Алгоритм 5.5. Ввод данных отчета в форму Использование задач

Для ввода данных отчета в форму Использование задач нужно выполнить следующие действия.

1. Открыть при необходимости нужный для работы файл РемонтД18.mрр.

2. Выполнить команду Вид\Использование задач. При этом экранная форма будет иметь вид, аналогичный показанному на рис. 2.4.

3. Выполнить команду Формат\Подробности. Щелчком левой кнопки мыши выделить поля Трудозатраты и Фактические трудозатраты.

4. Выполнить команду Формат\Шкала времени и с ее помощью (см. алгоритмы 2.15 или 2.16) выбрать нужный состав и масштаб единиц времени, Применительно к условиям проекта-примера рекомендуется выбрав двухуровневую шкалу времени с выводом в среднем уровне недель, а в нижнем уровне - дней.

5. При помощи алгоритма 2.3 выделить задачу с идентификатором 75 (код иерархической структуры задач 5.КУ.2).

6. В правой части экранной формы при помощи алгоритма 2.1 следует в строке назначения Сантехник для задачи 75 выделить ячейку, соответствующую дате 16.07.03 для фактических затрат труда.

7. Вместо показателя 4,8 в этой ячейке ввести с клавиатуры значение 3,2. Размерность показателя "ч" (часы) будет установлена автоматически и вводить ее не обязательно. Ввод нового значения показателя следует завершить нажатием клавиши <Enter> или любой клавиши перемещении курсора. Значение показателя в ячейке Трудозатраты для данного назначения на дату 17.07.03 автоматически будет пересчитано, т. к. для дайной задачи выбран тип Фикс, объем ресурсов. При необходимости для задач любых типов можно ввести в данную форму значения фактических трудозатрат, отличные от плановых даже в сумме для всей задачи.

8. При помощи алгоритма 2.3 выделить задачу с идентификатором 79 (код иерархической структуры задач 5.ВАЛ).

9. В правой части экранной формы при помощи алгоритма 2.1 следует в строке назначения Сантехник для задачи 75 выделить ячейку, соответствующую дате 15.07.03 для фактических затрат труда.

10. Это поле не заполнено, т. к. по данным расчета графика выполнять работы в тот день по этой задаче не предполагалось. Ввести при помощи клавиатуры в эту ячейку значение 2 (размерность показателя "ч" будет установлена автоматически и вводить ее не обязательно). Ввод нового значения показателя следует завершить нажатием клавиши <Enter> или любой клавиши перемещения курсора.

11.В правой части экранной формы при помощи алгоритма 2.1 следует в строке назначения Сантехник для задачи 75 выделить ячейку, соответствующую дате 16.07.03 для фактических затрат труда.

12. Вместо значения 5,6 ввести при помощи клавиатуры в эту ячейку значение 4. Ввод нового значения показателя следует завершить нажатием клавиши <Enter> или любой клавиши перемещения курсора. Вид экранной формы после выполнения описанных выше действий показан на рис. 5.4.

13. Сохранить результаты работ при помощи алгоритма 3.4 с именем РемонтД19.mрр.

Алгоритм 5.5 позволяет вводить любые значения показателей и, следовательно, формировать неравномерную загрузку ресурсов даже для каждого назначения любой задачи. Поэтому после применения алгоритма 5.5 Project часто отмечает обработанные с его помощью задачи как имеющие неравномерное потребление ресурсов.

Как указывалось выше, возможности экранной формы Использование задач позволяют работать не только с данными о трудозатратах, но и с другими показателями (например, с отчетной или накопленной трудоемкостью, стоимостью и т. д.). Выбор показателей можно осуществить при помощи команды Формат\Подробности.

Описанные в алгоритме 5.5 действия можно предложить для внесения относительно небольшого объема изменений. В случаях внесения в график большого объема изменений целесообразно использовать возможности Project, связанные с использованием команды Сервис\Отслеживание. При этом, как было сказано выше, можно обновлять данные:

- о выделенных (например, при помощи алгоритмов 2.3 или 2.4) задачах проекта - командой Обновить задачи;

-обо всем графике в целом - командой Обновить проект.

Эти способы обновления взаимно дополняют друг друга. Команда Обновить задачи особенно эффективна для обновления данных об отдельных задачах, а команда Обновить проект - для обновления данных о больших группах задач или даже обо всех задачах графика.

Программа Project, особенно ее последние версии и, конечно, версия Project 2002, поддерживают дополнительные возможности ввода отчетных данных. Эти возможности особенно важны в больших проектах при сложной организации управления проектом. В качестве дополнительных возможностей для пользователей и фирм, применяющих Project для управления проектами, а также имеющих специалистов и опыт в применении современных информационных технологий, можно рекомендовать:

- применение технологий электронных коммуникаций в сочетании с встроенными функциями Project.

- автоматизацию ввода данных отчета в базу данных Project из других баз данных на основе применения языка Visual Basic for Applications;

- хранение информации о графиках проектов в формате Access или Oracle с использованием любых программных средств для формирования данных отчета.

Хранение данных о графиках проектов в формате Access или Oracle поддерживается штатными возможностями Project начиная с версии Project 98. Такой подход обеспечивает использование данных, формируемых другими программными средствами, и возможность доступа ко всей информации о графике средствами этой СУБД, но это требует как профессионального владения соответствующей СУБД, так и достаточно глубокого понимания организации БД Project.

Возможности VBA позволяют загружать в Project данные из файлов, сформированных при помощи любых других программных средств. При этом можно обеспечить всю гибкость управления данными, которая только поддерживается Project.

При использовании любых программных средств для ввода данных отчета в базу данных Project целесообразно строить их по аналогии с алгоритмом 5.5 для ввода данных отчета в повременные поля (с разбивкой по временным интервалам) соответствующих видов затрат для каждого назначения.