12.3 Документооборот и порядок хранения документов (срс)

Документооборот – путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив.

В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. В нем необходимо предусматривать:

1. наименование отчетов или первичных документов;

2. время составления;

3. лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах;

4. сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;

5. лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработке подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывают наименование организации, название и порядковый ее номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:

Дата принятия на хранение

Номер полки хранения

Название и номер дела

Год и месяц

С какого по какой № статьи

Количество листов в деле

Примечание

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а так же порядок их передачи в государственные архивы утверждены Главным архивным управлением. В этой инструкции определено, какие документы передаются в архив, а какие по истечению определенного срока уничтожаются в организации.

Раздел 2. Основные процедуры финансового (бухгалтерского) учета. Тема13: Техника и формы бух. Учета

13.1 Учетные регистры, их классификация и способы записи в них

Поступившие первичные документы обрабатываются и систематизируются в учетных регистрах.

Учетные регистры – это счетные таблицы, определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения данных о хозяйственных операциях на счетах бух. учета.

Учетные регистры могут иметь вид книг, карточек и свободных листов (ведомостей) в виде машинограмм.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. Книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточки из плотной бумаги или неплотного картона не скрепляются между собой – их хранят в специальных ящиках – картотеках. Карточки открываются на год. Открытые карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. В настоящее время они являются самым распространенным видом регистров в нашей стране.

Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Хранят их в особых папках-регистрах, которые заводятся на месяц или квартал.

Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров,- путем копирования). Машинную запись проводят при использовании вычислительной техники.

Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми.

По окончанию месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.