1.4. Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (2‑й ур.)

С 1 января 2006 года все медицинские бюджетные учреждения должны вести учет в регистрах новой формы.

Формы регистров бюджетного учета утверждены Приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. № 123н.

По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы.

При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело).

На обложке следует указать: наименование учреждения; название и порядковый номер папки (дела); отчетный период – год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; количество листов в папке (деле).

Регистры подписываются главным бухгалтером (или его заместителем) и исполнителем, составившим журнал операций. По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций вносятся в Главную книгу.

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета:

№ 1 Журнал операций по счету «Касса»;

№ 2 Журнал операций с безналичными денежными средствами;

№ 3 Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

№ 4 Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

№ 5 Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

№ 6 Журнал операций расчетов по оплате труда;

№ 7 Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

№ 8 Журнал по прочим операциям;

Если в регистрах бюджетного учета обнаружены ошибки, исправить их можно в следующем порядке:

– если ошибка обнаружена до момента представления бухгалтерского баланса и не требует изменения данных в журналах операций, то неправильные суммы и текст зачеркиваются тонкой чертой и пишутся правильные данные. На полях документа за подписью главного бухгалтера делается надпись «Исправлено»;

– если ошибка обнаружена до момента представления отчетности, но требует изменения в журнале операций, то оформляется «красное сторно» и производится дополнительная запись последним днем отчетного периода;

– если ошибка обнаружена в регистрах за период, за который отчетность уже представлена, то исправления вносятся по способу «красное сторно». А также делается дополнительная запись датой обнаружения ошибки. Все исправления оформляются справкой, в которой указываются номер и дата исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.

Глава 2. Учет нефинансовых активов (1‑й ур.)

2.1. Учет основных средств и амортизации (2‑й ур.)

2.1.1. Учет движения основных средств и аренды помещения (3‑й ур.)

Нормативная база

Термины

Безвозмездный договор – договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что‑либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления.

Внутрисистемная передача – передача объектов основных средств одним учреждением другому учреждению.

Инвентарный объект основных средств – объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

Комплекс конструктивно сочлененных предметов – один или несколько предметов одного или разного назначения, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Оборудование, требующее монтажа, – оборудование, вводимое в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам, к полу, междуэтажным перекрытиям и прочим несущим конструкциям зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования.

Объекты основных средств – материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд учреждения, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев.

Первоначальная стоимость объектов основных средств – оценка объектов основных средств при принятии их к учету.

Остаточная стоимость – стоимость основных средств за вычетом суммы начисленных амортизационных отчислений.

Реконструкция – переустройство существующих объектов основных средств, связанное с повышением их технико‑экономических показателей и осуществляемое по проекту реконструкции основных средств в целях увеличения мощностей, улучшения качества.

Модернизация – работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения или иного объекта основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.

Обслуживание, текущий и средний ремонт – работы по систематическому и своевременному предохранению объектов основных средств от преждевременного износа и поддержанию в рабочем состоянии.

Капитальный ремонт оборудования и транспортных средств – полная разборка агрегата, ремонт базовых и корпусных деталей и узлов, замена или восстановление всех изношенных деталей и узлов на новые и более современные, сборка, регулирование и испытание агрегата.

Капитальный ремонт зданий и сооружений – смена изношенных конструкций и деталей или замена их на более прочные и экономичные, улучшающие эксплуатационные возможности ремонтируемых объектов, за исключением полной замены основных конструкций, срок службы которых в данном объекте является наибольшим (каменные и бетонные фундаменты, трубы подземных сетей и т. п.).

Спецодежда – средства индивидуальной защиты работников, выполняющих вредные, опасные и грязные виды работ, а также осуществляющих работы в особых температурных условиях.

Срок полезного использования – период, в течение которого использование объекта основных средств приносит экономические выгоды учреждению.

Суммовая разница – разница между рублевой оценкой, выраженной в иностранной валюте (условных денежных единицах) кредиторской задолженности по оплате объекта основных средств, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату принятия ее к бухгалтерскому учету, и рублевой оценкой этой кредиторской задолженности, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату ее погашения.

Единицей бухгалтерского учета является инвентарный объект со всеми приспособлениями и принадлежностями.

Основные средства бюджетного учреждения – это материальные объекты, которые независимо от их стоимости удовлетворяют следующим критериям:

> используются в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд;

> срок полезного использования объектов превышает 12 месяцев.

> Кроме того, в составе основных средств медицинские бюджетные учреждения – арендаторы учитывают законченные капитальные вложения в арендованные ими здания, сооружения, оборудование и другие объекты основных средств в сумме произведенных вложений, если иное не предусмотрено договором аренды.

Учет основных средств ведется в соответствии с классификацией, установленной ОКОФ.

Основные средства, стоящие на балансах медицинских учреждений, подразделяются на следующие группы:

> Жилые помещения;

> Нежилые помещения;

> Сооружения;

> Машины и оборудование;

> Транспортные средства;

> Производственный и хозяйственный инвентарь;

> Библиотечный фонд;

> Мягкий инвентарь;

> Прочие основные средства.

В случае принятия к учету объектов нефинансовых активов, которые невозможно отнести к определенным разделам классификации, установленной ОКОФ, такие объекты отражаются в бюджетном учете в составе прочих основных средств и включаются в раздел 19 0009000 «Прочие материальные основные фонды, не указанные в других группировках» ОКОФ без дальнейшей детализации по подразделам, классам, подклассам, видам.

Срок полезного использования прочих основных средств устанавливается комиссией по приемке основных средств учреждения на основании технической документации, сроков использования аналогичных основных средств.

Принадлежность основных средств к учетной группе определяется на основании паспортов, инструкций по эксплуатации, описаний и другой технической документации.

Если один объект состоит из нескольких частей с разными сроками полезного использования, каждая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 1000 руб. включительно, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер (п. 18 Инструкции, утвержденной Приказом Минфина России от 10 декабря 2006 г. № 25н). Например, первыми могут быть цифры аналитического счета (01, 02 и т. д.). Последующие цифры – порядковая нумерация. Или в учреждении есть основное средство, приобретенное за счет бюджетных средств, – у него инвентарный номер может быть 1101040000001, а приобретенное за счет деятельности, приносящей доход, то его инвентарный номер может быть 2101040000001. Этот номер должен значиться в инвентарных карточках.

Составные части актива с разными сроками полезного использования можно отражать как отдельные объекты, только если сроки их полезного использования существенно отличаются друг от друга. Следовательно, бухгалтерам, прежде чем учитывать составные части основных средств как отдельные объекты, следует установить уровень существенности. Причем сделать это надо самостоятельно и закрепить этот момент в учетной политике (ведь законодательно он не прописан). Именно на эту величину сроки полезного использования отдельных частей многосоставных основных средств должны отличаться друг от друга.

Пример 1.

Медицинская организация приобрела компьютер стоимостью 47 000 руб.:

– монитор стоимостью 20 500 руб.;

– системный блок стоимостью 24 500 руб.;

– клавиатура – 1500 руб.;

– компьютерная мышь – 500 руб.

В счете‑фактуре все компоненты выделены отдельными строками.

Можно принять к учету компьютер как один инвентарный объект стоимостью 47 000 руб. и установить срок полезного использования от 37 до 60 месяцев. Но можно все части компьютера учитывать как отдельные объекты. И если их стоимость не более 20 000 руб., не облагать налогом на имущество.

В данном случае в составе материалов можно учесть компьютерную мышь и клавиатуру.

Для этого нужно установить:

– уровень существенности сроков службы (например, 5 %);

– сроки полезного использования каждой части ЭВМ так, чтобы они отличались друг от друга более чем на 5 процентов и при этом соответствовали третьей амортизационной группе Классификации основных средств.

Можно аргументировать свою позицию следующим образом. Работа отдельных частей компьютера не привязана к одной ЭВМ – ее составные части можно подключать к разным компьютерам, и все равно они будут функционировать. Значит, они могут быть учтены как отдельные основные средства.

Номер счета, предназначенного для учета основных средств, – 010100000.

Первый знак – код вида деятельности (источника финансирования).

Следующие три знака (101) – это есть номер счета «Основные средства». Данные, отраженные на этом счете, представляют собой алгебраическую сумму показателей, которые могут быть учтены на следующих 30 счетах, тоже имеющих в начале цифру 101. Эти дополнительные счета и обеспечивают глубокую аналитику.

Основные средства подразделяются на жилые и нежилые помещения (номера счетов 10101 и 10102), транспортные средства и библиотечный фонд (10105 и 10107), мягкий инвентарь и драгоценности (10108 и 10109) и т. д.

К каждой подгруппе основных средств открыты по два счета, на которых надо развернуто фиксировать изменение стоимости имущества. Например, увеличение стоимости машин и оборудования отражается на счете 10104310, а обратный процесс – на счете 10104410.