Глава 1. Информационные сети, продукты, ресурсы и услуги
1.1. Информационные системы
Развитие и применение информационных технологий привело к возникновению принципиально новых возможностей в управлении предприятием. Электронные средства передачи информации позволяют использовать новые формы сотрудничества партнеров по бизнесу, например, создание виртуальных организаций (имитационная модель – “что если…”).
Внедрение на предприятии интегрированной информационной системы, объединяющей информационные ресурсы производственных процессов с системой управления, является той основой, которая позволяет успешно реализовать все процессные концепции, а также является важным средством, обеспечивающим адаптацию предприятия в условиях быстрых изменений в его окружении.
Рис. 1 Взаимосвязь информационных потоков на предприятии
Информационная система призвана, в первую очередь, обеспечить информацию для управления, что связано с ее отбором. Информацией следует считать только такие данные, на основании которых принимаются решения. Современные информационные технологии позволяют в значительной мере решить проблему компьютеризации ряда исключительно важных процессов в социальной сфере и экономике, повысить эффективность управленческой деятельности. При этом необходимо учитывать динамизм информации, значимость ее количественного пополнения и качественного обновления.
Свириденко С.С. трактует, что заказное программное обеспечение, подчиняющее современные технологии специфическим бизнес-требованиям клиента, способствует не только сокращению расходов и оптимизации информационных технологий, но и более эффективному выстраиванию бизнес-стратегии, которая базируется на результатах анализа полученной в процессе деятельности информации.
Фундаментальной чертой цивилизации является рост производства, потребления и накопления информации во всех отраслях человеческой деятельности, Вся жизнь человека так или иначе связана с получением, накоплением и обработкой информации.
В области накопления научной информации ее объем, начиная с 17-го века удваивается примерно каждые 10-15 лет. Поэтому одной из важнейших проблем человечества является лавинообразный поток информации в любой отрасли его жизнедеятельности.
Понятие «информация» достаточно широко используется в обычной жизни современного человека, поэтому каждый имеет интуитивное представление, что это такое. Но когда наука начинает применять общеизвестные понятия, она уточняет их, ограничивает использование термина строгими рамками его применения в конкретной научной области. Так, понятие информации, становясь предметом изучения многих наук, в каждой из них конкретизируется и обогащается. Понятие информации является одним из основных в современной науке. Значение информации в жизни общества стремительно растет, меняются методы работы с информацией, расширяются сферы применения новых информационных технологий. Сложность явления информации, его многоплановость, широта сферы применения и быстрое развитие отражается в постоянном появлении новых толкований понятий информации и информационных технологий. Поэтому имеется много определений понятия информации, от наиболее общего философского – «Информация есть отражение реального мира» до узкого, практического – «Информация есть все сведения, являющиеся объектом хранения, передачи и преобразования». Приведем для сопоставления также некоторые другие определения и характеристики:
Информация – является одной из фундаментальных сущностей окружающего нас мира.
Информация – первоначально – сведения, передаваемые одними людьми другим людям устным, письменным или каким-нибудь другим способом (БСЭ).
Информация – является одним из основных универсальных свойств материи.
Под информацией необходимо понимать не сами предметы и процессы, а их отражение или отображение в виде чисел, формул, описаний, чертежей, символов, образов. Сама по себе информация может быть отнесена к области абстрактных категорий, подобных, например, математическим формулам, однако работа с ней всегда связана с использованием каких-нибудь материалов и затратами энергии. Отсутствие информации вызывает информационную потребность — осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.
Можно оценить ценность информации как меру расширения совокупности сведений, которыми располагает потребитель информации при ее получении и интерпретации, степень снижения состояния неопределенности.
Экономическая информация — совокупность сведений, которые отражают социально-экономические процессы и служат для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах.
Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям. В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.
Добавление к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.
Информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.
Система — совокупность взаимодействующих элементов, сохраняющих относительную самостоятельность.
Информационная система служит для сбора, хранения, обработки и поиска информации. (рис.2)
Технология (от греческих слов — tеchne — мастерство и logos — учение) — совокупность знаний о методах и производственных процессах переработки материалов и создания из них новых вещей.
Информационная технология — совокупность методов, производственных процессов и программно-технических сред, предназначенных для сбора, хранения, обработки и поиска информации.
Рис. 2 Схема информационной системы
Особую роль для любой организационно-производственной системы имеет актуальность и оперативность входящих информационных потоков Невозможность точного предсказания значений случайных параметров, влияющих на последствия управленческих решений является одной из причин структуризации информационных потоков на предприятии. Поэтому, важны технологии обработки, анализа и синтеза информации, позволяющие хозяйствующим субъектам адекватно реагировать на внешние и внутренние раздражители (изменения в законодательстве, изменения на рынке материальных ресурсов и т.д.). Это особенно важно при перспективном и долгосрочном планировании.
Первичная информация, для того чтобы ее можно было использовать должна быть соответствующим образом обработана (систематизирована, обобщена, проанализирована) и представлена в виде итоговых цифр и кратких обобщающих выводов, на основании которых как внутренний пользователь (руководители предприятия), так и внешние по отношению к предприятию пользователи (представители гос. органов, контрагенты, потенциальные инвесторы и т.д.) могли бы делать свои выводы о работе данного предприятия.
Работа с информацией после стадии ее сбора (операции очень трудоемкой, а зачастую и очень затратной), требует, может быть не менее трудоемкой ее обработки и подготовки материалов для последующего анализа и планирования. На рисунке 3 представлено движение информации в экономической системе.
В информационной работе, задача которой состоит в извлечении максимальной пользы из имеющихся фактов, чтобы действовать успешно, надо правильно понять и оценить явления и видеть их перспективу.
Рис. 3 Схема прямой и обратной связи в системе экономической информации
Выделяют ряд отличительных признаков:
большие объемы информации;
многократное повторение циклов получения и преобразования информации в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);
многообразие источников и потребителей экономической информации;
значительный удельный вес рутинных процедур при обработке экономической информации.
Поскольку речь идет об информационном обеспечении управленческой деятельности, необходимо отметить, что в рамках любой организации информация для управления используется в двух видах: она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.).
Заметное место в современных работах по экономической информатике занимает концепция электронного офиса. Она базируется на идеях гибкого встраивания современных технологий обработки информации в деятельность традиционных офисов (органов управления предприятиями и фирмами). Конечной целью реализации концепции электронного офиса является сведение к минимуму внутри-организационных издержек процесса управления за счет перехода от традиционных (бумажных) представлений документов к их электронным аналогам. Последнее, в конечном счете, позволяет руководству и сотрудникам офисных служб сконцентрироваться на непосредственных задачах их деятельности.
Среди основных функций электронного офиса могут быть названы:
- обеспечение жизненного цикла документов (создание, оформление, регистрация, верификация, хранение, удаление);
- обеспечение совместного доступа к документам;
- обеспечение автоматизированного процесса движения документов в соответствии с установленными технологиями их обработки;
- контроль исполнения;
- ведение индивидуальных расписаний деятельности сотрудников, согласованных в рамках единого плана работы офиса;
- служебные функции процесса документооборота (стилистическое и полиграфическое оформление, тиражирование, формирование производных отчетов, служба консультаций и т. д.).
Одновременно с широким использованием новых информационных технологий появилось понятие «информационная система» (ИС). Информационная система осуществляет сбор, передачу и переработку информации об объекте, снабжающую работников различного рода информацией для реализации функции управления.
Внедрение информационных систем повышает эффективность производственно-хозяйственной деятельности предприятия за счет не только обработки и хранения информации, автоматизации ручных работ, но и за счет принципиально новых методов управления, основанных на моделировании действий специалистов при принятии решений (методы искусственного интеллекта, экспертные системы и т.п.), использование современных средств телекоммуникации (электронная почта, телеконференции), глобальных и локальных вычислительных сетей и т.д.
По сфере применения информационные системы классифицируются следующим образом:
ИС для научных исследований;
ИС автоматизированного проектирования;
ИС организационного управления;
ИС управления технологическими процессами;
Научные ИС используются для автоматизации научной деятельности, анализа статистической информации, управления экспериментом.
ИС автоматизированного проектирования применяют для:
разработки новых изделий и технологии их производства;
различных инженерных расчетов;
создания графической документации;
моделирования проектируемых объектов.
ИС организационного управления предназначена для автоматизации функций административного аппарата. К ним относятся ИС управления как промышленными предприятиями, так и непромышленными объектами (банками, биржами, страховыми компаниями и т.д.) и отдельными офисами (офисные системы). ИС управления технологическими процессами создают для автоматизации различных технологических процессов.
Рис.4. Информационный контур предприятия
Развитие информационных технологий настолько тесно связано с возникновением новых моделей бизнеса, что эти процессы нередко воспринимаются как единое целое. Стремление компании повысить эффективность ИС стимулирует появление более совершенных аппаратных и программных средств, которые, в свою очередь, подталкивают пользователей к дальнейшей модернизации ИС.
Приведем в таблице 1 несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.