревнований против фа­милии каждого гимнаста ставится виза врача, а внизу – соответствующая подпись и печать организации. В этом случае протокол одновременно является своеобразной заявкой.

Для соревнований, в которых участвуют несколько сот спортсменов, подобная система очень удобна, так как ликвидируются заявки (они совмещены с протоколами). Остаются лишь заявки на общее количество команд с указанием пола и разряда. Участвующие организации могут до последнего дня производить нужные перестанов­ки в командах, в то же время секретариат избавлен от лишней работы – обработки заявок и подготовки прото­колов.

На больших соревнованиях одновременно с протоко­лами заполняют карточки участников (по одной на каж­дого гимнаста) для подсчета результатов по многоборью и отдельно в каждом виде многоборья. Карточки облег­чат и ускорят распределение участников в порядке заня­тых мест (как по всему многоборью, так и в отдельных видах).

Бланки протоколов, карточек и судейских записок мо­гут быть изготовлены типографским способом, отпечатаны на ротаторе или начерчены от руки. На соревнованиях применяют несколько видов бланков. Ниже описывается их назначение и расчет необходимого количества.

Сводный протокол применяется на массовых соревнованиях гимнастов младших разрядов и на сорев­нованиях с небольшим числом секретарей. В сводный протокол заносятся результаты по всем видам много­борья. Подготавливается по одному или два протокола на каждую команду и предусматривается несколько за­пасных бланков.

Протокол на отдельный вид рассчитан на од­ну команду. Такие протоколы применяются чаще всего. Иногда на каждом виде заполняется не один, а несколько экземпляров под копирку (для секретариата, диктора и просмотровой комиссии). Чтобы подсчитать, сколько по­требуется таких бланков, надо число видов многоборья (учитывая обязательную и произвольную программу) умножить на число команд. Например, если в мужских соревнованиях при 12 видах предполагается участие 18 команд, то протоколов нужно 12x18=216. Получен­ное число умножается на количество копий, допустим на 3 (216X3 = 648), и прибавляется 10% запасных протоколов – 65. Таким образом, для данного случая потре­буется 700 – 715 бланков.

Протокол нарастающих результатов предназначен только для работы в секретариате. Таких протоколов надо по одному на каждую команду. На со­ревнованиях, в которых имеется только сводный про­токол, протокол нарастающих результатов для каж­дой команды обычно не ведут, а заполняют только один экземпляр для нарастающих результатов всех команд вместе. В таком случае понадобится всего один бланк.

Карточки участников необходимы для распре­деления участников в соответствии с их результатами в порядке занятых мест как по многоборью, так и по от­дельным видам. Для многоборья нужно подготовить столько карточек, сколько будет участников, а для от­дельных видов – дополнительно по 6 карточек на каж­дого гимнаста и по 4 карточки на каждую гимнастку плюс 10% запасных.

Судейские записки применяются на соревнова­ниях гимнастов старших разрядов, а также при закры­том судействе. Они могут быть двух видов — на целую команду или отдельно на каждого спортсмена. И в том и в другом случае для опорных прыжков и для остальных видов используются бланки различного образца. Если судейская записка рассчитана одна на всю команду, то их общее количество можно подсчитать, умножив цифру общего количества судей на число команд. Допустим, мужские соревнования судят 30 судей (6 видов по 5 су­дей на каждом из них), а всего 17 команд. Умножив 30 на 17, получим 510, прибавив 10% запасных записок, определяем их число для данных соревнований – 560.

Судейские записки на каждого участника обычно сое­диняют в книжку; для удобства отрыва листки перфорируют. Чтобы подсчитать общее количество листков (не книжек), необходимых для каждого вида, нужно цифру, указывающую количество участников, умножить на чис­ло судей на виде, а затем еще умножить на два (имеется в виду обязательная и произвольная программы; если соревнования проводятся только по произвольной про­грамме, то умножать на два не надо). Такой расчет применим для всех видов, кроме опорных прыжков; для опорных прыжков количество листков удваивается (при двух попытках). Допустим, что участников соревнований 100, а судей на виде по 5. При этом для каждого вида потребуется 1000 записок (100x5x2), а для опорных прыжков – 2000. Следовательно, для женского много­борья понадобится 5000 листков плюс 10% запасных, т. е. 550 листков.

Справочные сведения для информации. Секретариат готовит материалы для судьи-информатора: выдержки из положения; списки участников всех команд с данны­ми о принадлежности к организации, возрасте, разряде и др.; списки судей с указанием судейских званий и ра­боты, выполняемой на соревнованиях. Заранее согласовывается форма, по которой будет даваться материал для судьи-информатора.

Результаты отдельных участников и команд в целом, а также другой информационный материал рекоменду­ется вывешивать у раздевалок или на месте сбора спортс­менов и в фойе для зрителей. Для этой цели заблаговременно подготавливаются специальные щиты, при­крепленные к стене или установленные на подставке на полу. На щитах помещаются таблицы результатов, гра­фики соревнований, списки участников, судейских бригад и различные объявления. Можно сделать таблицы ре­зультатов отдельно для каждой команды и вносить в них баллы участников только данной команды по всем видам многоборья или одну общую таблицу для всех участвую­щих организаций. На небольших соревнованиях резуль­таты всех участников и команд обычно помещаются на одной таблице.

Щиты следует хорошо оформить, таблицы сделать красочными, на плотной бумаге, чтобы вписываемые результаты были хорошо видны.

Главный секретарь должен следить за тем, чтобы таблицы по ходу соревнований своевременно заполнялись.

Стенды с результатами – это не только информа­ционный материал, но и действенный способ контроля за всеми подсчетами. За таблицами следят участники, пред­ставители и зрители, поэтому любая ошибка будет немедленно замечена и вовремя исправлена.

На крупных соревнованиях обычно выпускают ин­формационные бюллетени. В первых номерах публикуют графики соревнований, состав команд и судейской кол­легии, а также наименование команд и фамилии победителей командных и личных соревнований прошлых лет. Последующие номера бюллетеней выпускают после каж­дого перехода гимнастов к очередному виду многоборья или по окончании всей смены, а иногда только после утренней или вечерней смены.

Бюллетени печатаются на ротаторе или на машинке на папиросной бумаге. Намечая план выпуска бюллете­ней, надо учитывать реальные возможности их издания. Если отпечатать материал невозможно ранее чем через 15 мин. после окончания вида или смены, то бюллетень не нужен. Восковка для очередных бюллетеней готовит­ся заранее, на ней отпечатывают все, кроме результатов. Это позволяет ускорить выпуск.

В бюллетене надо помещать информационный мате­риал, чтобы, сопоставляя баллы отдельных участников и команд во всех видах обязательной и произвольной программы, можно было проанализировать результаты соревнований.

Папки для судей и представителей. К совещанию пред­ставителей и судей секретариат подготавливает документы и материалы, которые вкладываются в папки и выда­ются представителям и каждому судье или одна на каждую бригаду.

В папки для судей следует положить: описание обя­зательных упражнений данного вида и указания к их выполнению, а также выдержки из положения, относя­щиеся к судейству; график соревнований и расписание работы судей; судейскую ленточку или специальный судейский значок; билет участника соревнований; памятку для участника.

Папки для представителей содержат:

- номера для участников (последовательность их может соответствовать занятым местам в прошедшем году, или порядку оформления документов, или очеред­ности вступления в соревнование; номера выдают не только на основных, но и на запасных участников, чтобы при замене спортсменов из основного состава запасным не понадобилось менять и передавать номера; каждой команде номера выдают подряд);

- памятки для участников соревнований;

- билеты участников всей команде, а также тренеру и пианисту;

- бланки графиков соревнований и все материалы для жеребьевки.

На всех папках следует указать наименование сорев­нований.

Если в соревнованиях участвуют иногородние коман­ды, иногда в папки вкладывают еще план города, в котором проходят состязания, несколько открыток с вида­ми города и т. п.