Поддержка при помощи Project процессов завершения проекта

Основной целью процессов завершения проекта, для которых в Project есть возможность поддержки, является:

- административное завершение проекта, включая подготовку отчетных материалов;

- создание архива проекта.

На стадии административного завершения наиболее важным может оказаться необходимость документирования результатов выполнения проекта. Это часто касается не только продукта проекта (т. е. его прямого результата), но и процесса выполнения проекта. В состав отчетных материалов по проекту целесообразно включить отчетный график его выполнения, данные о фактическом бюджете проекта в стоимостных единицах и в трудозатратах. Эти документы могут оказаться необходимы для оценки качества работы руководителя проекта и всей команды проекта.

При хорошей организации ведения графика реализации проекта, включая сбор и внесение в него отчетных данных, получить такие документы не составит труда.

Еще удобней использовать Project для формирования архива проекта. В него могут быть включены не только распечатки наиболее характерных документов, но и файлы графиков. В совокупности систематизированный архив выполненных проектов может составить весьма ценный архив компании.

Такой архив может использоваться в разных формах. Например, включенные в него материалы могут применяться как эффективное средство обобщения опыта, иллюстрация характерных способов организации управления проектами и их документирования. При этом большое значение имеет включение в отчетные файлы базового плана для сравнения исходной и окончательной версий проекта.

Project поддерживает не только возможность включения в архив распечаток и файлов. Штатными средствами Project данные о завершенном проекте могут быть опубликованы на сервере компании при помощи интернет-технологий, отправлены в веб-папку или папку MS Echange. Такие данные могут быть для компании внутренними, предназначенными только для определенной группы специалистов или внешними, публикуемыми в рекламных целях.

При распространении и публикации внутренних данных проектных архивов основное внимание следует обращать не на показ характерных ошибок, а на закрепление позитивного опыта. Такой опыт в современных условиях представляет собой ценнейший капитал компании.

Поэтому кроме иллюстративной функции и функции обобщения опыта компании, информация о законченных компанией проектах может служить целям совершенствования бизнеса на основе позитивного опыта компании.

Специфическим средством распространения и закрепления позитивного опыта компании является использование шаблонов проектов.

Любой файл Project может быть при помощи команды Файл\Сохранить как сохранен в формате шаблона с расширением mpt. Для этого в диалоговом окне Сохранение документа в списке Тип файла следует выбрать значение Шаблон. Применение файла шаблона позволит сократит затраты труда на разработку файлов графиков реализации новых проектов, аналогичных сохраненному; для этого можно использовать группу команд Создать с помощью шаблона в окне Консультанта.

Например, среди общих шаблонов, поставляемых вместе со стандартной версией Project 2002, входит 17 типовых шаблонов, включая шаблон "Строительство жилого дома".

Файл предварительного плана проекта-примера Ремонт10.mрр командой Файл\Сохранить как сохранен с именем Ремонт квартиры.mpt как файл шаблона. При сохранении шаблона в автоматически открываемом окне пользователь может выбрать группы данных, которые он не включает в шаблон. Такое окно при сохранении файла Ремонт квартиры.mpt показано на рис. 6.19.