2.3.3 Ведення особових справ та трудових книжок

Особова справа — сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, вивчаються та використовуються управлінські кадри.

За матеріалами особової справи вирішуються питання використання працівника на роботі, присвоєння спеціальних, почесних та військових звань, нагороджування, а також обчислення трудового стажу для виплати надбавок чи призначення пенсії.

Заводяться особові справи (досьє) на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їхніх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів, професорсько-викладацький склад та інших працівників. Оформляюються справи після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім — усі основні документи, пов’язані з трудовою діяльністю працівника в установі чи організації.

Cистематизуються особові справи в алфавітному порядку. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігаються окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номера у штатно-посадовій книзі.

Особова справа включає такі документи:

1. Додаток до особового листка з обліку кадрів;

2. Особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4 х 6 см;

3. Автобіографія;

4. Копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації, перепідготовку тощо;

5. Перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи звання);

6. Різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;

7. Документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);

8. Копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або витяги з цих наказів;

9. Матеріали проведення атестації;

10. Опис документів.

До особової справи можуть бути внесені також довідки, копії наказів, розпоряджень, постанов вищої організації або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових працівників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Розміщуються ці документи, зазвичай у хронологічному порядку. Усі вони підшиваються до справи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення групуються у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуються у «кишеньці» чи конверті, підклеєному на зворотному боці обкладинки особової справи.

Включати до особової справи накази (розпорядження) про відпустки, направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не доцільно.

Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.

Документи особової справи ведуться не за роками, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і в номенклатуру справ не заносяться.

На обкладинки особової справи міститься заголовок, до якого входить повна назва підприємства, номер справи, прізвище, ім’я, по батькові особи у називному відмінку.

Обов’язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти у тверду обкладинку.

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та заносять в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, відтак здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання — 75 років.

Доступ до особових справ повинен бути обмеженим. Вони мусять знаходитись на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.

Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, в крайньому разі, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються.

Відповідальність за зберігання особових справ покладається на начальника відділу кадрів, референта з персоналу, секретаря або відповідальну особу, призначену керівником.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу понад добу, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку, яку рекомендується вести за формою. Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа кладеться на своє місце.

У разі відправлення особової справи поштою в картці вказуються дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата поверненя справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується.

Зберігаються особові справи в архіві окремо від інших документів. У разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство в межах однієї системи, корпорації.

Одним з обов'язкових документів особової справи є опису документів. Опис документів особової справи містить їх порядкові номери, індекси, найменування, кількість аркушів. Складається при первинному оформленні особової справи у тому порядку, в якому вони розміщені згідно з формою, (наведеною у додатку 14, 15). Всі документи, що надходять після оформлення особової справи, вносяться в опис додатково.

Кожному документові опису присвоюється назва згідно із записом, наданим йому при складанні. Запис проводиться так, щоб унеможливити підміну документів. Обов’язково ставиться дата занесення документа до особової справи.

Відповідно заповнюють графи «Кількість аркушів», «Дата вилучення», «Ким вилучений документ та з якої причини».

Коли потрібно вилучити документ з особової справи, інспектор по кадрах робить в описі відповідну позначку: ким вилучено документ і з якої причини. Забороняється вилучати документ з особової справи для знищення. У ході підготовки справи до передачі в архів в описі робиться запис цифрами та словами про кількість аркушів, ставиться підпис відповідальної особи із зазначенням займаної нею посади та вказується дата передачі в архів.

Основним документом про трудову дiяльнiсть працiвника є його трудова книжка. Трудова книжка – це основний документ, який свідчить про трудову діяльність працівника. Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу. Ведуться трудові книжки на всіх працівників, які відпрацювали не менше 5 днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.Вона призначена для встановлення загального, безперервного та спеціального трудового стажу.

Особи, які вперше стають до роботи і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту. Військовослужбовці, звільнені із Збройних сил України та інших військових формувань, пред’являють військовий квиток.

Трудова книжка складається із титульного аркуша і розділів: 1. Відомості про роботу. 2. Відомості про нагородження. 3. Відомості про заохочення. 4. Відомості про призначення пенсії.

Порядок заповнення цього документа регламентує ст. 48 КЗпП України та «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях». Ведуться трудовi книжки на всiх працiвникiв пiдприємства, якi пропрацювали на ньому понад п`ять днiв, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осiб, якi працють за сумiсництвом, трудовi книжки ведуться за мiсцем основної роботи. Не заводяться трудові книжки на працюючих за трудовою угодою.

Працiвники, що стають до роботи, повиннi подати власникові чи керівникові підприємства особисто трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, якi приймаються на роботу вперше, отримують трудову книжку на мiсцi приймання на роботу, причому керівник підприємства стягує з працiвника суму її вартостi.

Зберiгаються трудовi книжки на пiдприємствах як документ суворої звiтностi. Вiдповiдальнiсть за ведення, зберiгання i видачу трудових книжок несе керiвник пiдприємства.

Вiдповiдальнiсть за своєчасне i правильне заповнення трудових книжок, ведення їх облiку, зберiгання i видачу покладається на спецiально уповноважену особу, призначену наказом керiвника.

За порушення встановленого порядку ведення облiку, зберiгання i видачi трудових книжок посадовi особи несуть дисциплiнарну, а в окремих передбачених законом випадках — іншу вiдповiдальнiсть.

Якщо у трудовiй книжцi заповненi всi сторiнки вiдповiдних роздiлiв, її доповнюють вкладишем, яким вшивається в трудову книжку, заповнюється i ведеться так само, як i трудова книжка. Сам вкладиш не є дiйсним, тому в трудовiй книжцi ставиться штамп розмiром 10х25 мм з написом «Видано вкладиш», позначаються його номер i серiя.

Особа, яка втратила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно повідомити про це власника підприємства за мiсцем останньої роботи. Через не пiзнiше як 15 днiв пiсля повiдомлення, а в разi ускладнення — в iншi строки, керiвник пiдприємства чи вiд-повiдальна особа повинні видати працiвникові iншу трудову книжку (вкладиш до неї) з написом «Дублiкат» у правому верхньому кутку її першої сторiнки.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнений у зв’язку з прогулом, п. 4 ст.40 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв’язку з зачисленням до вищого навчальною закладу, ст. 38 КЗпП України».

Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 — дата звільнення; у графі 3 зазначається причина звільнення, наприклад: «Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України»; у графі 4 — підстава — наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

У випадку призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі «Відомості про призначення пенсії» трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа «Пенсію призначено». У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.

Якщо працівник звільняється, всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

Якщо працівник працездатного віку протягом останніх двох років перед звільненням підвищував кваліфікацію, то треба це зазначити.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» й «Відомості про заохочення» дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то, заповнюючи дублікат трудової книжки, в розділ «Відомості про роботу» в графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу й на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також назви цеху (відділу) й посади (роботи), на яку було прийнято працівника. Відомості про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій у дублікаті трудової книжки вносяться на бажання працівника.

Якщо в поданих працівником документах, є відомості про переведення його на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це робиться запис.

Після цього в графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 — причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.

Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах.

У графі 4 зазначаються назва, дата й номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи в дублікаті. Власники або вповноважені ними органи попередніх місць роботи зобов'язані сприяти своєму колишньому працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи до влаштування на останнє підприємство.

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис: «Видано дублікат», а книжка повертається працівникові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

Усі питання, пов’язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберіганням, виготовленням та обліком, регулюються постановою уряду та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок та вкладишів до них, затвердженою наказом Мінпраці, Мінюстиції, Мінсоціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. №58.

Трудовi книжки є цінними документами. Тому на пiдприємстві ведеться їх суворий облiк у відповідній документації: книзі облiку бланкiв трудових книжок i вкладишів до них та книзі облiку руху трудових книжок i вкладишів до них.

Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде відділ кадрів. У цій книзі реєструють усі трудові книжки та вкладиші до них, прийняті від працівників, а також видані трудові книжки та вкладиші до них із записом серії та номера, підписані особою, котра прийняла зазначені документи чи заповнила їх.

Одержуючи трудову книжку в зв’язку зі звільненням, працівник розписується в цьому в особовій картці і в книзі обліку. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом керівника підприємства та круглою печаткою.

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносять всі операції, пов’язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них. Обов’язково зазначають серію та номер кожного бланку. Веде цю книгу, як правило, бухгалтерія підприємства.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них теж пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою.

Зберігають бланки трудових книжок і вкладиші до них у бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видають за заявкою під звіт особі, відповідальній за їх ведення. Після закінчення кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них та про суми, одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них, додаючи прибутковий ордер каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладиші до них складають акт за формою, затвердженою наказом Мінстату України від 11 серпня 1993 р. №180.

Трудові книжки (дублікати), не одержані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (дублікати) зберігають в архіві підприємства протягом 50 років. Після закінчення зазначеного строку їх можна знищити у встановленому порядку.