Определение суммарного дохода

Используем полученные при консолидации данные для вычислений на других листах. Подсчитаем общий доход компании Тип Топ.

1. Дважды щелкните на ярлычке ЛистЗ и введите качестве имени листа Год.

2. В ячейке А 1 наберите Доходы 2001. Щелкните на кнопке Enter и затем — на кнопке Полужирный.

3. В ячейке ВЗ наберите 1-й квартал и щелкните на кнопке Enter. Используя автозаполнение, заполните ячейки СЗ:ЕЗ. Excel заполнит этот диапазон так: 2-й квартал, 3-й квартал, 4-й квартал. Введите Итого в ячейку F3 и Доходы — в А4.

4. Выделите диапазон A3:F4, выберите Формат-Ячейки и выберите вариант Общий на вкладке Число.

Для связи данных между листами Поквартально и Год выполните следующие действия:

• Активизируйте лист Поквартально, выделите ячейку С4 (итог первого квартала) и щелкните на кнопке Копировать.

• Щелкните на ярлычке листа Год, выделите ячейку В4 и выберите Правка-Специальная вставка.

• Установите переключатель Все в области Вставка и в области Операция —переключатель Нет. Щелкните на кнопке Вставить связь. Таким образом данные на листах Поквартально и Год будут связаны. Повторите эту операцию для 2-го, 3-го и 4-го кварталов.

Теперь займемся определением расходов.

1. Введите следующую информацию в указанные ячейки.

А5 Расходы

А7 Прибыль

В5 =0,85*В4

2. Выделите ячейки B4:F7 и установите денежный формат ячеек.

3. Скопируйте формулу из ячейки В5 в С5:Е5.

Увеличим ширину столбца А так, чтобы название помещалось полностью. Выделите диапазон ячеек B1:F1 и выберите Формат-Столбец-Ширина. Введите число 12. Размер выделенных ячеек увеличится.

Давайте подсчитаем суммарную прибыль.

1. Выделите ячейку F4, щелкните на кнопке Автосумма и затем — на кнопке Enter.

2. Скопируйте формулу из ячейки F4 в ячейку F5.

3. В ячейке В7 наберите =В4-В5 и щелкните на кнопке Enter. В ячейке В7 появится прибыль за первый квартал.

4. Скопируйте формулу из ячейки В7 в C7:F7.

Проверка связей

Выше мы создали связи между листами Поквартально и Доходы 2001, используя команду Консолидация. В предыдущем разделе мы применили команду Специальная вставка для создания связей между листами Год и Поквартально. Теперь, если мы изменим данные на листе, который является источником (Доходы 2001), Excel автоматически обновит данные и на других листах (Поквартально и Год). Для того чтобы проверить связи, выполните следующие действия:

1. Щелкните на ярлычке листа Доходы 2001, выделите любую ячейку в столбце Получено, введите число в 10 раз больше записанного там и нажмите клавишу Enter.

2. Выберите лист Поквартально и, если нужно, увеличьте ширину столбца С. Посмотрите, как изменились результаты в столбце С.

3. Как и следовало ожидать, содержимое ячеек листа Год также изменилось.

Создание связей между листами позволяет сэкономить, время на обновление данных, так как новую информацию нужно ввести только один раз (в лист-источник). При этом информация в связанных листах будет обновлена автоматически.

Примечание. Об автозаполнении. Копировать данные из одной области листа в другую можно тремя различными способами: автозаполнением, перетаскиванием, процедурой «копирование-вставка».

Если ячейки содержат числа, которые могут «естественным» образом возрастать (например, заголовок 1-й квартал), то при автозаполнении Excel увеличивает числа. Если ячейка содержит данные из пользовательского списка, то при автозаполнении будут вставлены другие элементы из списка.

Ввод данных в список осуществляется командой Параметры из меню Сервис. Выберите вкладку Списки и наберите данные в поле Элементы списка. После щелчка на кнопке ОК данные из списка можно быстро распределить, используя маркер заполнения. Этот метод очень удобен при создании листов с одинаковыми данными, такими как имена служащих, номера деталей и др.

Примечание. Шаблоны Excel. Для подготовки документов Excel располагает рядом шаблонов, например Авансовый отчет, Счет, Заказ и Платежные формы. Для того чтобы открыть шаблон, выберите из меню Файл команду Создать и перейдите на вкладку Решения. Если при установке Office вы выбрали типичную установку, то вам может понадобиться добавить шаблоны. Если шаблоны содержат макросы, то появится запрос на их активизацию. Это сделано для того, чтобы защититься от макровирусов (если ваши документы Word и Excel получены из ненадежного источника, то макросы могут содержать вирусы).

После того как шаблон открыт, чтобы упростить заполнение документа, используйте кнопки панели инструментов. Щелкнув на кнопке Показать/удалить образец заполнения, можно просмотреть пример документа. Подведя указатель мыши к маркерам красного цвета, вы получите подсказку.

Для того чтобы настроить пользовательский шаблон (например, логотип компании, ее адрес и т. п.), щелкните на кнопке в правом верхнем углу шаблона. Откроется специальный лист. Заполните его той информацией, которая должна появиться в вашем шаблоне. Для сохранения записей щелкните на кнопке Защита-Сохранение листа, установите переключатель Защитить и сохранить и щелкните на кнопке ОК. Введите имя, под которым данный шаблон будет сохранен.

Упражнение 8.Сводные таблицы

Используем для создания сводной таблицы все те же данные из предыдущего упражнения.

Предварительный анализ продаж 1 квартал 1999 г.
Дата	Квартал	Наименование товара	Индекс клиента	Тип	Объём продаж
03.01.99	1	Крем-брюле	4739АА	Сеть	1456230
04.0199	1	Сливочное	943200	Точка	875560
10.01.99	1	Сахарная трубочка	1488АА	Сеть	2068300
24.01.99	1	Шоколадное	6398АА	Сеть	1399070
02.02.99	1	Фруктовое	7945АА	Сеть	2643900
08.02.99	1	Пломбир	825600	Точка	1057640
14.02.99	1	Крем-брюле	246500	Точка	345230
01.03.99	1	Эскимо	5409АА	Сеть	1168340
11.03.99	1	Пломбир	3867АА	Сеть	2256230
15.03.99	1	Сливочное	975600	Точка	656900
20.03.99	1	Шоколадное	479300	Точка	345000
28.03.99	1	Эскимо	6563АА	Сеть	2531780

Для начала выведем панель инструментов Сводные таблицы, выполнив следующие шаги:

1. Щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и в контекстном меню выберите пункт Сводные таблицы.

2. Если нужно, «пришвартуйте» панель к верхней части окна под панелью инструментов Форматирование. Для этого дважды щелкните на строке заголовка панели.

3. Проведите мышью по панели, задерживаясь на каждой кнопке и читая всплывающие подсказки. Это позволит вам составить по крайней мере общее представление о предлагаемых инструментах.

Давайте создадим сводную таблицу с данными о продажах каждого товара по кварталам. Выполните следующие действия:

1. На панели инструментов Сводные таблицы нажмите кнопку Мастер сводных таблиц. Появится первое окно Мастера (всего их четыре).

2. Нажмите кнопку Далее, чтобы приступить к созданию сводной таблицы из листа Excel. Появится второе окно Мастера.

3. В поле Диапазон должна находиться ссылка на блок ячеек с данными и заголовками столбцов. Убедившись, что это так, нажмите кнопку Далее. Появится третье окно. В нем мы зададим структуру сводной таблицы, для чего будем перетаскивать нужные поля (они присутствуют в виде кнопок в правой части окна) в область построения (она находится в центре).

4. Перетащите кнопку Наименование товара в область Строка, кнопку Квартал — в область Столбец, а кнопку Объем продаж — в область Данные, как это показано ниже. (По умолчанию Excel сразу вычислит сумму по полю Объем продаж.).

5. Нажмите кнопку Далее и перейдите к последнему окну. Установите переключатель в положение поместить таблицу в Существующий лист и щелкните на кнопке в поле под ним. Щелкните на ячейке Н5 и снова на кнопке в окне Мастера. В поле будет помещена абсолютная ссылка на ячейку Н5 листа По кварталам.

6. Нажмите кнопку Готово. В ячейках Н5:М14 вы найдёте сводную таблицу.

Изменяем сводную таблицу

Теперь, когда таблица готова, ее можно модифицировать произвольным образом, используя богатый инструментарий Excel. Давайте добавим поле в область Страница. Эта область позволяет фильтровать данные в таблице так, чтобы были, например, видны заказы только от сетей магазинов или только от торговых точек. Выполните следующие шаги:

1. Выделите любую ячейку в сводной таблице и нажмите кнопку Мастер сводных таблиц. Excel сразу выведет третий экран Мастера с текущими установками таблицы.

2. Перетащите поле Тип в область Страница и нажмите кнопку Готово.

Если изменилась информация в списке, послужившем основой для сводной таблицы, то саму сводную таблицу также следует обновить. Для этого щелкните на любой ячейке в сводной таблице, а затем нажмите кнопку Обновить данные на панели инструментов Сводные таблицы. Можно также выбрать команду Данные-0бновить данные.

3. Прокрутите лист немного вверх. В верхней части таблицы Excel поместила поле Тип, заранее настроенное на фильтрацию. Нажав на кнопку со стрелкой вы можете указать любой вариант фильтрации.

4. Щелкните на стрелке в поле ячейки и выберите в списке вариант Сеть, чтобы отобразить информацию только о сетях магазинов. Затем выберите вариант Точка, чтобы просмотреть сведения о торговых точках. В завершение вновь укажите вариант Все, чтобы вывести данные по обоим типам магазинов.

Тип вычислений в поле Объем продаж можно изменить, используя одну из двух кнопок: Мастер сводных таблиц или Поле сводной таблицы. Испробуем сначала первый вариант, а затем — второй.

1. Выделите любую ячейку сводной таблицы и щелкните на кнопке Мастер сводных таблиц. Откроется сразу третье окно Мастера.

2. В области Данные дважды щелкните на кнопке Сумма по полю Объем продаж.

3. В списке Операция выберите Кол-во значений и нажмите кнопку ОК. Теперь в области Данные находится Кол-во значений по полю Объем продаж.

4. Чтобы вернуться к листу, нажмите кнопку Готово.

5. Чтобы вновь получить суммы сделок, убедитесь, что выделена ячейка Н5 (Кол-во значений по полю Объем продаж), и нажмите кнопку Поле сводной таблицы. В списке Операция выберите пункт Сумма, но кнопку ОК пока не нажимайте.

6. Чтобы указать формат значений в сводной таблице, нажмите кнопку Формат. В окне Формат ячеек выберите вариант Денежный. Теперь последовательно нажмите ОК в обоих окнах. Excel подсчитает суммы продаж по товарам и по кварталам, выведет результаты в денежном формате и при необходимости изменит ширину колонок.

Данными также можно управлять, просто перетаскивая поля по листу. Вы можете переносить любое поле в сводной таблице в произвольное место и таким образом суммировать какие угодно данные. Например, объединим поля Тип и Наименование товара:

1. Выделите ячейку НЗ и перетащите поле Тип вниз, на ячейку Н6, в которой находится заголовок поля Наименование товара. Excel просуммирует данные из обоих полей.

2. Чтобы освободить место в окне, спрячьте панель Сводные таблицы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и в контекстном меню выберите пункт Сводные таблицы.

Упражнение 9. Создание сценариев, использование сценариев для решения задач анализа, создание итоговых отчётов на основе сценариев.

Рабочие листы идеально приспособлены для анализа типа "что, если". В ключевые ячейки можно вводить различные данные и смотреть, что происходит с результатами. Однако возникает проблема возврата к рассмотренным ранее наборам исходных данных. Во множестве ситуаций необходимо иметь под рукой различные варианты решений.

Microsoft Excel предоставляет средство для работы с разными наборами исходных данных для заданной модели. Эти наборы называются сценариями и хранятся на рабочем листе под определенными именами. Таким образом, можно с легкостью переходить от одного варианта к другому (от одного сценария к другому), просто выбирая необходимые имена.