1.5.Приемы работы в среде Excel

Для удобства работы далее используются следующий способ описания выбора необходимой команды или диалогового окна.

Н апример, необходимо обратиться к вкладке “Вид” диалогового окна “Параметры”. В тексте эти действи отражаются записью: Сервис  Параметры  Вид , что сооветствует действиям отраженным на рис. 1.24.

Ввод и редактирование значений данных

Перед вводом значения данного в ячейку ее необходимо активизировать. Для этого указатель мыши помещается в поле ячейки и нажимается левая кнопка мыши. Активная ячейко окаймляется черной рамкой, а ее ссылка фиксируется в поле имени (см. рис. 1.9).

Пользователь обычно работает в Excel со следующими типами данных: текст; численные значения; дата, время.

Текстовые фрагменты могут включать в себя различные комбинации букв, чисел и дополнительных символов. Число символов, вводимых в ячейку, должно быть <=32000. Текст по умолчанию выравнивается по левому краю. Если соседняя ячейка пуста, то введенный текст распространяется на эту ячейку. Для предотвращения этого неудобства следует перейти от редактирования в ячейке к редактированию в строке формул (см. рис. 1.9): Сервис  Параметры  Правка и в окошке рядом с командой “Правка прямо в ячейке” снять Флажек .

Чтобы указать, что введенные данные в виде чисел представляют собой текст, нужно предварить их апострофом (например, '23/4), в противном случае данные воспримутся как дата.

Числа - это постоянные величины, которые содержат только следующие символы: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' + - ( ) , / % E e, а также знаки денежных единиц. Числа по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки.

Д ля форматирования введенных данных используютс команды вкладок диалогового окна “Формат ячеек”. На рис. 1.25 представлены наиболее часто используемые вкладки.

Основные форматы данных

Общий формат. В общем формате числа выводятся так, как были введены пользователем, за исключением следующих случаев. Незначащие нули отбрасываются, а десятичные дроби выводятся с нулем. Например, при вводе числа 123,0 будет введено число 123, а при вводе ,123 будет введено 0,123. Числа, слишком длинные для вывода в ячейке со стандартной шириной, округляются или выводятся в экспоненциальной форме. Например, число 12345678901234 будет выведено как 1,234567Е+13.

Финансовый и денежный форматы. С помощью финансовых и денежных форматов пользователь может устанавливать обозначение денежной единицы. Все денежные форматы содержат пустое пространство (в ширину закрывающей скобки) в правой части положительных значений, обеспечивая тем самым выравнивание десятичной запятой в столбце для положительных и отрицательных значений. Обычно число знаков после запятой устанавливается равным двум. Отличие финансового формата от денежного в том, что финансовый формат выводит денежную единицу с выравниванием по левому краю, в то время как само число выравнивается по правому краю ячейки (рис.3.2). В результате денежная единица и числа вертикально выравниваются в столбце.

Процентный формат. Формат категории "Процентный" выводит числа в виде процентов. Разделитель целой и дробной части сдвигается на два знака вправо, а знак % выводится в конце числа. Например, при задании двух десятичных знаков после запятой число 0,1234 будет выведено в процентном формате как 12,34%.

Дробный формат. Формат категории "Дробный" выводит дробные значения как простые дроби. Они полезны при вводе биржевых цен. Первые три дробных формата используют одно-, двух- и трехцифровые числители и знаменатели. Например, 123,456 будет введено как 123 1/2 для одноцифрового формата и 123 26/57 для двухцифрового. В остальных шести дробных форматах используются определенные знаменатели. Например, в ячейке, к которой был применен формат "Шестнадцатыми долями", число 123,456 будет выглядеть как 123 7/16.

Экспоненциальный формат. Данный вид формата представляет число, используя мантиссу и порядок. Например, экспоненциальный формат с двумя десятичными знаками после запятой выведет значение 98765432198 как 9,88Е+10. Такой формат целесообразно использовать для вывода очень больших или очень малых чисел.