Контрольні запитання
Для чого в базі даних використовуються форми?
Як можна створити форму в Access?
Які елементи можна додати до форми при створенні в режимі Конструктора?
Скільки кроків включає в себе майстер стовщення форм?
Перерахуйте кроки створення форми за допомогою майстра.
Як роздрукувати форму?
Для чого використовується звіт в базі даних?
Для чого використовуються запити в базі даних?
Які типи запитів можна створити в Access?
Як створити запит за допомогою майстра?
Що таке простий запит?
Як створити запит за допомогою конструктора?
Щ о таке „Построитель выражений”? Як ним скористатись для створення складного запиту?
Як створити запит на видалення записів?
Лекція 16. Створення звітів. Друк звітів План заняття
Звіти. Типи звітів.
Розроблення багатотабличного звіту в режимі «Мастер отчетов».
Створення звіту за допомогою Конструктора. Режими роботи зі звітами.
Звіти. Типи звітів.
Звіт є кінцевим результатом виконання багатьох процедур із базою даних і забезпечує видачу даних у будь-якому форматі з різними рівнями деталізації. В нього можуть бути включені лінії рамки, рисунки, графіки та ін.
У процесі конструювання звіту визначаються склад і зміст його розділів, оформляються заголовки, підписи реквізитів і розміщення реквізитів, що визначаються. В разі необхідності мати висновок у звіті відомостей з кількох таблиць в основу його конструювання може бути покладений багатотабличний запит.
Рисунок 1. Вікно бази даних, вкладка «Звіти»
Усі звіти, що створюються в MS Access, поділяють на три категорії (рис.2):
рядкові, в яких дані відображаються рядками в кожному окремому стовпці;
стовпцеві, в яких усі поля відображаються одним стовпцем і вирівнюються по лівому краю;
поштові наклейки, призначені для друкування поштових наклейок у різноманітних форматах.
Для створення звіту необхідно у вікні бази даних вибрати вкладку «Отчеты» і клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Создать», внаслідок чого на екрані з'явиться діалогове вікно «Новый отчет».
За допомогою цього вікна можна вибрати один із режимів конструювання звіту: «Конструктор», «Мастер отчетов», «Автоотчет», «Мастер диаграмм». (рис.2)
Рисунок 2. Вікно вибору режиму створення звіту.
Розроблення багатотабличного звіту в режимі «Мастер отчетов».
Конструювання звітів за допомогою Майстра зводиться до діалогового режиму його створення, коли система задає ряд запитань про звіт і на підставі відповідей конструює його. Майстер використовується для створення звітів з групуванням і без нього, а також підсумкових, багато- й однотабличних звітів і т. д.
Для створення звітів у цьому режимі необхідно в діалоговому вікні «Новый отчет» клацнути лівою клавішею миші на пункті «Мастер отчета», а в списку джерел даних вибрати таблицю або запит, дані з яких будуть застосовуватися у звіті. Якщо в ньому треба використати дані з кількох таблиць, то слід вибрати первинну таблицю (наприклад таблицю «Проекти»).
Після клацання лівою клавішею миші на кнопці «ОК» відкривається перше діалогове вікно «Создание отчетов» у режимі «Мастер отчетов».
Рисунок 3. Перший крок роботи «Майстру звітів»
У цьому вікні (рис. 3) відображаються список таблиць, що розкривається, і запитів для вибору їх як джерело даних, а також списки «Доступные поля:» та «Выбранные поля» для додання у звіт потрібних полів. Відбирання цих полів здійснюється за допомогою кнопки > або >>. Якщо у процесі відбирання була допущена помилка і виникла необхідність вилучити поле зі списку «Выбранные поля» то треба клацнути лівою клавішею миші на кнопці > або >>.
Якщо у звіті використовуються дані більш як однієї таблиці або одного запиту, то необхідно зі списку таблиць та запитів вибрати потрібні і додати у відповідні поля. Набравши таким чином усі необхідні для звіту поля, треба клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Далее». Вигляд діалогового вікна, що відображається, залежить від того, з однієї або кількох таблиць вибрано поля. Якщо це зроблено з кількох таблиць, то на екрані з'являється друге діалогове вікно «Создание отчетов».
За допомогою елементів керування цього вікна проводиться вибір поля таблиці, яке використовується для групування даних (наприклад, «Наименование проекта»).
Після цього слід клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Далее», внаслідок чого на екрані з'являється третє діалогове вікно «Создание отчетов».
Це вікно дає змогу задати порядок сортування даних у групах звіту. При цьому записи можна сортувати в кількох полях у зростаючому або спадному порядку. Вибравши поля і порядок сортування, потрібно клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Далее», що забезпечить відображення на екрані четвертого діалогового вікна.
Це вікно дає змогу вибрати макет звіту (ступеневий, блок, структура 1 і т. д.), його орієнтацію (книжкова або альбомна) і вказати, чи треба автоматично настроювати ширину полів для їх розміщення на одній сторінці. Після встановлення потрібних значень параметрів необхідно клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Далее», що забезпечить виведення на екран п'ятого діалогового вікна.
Зі списку у правій частині цього вікна можна вибрати стиль звіту. Якщо це зроблено, то в лівій частині вікна з'являється зразок стилю. Після цього треба клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Далее», що забезпечить виведення на екран останнього, шостого діалогового вікна «Создание отчетов».
У цьому вікні необхідно вказати заголовок звіту і, використовуючи його елементи керування, можна перейти в режим «Конструктор отчета» для зміни в разі необхідності його структури та додання потрібних елементів керування. Для цього треба ввімкнути альтернативний перемикач, перевівши його в стан «изменение структури отчета».
На будь-якому етапі роботи в режимі «Конструктор» звіт може бути заздалегідь переглянутий і підготовлений до друку в такому вигляді, як потрібно користувачу.