Башкирский Экономико – юридический техникум Методические указания к практическим занятиям по Microsoft Excel для всех специальностей (часть 2)

Уфа 2002

Одобрено Учебно-методическим советом БЭК Председатель Сермягин В.Г._________ “___”___________ 200_ г.

Составлена в соответствии с государственными требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускника по всем специальностям

Составители: доцент, к.т.н. Киселева Л.Н

Рецензент: доцент, к.т.н. Старцева О.А.

Упражнение 1.Организация работы со списками, сортировка, фильтрация данных.

Чтобы выполнить сортировку данных по одному полю, необходимо:

• выделить диапазон с данными, которые предполагается сортировать (без заголовков);

• нажать кнопку Сортировка по возрастанию или убыванию;

• указать столбец, по которому нужно выполнить сортировку и порядок сортировки по возрастанию или по убыванию;

по нескольким полям:

• выделить диапазон сортируемых данных вместе с заголовками столбцов (в заголовке названия столбцов должны занимать только одну ячейку таблицы);

• выбрать в меню команды Данные–Сортировка;

• из первого списка выбрать основное поле сортировки, а потом второе и третье;

• определить порядок сортировки, установить переключатель в положение по подписям (первая строка диапазона), нажать кнопку ОК.

Чтобы выполнить поиск данных с помощью средства Автофильтр:

1. выделите список, в котором будет производиться отбор записей, отвечающих заданным критериям;

2. выберите команду Данные–Фильтр–Автофильтр;

3. щёлкните на кнопке раскрытия списка того столбца , в котором будет осуществляться поиск;

4. в раскрывающемся списке выберите один из параметров:

• Все–отображает весь список нефильтрованных записей,

• Первые 10–отображает10 наиболее часто повторяющихся объектов поля,

• Условие–позволяет фильтровать список по нескольким условиям,

• Точные значения–отображает полный список всех уникальных элементов определённого поля. Выберите один элемент, и в исходной БД будет только одна запись, содержащая этот элемент,

• Пустые–отображает только записи с пустыми ячейками в данном столбце,

• Непустые– с непустыми ячейками в данном столбце.

Для восстановления всей базы данных выберите команду Данные–Фильтр–Отобразить всё.

Выполните один из вариантов задания:

Вариант 1.

• Создайте таблицу по приведённому образцу. Результаты сортировок и поиска данных сохраните в виде отдельных таблиц на том же листе рабочей книги.

• Перед заполнением столбцов «Отправление из Москвы», «Время в пути» и «Прибытие в Киев» установите для соответствующих столбцов формат числа Время, выбрав тип времени Часы и минуты (13:00). Вводя в эти ячейки данные, используйте в качестве разделителя между часами и минутами двоеточие.

№ поезда	Время отправления из Москвы	Время в пути	Время прибытия в Киев	Время стоянки в Киеве	Конечный пункт следования
001Ф	20:23	13:57	9:20		Киев пасс.
015К	21:07	14:08	10:15	0:25	Ужгород
023Е	20:30	14:16	9:46	0:15	Одесса гл.
041Б	21:46	14:43	11:29		Киев пасс.
047Е	23:45	14:33	13:18	0:15	Кишенёв
191И	19:39	15:23	10:02	0:15	Хмельницкий
241Б	10:25	14:48	0:13	0:15	Кишинёв

• Сохраните таблицу под именем «Kiev».

• Самостоятельно отсортируйте данные таблицы по номерам поездов (по возрастанию). какой из вариантов упорядочивания данных (по времени отправления или по номерам поездов), на ваш взгляд, предпочтительнее для пассажира, выбирающего удобный поезд?

• Самостоятельно отсортируйте данные таблицы по времени отправления поездов из Москвы (по возрастанию).

• Самостоятельно отсортируйте данные таблицы по времени нахождения поезда в пути (по возрастанию).

Упорядочивая данные в Microsoft Excel, можно сортировать по возрастанию не только числа. В этом случае используется определенный порядок:

• числа сортируется от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа;

• символы упорядочены следующим образом: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (пробел) !"#$%&() * ? / : ; + 

• логическое значение ЛОЖЬ предшествует значению ИСТИНА;

• все ошибочные значения равны;

• пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.

При сортировке по убыванию все перечисленные порядки заменяются на обратные, за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка.

• Выберите все поезда, которые находятся в пути меньше 14 часов 30 минут. Для этого запустите Автофильтр. Щёлкните на стрелке ячейки «Время в пути» и в раскрывающемся списке выберите Условие…. В окне диалога Пользовательский фильтр установите операцию < и значение14:30.

• Отберите те поезда, которые отправляются из Москвы от 9 до 10 часов вечера. Используйте для задания условия логическую операцию И.

Вариант 2

В последнее время в ряде аптек г. Москвы появились мультимедийные автоматы, предоставляющие информацию о наличии лекарств в аптеках города. В таблице приведены некоторые аптеки, в которых продается аскорбиновая кислота с глюкозой.

№ аптеки	Название аптеки	Телефон	Ближайшая станция метро	Фасовка	Цена	Данные от
1	Фармакоптево	459-4500	Войковская	10	1,70	05.05.99
51	Таганская	270-9126	Пролетарская	10	1,90	07.06.99
110	Целитель	493-3164	Сходненская	10	1,95	05.05.99
409	Отрадное	907-5410	Отрадное	10	2,20	22.11.99
72	на Автозаводской	275-0598	Автозаводская	10	2,30	12.05.99
160	Венера	150-4406	Войковская	10	2,60	15.06.99
348	Подолье	381-8853	Пражская	10	3,00	25.07.99
414	Арника	342-0398	Каширская	10	3,00	30.08.99
13	ФармаРус	413-5205	Крылатское	10	3,15	16.09.99
443	Сабурово	394-9946	Каширская	10	3,34	14.10.99
23	у Красных ворот	921-1846	Красные ворота	40	6,20	13.12.99
67	Петровка	923-2446	Театральная	10	10,00	25.02.99
8	Сретенка	207-0814	Сухаревская	40	12,50	29.01.99

• Создайте таблицу по образцу и сохраните ее под именем "MED".

• Для ячеек, содержащих цены, примените денежный формат числа, а для дат - соответствующий формат даты.

• Введите номера телефонов как набор из семи цифр (без разделителя "_"), а затем для этих ячеек примените формат числа Дополнительный - Номер телефона.

• Отсортируйте данные таблицы по номерам аптек (по возрастанию).

• Отсортируйте данные таблицы по названиям ближайших станций метро (по убыванию).

• Отсортируйте данные таблицы по названиям аптек (по возрастанию).

• Отсортируйте данные таблицы по датам поступления информации в справочную систему (по убыванию).

• Отсортируйте данные таблицы таким образом, чтобы для каждой даты лекарства были расположены по ценам.

• Выберите все аптеки, информация от которых поступила 5 мая.

• Выберите аптеки, расположенные вблизи станции метро «Каширская».

Вариант 3

Создайте таблицу по образцу.

• Сохраните таблицу под именем "Europe".

• Отсортируйте данные таблицы по площади (по возрастанию). Найдите пять самых крупных стран.

ЕВРОПЕЙСКИЕ СТРАНЫ с населением свыше 1 млн. жителей
Страна	Площадь, тыс. км2	Население, млн. чел.	Столица
Германия	356	80	Берлин
Франция	552	56,5	Париж
Великобритания	244	57	Лондон
Ирландия	70	3,5	Дублин
Нидерланды	41	15	Амстердам
Бельгия	31	10	Брюссель
Швейцария	41	6,7	Берн
Австрия	84	7,6	Вена
Дания	43	5,1	Копенгаген
Норвегия	387	4,2	Осло
Швеция	450	8,5	Стокгольм
Финляндия	338	5	Хельсинки
Эстония	45	1,6	Таллинн
Латвия	65	2,7	Рига
Литва	65	3,7	Вильнюс
Польша	313	38	Варшава
Чехия	128	15,6	Прага
Венгрия	93	10,6	Будапешт
Румыния	238	23,2	Бухарест
Болгария	111	9	София
Югославия	102	10,5	Белград
Хорватия	57	4,7	Загреб
Словения	20	2	Любляна
Македония	26	2,1	Скопье
Албания	29	3,3	Тирана
Греция	132	10	Афины
Италия	301	57,5	Рим
Испания	508	40	Мадрид
Португалия	92	10	Лиссабон

• Отсортируйте данные таблицы по численности населения (по убыванию). Найдите пять наименее населенных стран.

• Отсортируйте данные таблицы по названиям столиц (по возрастанию). Найдите первые пять стран измененной таблицы.

• Отсортируйте данные таблицы по названию стран (по возрастанию). Найдите названия столиц последних пяти стран списка.

• Добавьте к этой таблице новый столбец "Плотность населения, млн./тыс. км²" и вычислите плотность населения для каждой из стран по формуле: "Численность населения"/"Площадь". Для ячеек, содержащих данные о плотности населения, примените денежный формат числа с тремя десятичными знаками.

• Отсортируйте данные таблицы по плотности населения (по возрастанию). Найдите названия первых пяти стран полученного списка. Сохраните изменения в таблице.

• Выберите все страны с площадью более 300 тыс. км².

• Выберите все страны, имеющие площадь больше 100, но меньше 300 тыс. км².

• Выберите все страны, имеющие население меньше 3 млн. чел. или больше 15 млн. чел.

Вариант 4

Создайте таблицу расписания авиарейсов аэропорта г. Хабаровска. Сохраните файл под именем «Avia».

Рейс	Порт назначения	Время вылета	Время посадки	Дни вылета	Тип самолёта
3890	Ю.–Сахалинск	9:55	12:50	1.3.567	АН–24
3891	Ю.–Сахалинск	10:45	13:05	.2.4…	Б–737
3892	Ю.–Сахалинск	22:25	1:20	1.3.567	АН–24
71	Ю.–Сахалинск	16:05	19:00	1234567	АН–24
75	Ю.–Сахалинск	22:25	1:20	.2.4…	АН–24
804	Ю.–Сахалинск	9:55	12:50	.2.4…	АН–24
808	Ю.–Сахалинск	12:50	15:45	.2.4…	АН–24
3911	Ю.–Сахалинск	7:10	9:30	…4…	ИЛ–62
364	Николаевск	12:30	14:10	1234567	ЯК–40
366	Николаевск	17:30	19:10	1234567	ЯК–40
367	Николаевск	11:40	13:20	1234567	ЯК–40
370	Николаевск	16:20	18:00	1234567	ЯК–40
502	Владивосток	20:05	21:50	123.567	ЯК–40
503	Владивосток	17:35	18:15	…4…	ЯК–40
504	Владивосток	16:03		.23.5..	ЯК–40

• Выполните сортировку таким образом, чтобы для каждого пункта назначения рейсы были отсортированы по времени вылета.

• Выполните сортировку таким образом, чтобы для каждого типа самолёта рейсы были отсортированы по пункту назначения и в случае совпадения двух параметров по времени прилёта.

• Если вас интересуют рейсы на Владивосток, выберите в меню пункт Данные, потом команду Фильтр, а в дополнительном меню Автофильтр. В каждой ячейке первой строки таблицы появится стрелка, обозначающая раскрывающийся список. Щёлкните на стрелке ячейки «Порт назначения» и в раскрывающемся списке выберите «Владивосток».

• Отсортируйте отобранные строки по времени вылета.

• Чтобы вернуть таблицу в исходное состояние, вновь щёлкните на стрелке «Порт назначения» и в раскрывающемся списке выберите Все. Появятся все записи списка.

• Выберите рейсы до Ю.–Сахалинска, совершаемые на самолётах АН–24

• Для завершения работы Автофильтра выберите в меню пункт Данные, команду Фильтр, а потом Автофильтр.

Упражнение 2.Создание промежуточных итогов. Расширенная фильтрация данных . Поиск данных с помощью функций.

Создайте таблицу:

Тип	Дата	Расположение	Описание	Стоимость	Остаточная	Метод	Срок	Амортизация
Здание	15.04.81	Москва	Центр сер	12500000	2500000	Муцгд	15	9541
Здание	25.04.81	Москва	Тех.Центр	5200000	2000000	муб	7	2926
Машина	23.07.90	Москва	ВАЗ	342500	242000	Муцгд	30	2735
Машина	25.04.81	Москва	Opel	342500	150000	мрн	5	385
Машина	15.04.81	Киев	Ford	520000	200000	муб	5	2926
Машина	15.08.91	Москва	ВАЗ	850000	400000	мрн	5	900
Машина	15.08.91	Москва	ВАЗ	850000	400000	мрн	5	900
Машина	15.08.91	Москва	ВАЗ	850000	400000	мрн	5	900
Машина	15.08.91	Москва	ВАЗ	850000	400000	мрн	5	900
Машина	15.08.91	Москва	Opel	960000	500000	мрн	5	920
Машина	15.08.91	Москва	Opel	980000	500000	мрн	5	960
Машина	15.08.91	Москва	Ford	1200000	700000	мрн	5	1000
Машина	15.08.91	Киев	Ford	1200000	700000	мрн	5	1000
Машина	15.08.91	Киев	Ford	1200000	700000	мрн	5	1000
Машина	15.08.91	Киев	Opel	980000	500000	мрн	5	960
Машина	15.12.91	Москва	Opel	980000	500000	мрн	5	960
Машина	15.12.91	Москва	Opel	960000	500000	мрн	5	920
Машина	15.12.91	Москва	Wv	1180000	650000	мрн	5	1060
Машина	15.12.91	Москва	Wv	1150000	650000	мрн	5	1000
Оборудование	15.12.91	Москва	стойка	2150000	650000	мрн	5	1000
Оборудование	15.12.91	Киев	мебель	850000	400000	мрн	5	900
Оборудование	15.12.91	Киев	стойка	350000	400000	мрн	5	900
здание	16.12.99	Москва	центр	1345000	123000	мрн	10	12000

1. Щёлкните на столбце (поле), для которого будут подведены промежуточные итоги, а затем отсортируйте данные. Сортировка данных — обязательная операция перед созданием промежуточных итогов. Если данные не будут отсортированы, то конечным результатом подсчета будет изменение каждого поля от одной записи к другой.

2. Выберите команду Данные - Итоги. На экране появится диалоговое окно Промежуточные итоги .

3. Установите параметры диалогового окна Промежуточные итоги.

   • При каждом изменении в. Из этого раскрывающегося списка выбирается поле, по которому будут подводиться промежуточные итоги. Можно выбрать только одно поле.

   • Операция. Из этого раскрывающегося списка выбирается функция, которая будет использоваться при создании итогов, например Сумма.

   • Добавить итоги по. В этом списке выбираются поля, в которых будут подводиться промежуточные итоги. Количество выбранных полей не ограничивается. Тем не менее, при использовании функции Сумма результат будет отображаться только для полей с числовыми значениями.

   • Заменить текущие итоги. Все рассчитанные ранее значения заменяются новыми результатами. Если промежуточные итоги для данного рабочего листа подводятся первый раз, то этот флажок необходимо снять.

   • Конец страницы между группами. Каждая группа, для которой подводятся промежуточные итоги, располагается на отдельной странице.

   • Итоги под данными. Установка этого флажка приведет к отображению промежуточных итогов внизу группы. В обратном случае промежуточные итоги будут расположены вверху группы.

4. Щелкните на кнопке ОК, что приведет к выполнению команды подведения итогов.

Подсчитывать значения можно сразу в нескольких полях. Для этого нужно установить несколько флажков в списке Добавить итоги по диалогового окна Промежуточные итоги: