2.3.4. Аналіз документування кадрової роботи

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.

Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом.

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Важливе завдання нинішнього етапу - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який

називається типовим формуляром.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі чи схеми побудови документів одержали назву "Формуляр-зразок". Проектується формуляр-зразок на конструкційній сітці, яка розміщена на стандартному форматі. Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та

втоматизації роботи з ними.

ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків

при його написанні.

2.4. Аналіз стану програмно-технічного забезпечення процесів кадрової роботи

В Філії «УАК-1» користуються Internet для пошуку інформації про клієнта, електронною поштою відправки листа чи інший документ швидко і зручно. Internet використовують як засіб поштового зв’язку.

Internet – це всесвітня комп’ютерна мережа, що об’єднує різні мережі та окремі комп’ютери. Вона забезпечує обмін інформації між комп’ютерами, що входять до неї, незалежно від їх типу і використовуваної операції системи.

Доступ до Internet може отримати будь-який користувач комп’ютера, на якому встановлені модем і необхідне ПЗ.

Internet надає багато послуг. Основними й найпопулярнішими з них є: електрона пошта.

Електрона пошта або e-mail – пошта – одна з перших служб, розроблених для Internet, і одна з найбільш широко використовуваних. Можна відправити один і той самий лист одразу кільком адресатам.

Для здійснення обміну інформацією між людиною та комп’ютером до загальної схеми комп’ютера були додані так звані периферійні пристрої. Частина цих пристроїв використовується для введення інформації в комп’ютер. Ці пристрої називаються пристроями введення інформації. Друга частина – для виведення обробленої комп’ютером інформації. Ці пристрої називаються пристроями виведення інформації. Пристроїв введення, призначений для введення в комп’ютер даних і програм.

Не тільки клавіатура використовується для введення інформації в комп’ютер, є й інші пристрої.

Сканер периферійний прилад потрібен в роботі за допомогою його можна з паперу швидко перенести інформацію на комп’ютер за допомогою кількох натискань мишкою на потрібні комірки. Сканер – маніпулятор типу миші, трекбол є найпоширенішими пристроями введення графічної інформації до комп’ютера.

Дуже поширеним пристроєм, що полегшує роботу користувача за комп’ютером, особливо при використанні графічного режиму роботи дисплея, є миша. Миша – це пристрій, за допомогою якого можна керувати місцезнаходженням курсора на екрані дисплея і вибирати об’єкти для подальшої роботи.

Пристрої виведення інформації на папір є принтери.

Принтери – призначені для друкування на папері інформації у вигляді символів – літер, цифр. Принтер – це пристрій, призначений для друкування на папері інформації, що виводиться з комп’ютера. На підприємстві користуються лазерним принтером. Лазерні принтери забезпечують високу якість друку, однак пристрої для кольорового друку коштують порівняно дорого. Принцип дії:

лазерний промінь різної інтенсивності, що відповідає закодованому зображенню, змінює електричний заряд на світлочутливому барабані; барабан відповідно до ступеня електризації покривається фарбою-тонером і притискається до паперу тощо; зображення наноситься на папір і закріпляється нагріванням.

Програми для персональних комп'ютерів можна прозділити на три категорії:

- прикладні програми, які забезпечують виконання необхідних користувачеві дій: редагування текстів, створення малюнків;

- системні програми - виконують допоміжні функції, наприклад, копіювання інформації, видача довідкових даних про комп'ютер;

- інструментальні системи (системи програмування) - забезпечують створення нових програм для комп'ютера.

Операційна система - це програма, яка завантажується при вмиканні комп'ютера. Вона здійснює діалог з користувачем, управляє комп'ютером, його ресурсами, запускає інші (прикладні) програми на виконання. ОС надає користувачеві зручний засіб (інтерфейс) спілкування з пристроями комп'ютера.

Важливим класом системних програм є програми - драйвери .Вони розширюють можливості операційної системиз керування пристроями введення-виведення. За допомогою драйверів можна здійснювати підключення до комп'ютера нових пристроїв або нестандартне використання вже відомих пристроїв.

Програми - оболонки - забезпечують більш зручний спосіб спілкування користувача з комп'ютером, ніж за допомогою командного рядка DOS. Популярними програмами-оболонками є Norton Commander, XTree Pro Gold, PC Shell з комплекту PC Tools. Операційні оболонки спрощують створення графічних програм, пропонуючи для цього велику кількість зручних засобів і розширюючи можливості персонального комп'ютера. Популярною програмою є Microsoft Windows.

До системних програм можна віднести також допоміжні програми (утиліти). Різновиди утиліт: програми -пакувальники, програми для створення резервних копій інформації на дисках, антивірусні програми, комунікаційні програми, програми для діагностики комп'ютера, програми для оптимізації дисків, для динамічного стискання дисків та інші.

З прикладних програм найбільш широко використовують:

- програми підготовки текстів (документів) на комп'ютері - текстові редактори;

- програми підготовки документів типографської якості - видавничі системи;

- програми обробки табличних даних - електронні таблиці або табличні процесори;

- програми обробки масивів інформації - системи управління базами даних (СУБД), які дозволяють керувати великими інформаційними програмами - базами даних. Вони забезпечують введення, пошук, сортування даних;

- графічні редактори - дозволяють створювати і редагувати малюнки на екрані комп'ютера;

- системи ділової та наукової графіки - для наочного зображення на екрані різних даних і залежностей за допомогою графіків, діаграм;

- системи автоматичного проектування (САП) - для креслення та конструювання різних механізмів за допомогою комп'ютера.