6.2. Формы реестров. Регистрация нотариальных действий

В соответствии с законодательством, все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре с присвоением каждому номера.

В соответствие со ст. 51 Основ формы регистрации нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах устанавливаются министерством юстиции РФ.

В настоящее время действуют указания по заполнению реестров при совершении нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах, содержащихся в письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г. Реестр, прежде чем в нем будут регистрироваться нотариальные действия, должен быть надлежащим образом оформлен.

В зависимости от объема работы и количества сотрудников нотариальной конторы может вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс.

Номер индекса сохраняется без изменения в течение года. Например, № 1.1; № 1.2; № 1.3, где вторая цифра обозначает порядковый номер.

Реестры должны быть пронумерованы, прошнурованы, количество листов скреплено печатью и подписью (государственной конторы – работником органа юстиции, частный нотариус – работником нотариальной палаты).

В графе № 1 – указывается порядковый номер нотариального действия с начала года.

В графе № 2 – дата совершения нотариального действия, которая должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или ином документе, оформлено государственной нотариальной конторой.

В графе № 3 – указывается Ф.И.О. и места жительства граждан, наименования юридического лица, для которых совершено нотариальное действие, или их представителей (родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности), в этой графе дополнительно указывается фамилии, имена, отчества граждан подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписываться, а также переводчиков.

В графе № 4 – указываются серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт или иной документ, предъявленный для установления личности явившегося для совершения нотариального действия, год рождения лица в подтверждение проверки дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении ряда других нотариальных действий.

В графе № 5 – «Вид сделки», при свидетельствовании верности копии документа указывается наименование документа, краткое его содержание, Ф.И.О. гражданина, которому принадлежит этот документ, кем он выдан, и дата его выдачи.

Если в наличии несколько копий, то указывается число соответствующих экземпляров.

Если выдается несколько исполнительных надписей, то указывается лишь общее количество.

В графе № 6 – указывается общая сумма взыскиваемой госпошлины за совершение нотариальных действий и за составление проектов сделок, заявлений, копий документов. В случае необходимости указывается «от уплаты госпошлины освобожден на основании…(каком)»

В графе № 7 – роспись лица, получившего нотариально оформленные документы.

6.3. Удостоверительные подписи и формы свидетельств: порядок заполнения

Если проанализировать всю нотариальную деятельность, то можно выделить три основных действия, это:

– удостоверение;

– свидетельствование;

– выдача документов.

В соответствии со ст. 46 Основ, удостоверительная надпись нотариусом выдается в следующих случаях:

– при удостоверении сделок;

– при свидетельствовании верности копий документов и выписок из них;

– подлинности подписи на документах;

– верности перевода документов с одного языка на другой;

– при удостоверении времени предъявления документов:

– при предъявлении чека к платежу (удостоверяется подпись о платеже и о неплатеже)

– при наложении запрещения об отчуждении имущества, являющегося предметом залога;

Свидетельства выдаются:

– при подтверждении права наследования;

– права собственности;

– удостоверения фактов нахождения гражданина живым и в определенном месте;

– тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии;

– при подтверждении полномочий душеприказчика;

– в подтверждение факта передачи заявления одного физического (юридического) лица другому физическому (юридическому) лицу.

Выдаются следующие документы:

– при наложении запрещения отчуждения имущества выдается документ «запрещение»;

– акт о морском протесте;

– акт о протесте векселя в неплатеже, неакцепте, не датировании акцепта;

– акт экспертизы;

– исполнительные подписи;

– нотариально удостоверенная копия протокола после вскрытия закрытого завещания;

– дубликаты, копия.

Поскольку все нотариальные действия совершаются от имени Российской Федерации, формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, а также формы актов, запрещений, исполнительных надписей устанавливаются единые для всех нотариусов и утверждаются Министерством юстиции РФ.

Такие формы утверждены 10 апреля 2002 года, всего 72 формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и иных актов (Российская газета от 24.04.2002)

Каждый нотариус имеет личную печать с изображением государственного герба РФ, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения.

Как правило, удостоверение надписи используются в виде штампов.

Нотариальные документы изготавливаются на чистых листах бумаги, личных бланках и бланках государственного образца.