Расширенная фильтрация с помощью диапазона критериев

Использование диапазона критериев или точного критерия поиска позволяет добиться максимальной точности фильтрации информации базы данных. Тем не менее, прежде чем использовать метод расширенной фильтрации, необходимо провести некоторую подготовительную работу.

1. Отобразите на экране базу данных и включите средство Автофильтр, если оно еще не включено.

2. Вставьте как минимум четыре пустые строки вверху базы данных. Эта область будет диапазоном критериев.

3. Скопируйте строку заголовков в первую пустую строку.

4. Введите критерий поиска данных в первой пустой строке диапазона критериев

5. Если необходимо осуществлять поиск одновременно и в нескольких других полях, то введите соответствующие критерии в первой строке. При размещении их в одной строке результатом поиска будут записи, удовлетворяющие всем описанным условиям. Для установки критериев можно использовать операторы больше (>) и меньше (<). Это позволит найти записи, содержащие данные больше или меньше определенного значения.

6. Для установки критерия И/ИЛИ введите один набор критериев в первой строке диапазона, а второй набор – во второй. В результате будут отыскиваться строки, которые удовлетворяют всем условиям первой строки или всем условиям второй. Количество строк диапазона критериев ограничивается только количеством пустых строк, отделяющих диапазон от базы данных. Для поиска каждая такая строка является операндом условия ИЛИ.

7. Между диапазоном критериев и базой данных следует оставить по крайней мере одну пустую строку.

Если при использовании диапазона критериев для фильтрации данных на экране остались все записи базы данных, то, вероятнее всего, диапазон данных содержит пустую строку. Ее появление в диапазоне приводит к отмене фильтрации и отображению всех элементов базы данных. Поэтому рекомендуется тщательно проверять диапазон критериев на отсутствие пустых строк.

Результаты поиска можно отобразить как в исходной базе данных, так и в новом рабочем листе. Для размещения результатов поиска в исходной базе данных выполните следующие действия:

1. Щелкните в любом месте основной базы данных (но не в диапазоне критериев).

2. Выберите команду Данные–Фильтр–Расширенный фильтр. На экране появится диалоговое окно Расширенный фильтр.

3. Установите переключатель Фильтровать список на месте. Диапазон базы данных автоматически появится в поле Исходный диапазон.

4. Щелкните на кнопке Свернуть/развернуть, расположенной рядом с полем Диапазон условий, что приведет к уменьшению диалогового окна Расширенная фильтрация.

5. Выделите с помощью мыши диапазон критериев (включая строку заголовков). В процессе этого выделения диалоговое окно Расширенная фильтрация должно быть свернуто.

6. Щелкните еще раз на кнопке Свернуть/развернуть для восстановления диалогового окна Расширенная фильтрация. Свернутое диалоговое окно можно быстро восстановить с помощью нажатия клавиши Enter.

7. Щелкните на кнопке ОК для выполнения поиска. Его результаты появятся на месте исходной базы данных.

В случае постоянного обращения к исходной базе данных можно разместить результаты поиска в новом листе рабочей книги. Разместить отфильтрованные данные в процессе поиска можно только на том же листе, на котором расположена исходная база данных. Если необходимо переместить их в другой лист, то после выполнения фильтрации необходимо использовать буфер обмена для перемещения и копирования отфильтрованных данных в другой лист.

Для размещения результатов поиска в новом месте выполните все предыдущие действия, за исключением пп.З и 7, Вместо п.З установите переключатель Скопировать результат в другое место. Вместо п.7 выполните следующие действия:

1. Щелкните на кнопке свертывания поля Поместить результат в диапазон. Это приведет к уменьшению диалогового окна,

2. Щелкните в области рабочего листа, где необходимо разместить результаты поиска (место щелчка определяет левый верхний угол области результатов).

3. Щёлкните на кнопке Свернуть/развернуть для восстановления диалогового окна на экране.

4. Щёлкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации.

Каждый раз при выполнении расширенной фильтрации в базе данных существует вероятность изменения диапазона базы в диалоговом окне Расширенная фильтрация. Это зависит от позиции курсора в рабочем листе. Именно поэтому рекомендуется дважды проверить установленные диапазоны окна Расширенная фильтрация перед выполнением поиска.

Задания.

1. Составьте список всех импортных машин, стоимость которых больше 500000 и меньше 1200000.

2. Составьте список всех зданий, расположенных в Москве или в Киеве.