4.2. Анализ системы бизнес-администрирования на предприятии

В первую очередь проведем анализ контрактно-договорной документации, обеспечивающей хозяйственную деятельность предприятия.

Таблица 4.1 – Пакет основной контрактно-договорной документации, обеспечивающей деятельность предприятия

Название документа	Бизнес-процессы, в которых документ используется	Исполнитель (исполнители), использующий документ при выполнении своих должностных обязанностей	Исполнитель, ответственный за подготовку (контроль наличия документа)
Договор поставки	Поставка оборудования для аренды	Менеджер по работе с клиентами	Менеджер по работе с клиентами, директор
Договор купли-продажи	Покупка материалов и сырья	Специалист по снабжению	Директор, главный бухгалтер
Контракт	Найм персонала	Специалист по кадрам	Специалист по кадрам, директор
Договор подряда	Найм персонала	Специалист по кадрам

Контрактно-договорная документация на предприятии используется при взаимоотношениях с потребителями, поставщиками, специалистами и рабочими. С основной частью работников(управленческий персонал) заключается контракт, в то же время активно используется договор подряда для найма большинства артистов, аниматоров, не входящих в основной состав персонала. Такая форма взаимоотношений обуславливается широким спектром предоставляемых услуг, что требует привлечение большого количества опытных рабочих (актеров), причем разной специализации в зависимости от заказа.

Руководство ЧУП «Новая история» за основу организационной структуры взяло линейную систему управления.

Важнейшим преимуществом данного типа управления является строгое соблюдение принципов единоначалия, а также ответственность каждого сотрудника за результаты своей деятельности. Также, данный тип управления предприятием даёт возможность участия в нем отдельных специалистов по вопросам, лежащим в сфере их компетенции. Это позволяет руководству предприятия принимать более квалифицированные решения.

Численность непосредственно персонала компании составляет 5 человек, каждый из которых является специалистом в той или иной области, что дает возможность «Новой Истории» принимать участие в различных проектах, не ограничиваясь какой-то одной областью. Высокая компетенция специалистов компании подтверждается тесным сотрудничеством с такими агентствами как: Фишка.by, ArtMix, Lime, Вертолёт и др. А также организация и участие в мероприятий таких фирм как Газпром, Трайпл, Беларусбанк, Технобанк, Белгазпромбанк, Белросстрах, Корона, Белмаркет и др.

Организационная структура предприятия представлена на рисунке 4.4

Рисунок 4.4 – Организационная структура ЧУП «Новая История»

Рассмотрим систему распределения функций и обязанностей между сотрудниками предприятия. Данные представлены в таблице 4.2.

Таблица 4.2 – Распределение ответственности и полномочий основных категорий персонала на предприятии

Наименование подразделения	Должность	Основные функции
Администрация	Директор Заместитель директора	Данный отдел осуществляет полный контроль за деятельностью всех отдел и подчиняется директору предприятия
Бухгалтерия	Главный бухгалтер	бухгалтерский учёт и отчетность; анализ выполнения плана, фактические расходы на производство; составление сметы расходов, актов на списание израсходованных материалов и др.
Отдел маркетинга	Менеджер по работе с клиентами Контент-менеджер	сбор и анализ информации о покупателях и рынке (информация о покупательском спросе, положении своего предприятия на рынке, конкуренции и др.); формирование номенклатуры и ассортимента продукции, в наибольшей степени удовлетворяющих требованиям рынка;

Проанализируем так же используемые на предприятии контрольные мероприятия. В ЧУП «Новая история» используются следующие их виды:

• устное периодическое сообщение

• письменное сообщение

• проверка вышестоящего руководителя

Следует уделить особое внимание контролю за сохранностью товарно-материальных ценностей, реквизита. Рассмотрим основные моменты и особенности организации работы ЧУП «Новая история».

Особенностью ЧУП «Новая История» является предоставление своих услуг по всей территории Беларуси, а также за её пределами. Когда заказ поступают на предприятие, составляется специальный бланк.

Дата
Время
Место проведения мероприятия
Заказчик
Телефон заказчика	ФИО		Контактный телефон
Доп. Телефон для связи	ФИО		Контактный телефон
	ФИО		Контактный телефон
Тип мероприятия
Ответственное лицо
Водитель	ФИО	Контактный телефон	Место и время отправления	Контактный телефон
Звуковая аппаратура	Да	Нет	Мощность	Список
Световая аппаратура	Да	Нет	Список
Спецэфекты	Да	Нет	Список
Подбока музыки	Да	Нет	Список
Пиротехника	Да	Нет	Список
Другое

В ней указываются дата проведения мероприятия, место проведения, заказчик, контактные данные заказчика, а также дополнительные телефоны для связи, далее указывается тип мероприятия:

• День рождения

• Корпоратив

• Тимбилдинг

• Свадьба

• Юбилей и др.

Затем идёт строка ответственное лицо – это менеджер, который занимается подбором артистов, инвентаря, разработкой сценария проведения мероприятия, выбором необходимого автомобильного транспорта, построением маршрута и др. грузополучатель, пункт погрузки, разгрузки. Затем заполняется графа «Водитель» с указанием места и времени отправления, а также указывается контактный номер. По согласованию с заказчиком указывается необходимость наличия свето-звукового оборудования, а также оборудования для создания определённых эффектов. При наличии звукового оборудования определяется необходимость в музыкальной подборке, она идёт стандартная или же корректируется согласно пожеланиям заказчика. Пиротехника записывается отдельным пунктом и является обязательной частью обязательной предоплаты. В графе «Другое» записываются особые пожелания заказчика не вписывающиеся в рамки стандартного бланка, а также вносится всё имущество аниматоров, которое будет задействовано в заказе. В случае, если нанимаются сторонние аниматоры по договору, то их имущество не вносится в бланк. В конце Бланк распечатывается в нескольких экземплярах, один из которых уезжает на заказ, а другой является контрольным и хранится на офисе до востребования или в случае повреждения или потери первого экземпляра. Ответственное лицо сверяется с бланком несколько раз:

1. При погрузке инвентаря в транспортное средство до выезда на заказ

2. При выгрузке инвентаря на заказе

3. При загрузке по окончанию работы

4. При выгрузке оборудования на склад

Данная многоступенчатая система хоть и является чрезвычайно затратной по времени, но позволяет практически полностью исключить риск пропажи или недостачи оборудования на всех этапах выполнения заказа.

Штатное расписание и коллективный договор являются основными документами, регламентирующими на предприятии порядок оплаты труда и премирования персонала. В них прописываются тарифные ставки рабочих, надбавки и доплаты, премии за результаты финансово-хозяйственной деятельности, специальные виды премий, вознаграждения по итогам работы за квартал, единовременные премии, материальная помощь и другие выплаты.

Анализ показателей премирования функциональных подразделений предприятия представлен в таблице 4.3.

Таблица 4.3 – Показатели премирования и размер премий функциональных подразделений предприятия

На предприятии основными показателями премирования являются премии «За сложность и напряжённость труда», «За интенсивность работы». Премия «За РЗО» (расширенная зона обслуживания) означает, что работник помимо своих основных должностных обязанностей выполняет дополнительные функции.