Консолидация данных нескольких листов

Чтобы консолидировать данные более чем из одного листа, данные всех источников должны быть одинаково размещены на своих листах. Например, если имена клиентов находятся в столбце В листа Лист1, они должны содержаться также в столбце В и на листах Лист2, ЛистЗ, Лист4 и т. д. Более того во всех этих столбцах должны быть одни и те же имена упорядоченные тем же самым образом.

Следующим шагом будет установка параметров листа консолидации, как это было сделано для листа Итоги, который мы создали . Когда эта процедура будет успешно закончена, вам останется только выбрать на листе консолидации адресную область, выбрать в меню Данные команду Консолидация, указать в диалоговом окне функцию (например, Сумма) и ввести ссылки на каждый из источников информации на листе (после ввода очередной ссылки щелкайте на кнопке Добавить, чтобы ввести ее в Список диапазонов). Когда вы щелкнете на кнопке ОК, программа произведет консолидацию данных, собрав их с листов-источников и поместив на лист консолидации. (Имейте в виду, что источник данных может находиться как в той же самой книге, так и в нескольких других.) Например, если вы ведете учет ежемесячных финансовых поступлений от каждого из ваших клиентов, то можете консолидировать эти данные на отдельном листе годовых поступлений от этого клиента.

Организация структуры листа

Ехсel позволяет организовывать структуру листа таким образом, чтобы отображать именно тот объем информации, какой нам необходим. Чтобы начать структурирование листа, выделите все ячейки, в которых содержатся данные, и выберите в меню Данные команду Группы и структура, а затем — Группировать. Программа начнет поиск наиболее важной на ее взгляд информации (например, суммы продаж) и использует эти сведения для создания различных структурных уровней строк и столбцов.

Изначально структурированный лист отображает все свои уровни. Для расширения и свертывания элементов структуры используются кнопки уровней строк и столбцов в левом верхнем углу окна. Например, щелчок мышью на кнопке 2-го уровня строк отображает только первый и второй уровни и скрывает все более низкие уровни. Вы можете также щелкнуть на любой из кнопок со знаком минус, расположенных сверху и слева от листа, чтобы свернуть какой-либо уровень структуры. Программа при сворачивании отображает только последнюю строку или последний столбец блока информации. И наоборот — щелчок на кнопке со знаком плюс восстанавливает свернутые блоки. Для выхода из режима структуры выберите в меню Данные команду Группы и структура, а затем — Разгруппировать.

Построение диаграмм консолидированных данных

На основании наших консолидированных данных, хранящихся на листе Итоги, мы построим круговую объемную диаграмму, показывающую процентное отношение продаж, производимых через торговую сеть и через индивидуальные магазины. Выполните следующие действия:

1. На листе Итоги выделите столбец Тип вместе с заголовком. Затем нажмите клавишу Ctrl и выделите столбец Итоги вместе с заголовком. (Удерживая клавишу Ctrl, вы можете выделять несопряженные блоки ячеек).

2. Щелкните на кнопке Мастер диаграмм, чтобы отобразить первое из четырех диалоговых окон, которые проведут вас через все стадии процесса создания и оформления диаграммы:

3. Выберите в списке Тип вариант Круговая, а в поле Вид укажите подтип Объемный вариант круговой диаграммы (второй в верхнем ряду). Щелкните на кнопке Далее.

Мастер диаграмм показывает, как выделенный диапазон ячеек будет отображен в графическом виде с подписями и легендой.

4. Щелкните на кнопке Далее, затем — на кнопке Подписи данных.

5. Установите переключатель в положение Категория и Доля, а затем щелкните на кнопке Готово. Тем самым мы пропустим последнее диалоговое окно Мастера диаграмм, согласившись с принимаемыми по умолчанию параметрами для круговой объемной диаграммы.

Вспомните, что ранее мы создали связь между листами По кварталам и Итоги, установив флажок Создавать связи с исходными данными в диалоговом окне Консолидация. Чтобы оценить значимость этой связи, проделайте следующий эксперимент:

1. Отобразите на экране лист По кварталам и измените содержимое в одной из ячеек столбца Объём продаж.

2. Теперь отобразите лист Итоги и убедитесь, что общая сумма продаж изменится. Обратите внимание еще и на то, что диаграмма также изменится автоматически.

Упражнение 7. Консолидация данных. Вывод итоговых значений на отдельные листы. Установление связей между источниками и итоговыми ячейками.

Существует несколько способов консолидации данных. В данном разделе мы покажем, как применить команду Консолидация, чтобы определить поквартальный доход компании. Выполните следующие действия.

Предварительно на листе Доходы 2001 составьте следующую таблицу:

Работа	Тип договора	Дата завершения	Квартал	Получено
019704А	Контракт	02.02.99	1	1576
0197260	Субконтракт	29.03.99	1	4745
0297150	Субконтракт	10.05.99	2	11300
039717А	Контракт	29.04.99	2	7941
049719А	Контракт	12.06.99	2	2632
0697070	Субконтракт	25.06.99	2	3515
0797240	Субконтракт	14.08.99	3	6234
0397270	Субконтракт	22.08.99	3	1898
0897250	Субконтракт	26.09.99	3	2577
0997040	Субконтракт	04.10.99	4	1326
109710А	Контракт	27.11.99	4	2910
1197030	Контракт	10.12.99	4	1753
				48407

1. Выберите лист, на котором будут консолидироваться данные, и присвойте ему новое имя. Дважды щелкните на ярлычке Лист2 и введите новое имя Поквартально.

2. В ячейке А 1 нового листа наберите Квартал, а в В1 - Всего. Это будут заголовки столбцов. Шрифт заголовков сделайте 12 пт, полужирный.

3. Консолидацию выполним аналогично первому примеру. В поле Ссылка укажем диапазон данных в столбцах Квартал и Получено.

Excel ввел в столбец А названия кварталов, а в столбец -итоги по кварталам. Программа также вставила дополнительный столбец, изменила структуру листа и вывела итоги по кварталам. Потренируйтесь в консолидации данных из нескольких листов, используя различные функции окна диалога Консолидация.