3.4. Учет материальных запасов в бухгалтерии

Материальные запасы в бюджетных организациях как уже говорилось принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Основными способами поступления материальных запасов учреждения являются:

· приобретение у поставщиков;

· приобретение через подотчетных лиц.

Учет материальных запасов ведется на синтетическом счете 010500000 «Материальные запасы». Как правило в бюджетных организациях открывают следующие счета:

· 010503000 «Горюче–смазочные материалы»;

· 010504000 «Строительные материалы»;

· 010506000 «Прочие материальные запасы».

На счете 010503000 «Горюче–смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горючего и смазочного материалов: дрова, уголь, торф, бензин, мазут, керосин, автол и т.д.

На счете 010504000 «Строительные материалы» учитываются все виды строительных материалов, готовые к установке строительные конструкции и детали, оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки.

При этом в состав оборудования включается и контрольно‑измерительная аппаратура или другие приборы, предназначенные для монтажа в составе установленного оборудования, и другие материальные ценности, необходимые для строительства.

На счете 010506000 «Прочие материальные запасы»учитывают хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), используемые для текущих нужд учреждения, канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни и т.п.), посуда, книжная, иная печатная продукция, в том числе печатная сувенирная продукция, кроме библиотечного фонда и бланочной продукции и иные материальные запасы

Так же могут использоваться и такие счета как:

· 0105 01 000 «Медикаменты и перевязочные средства» (на счете учитывают медикаменты, сыворотки, вакцины, и др.);

· 0105 02 000 «Продукты питания» (счет предназначен для учета продуктов питания в бюджетных учреждениях);

· 0105 05 000 «Мягкий инвентарь» (на счете учитывают спецодежду, постельные принадлежности и др.);

· 010506000 «Прочие материальные запасы» (счет предназначен для учета запасных частей, хозяйственных материалов и др.);

· 0105 07 000 «Готовая продукция» (на счете учитывают готовую продукцию, изготовленную бюджетным учреждением в рамках предпринимательской деятельности, приносящей доход).

Пример 18

Приобретение материальных запасов за счет бюджетных средств.

Бюджетная организация приобрела у ООО «Промстрой» строительные материалы на сумму 100 000 руб. За транспортные услуги было уплачено 27 000 руб. Бухгалтер в бюджетном учете должен сделать следующие проводки:

· Дебет 1 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг) Кредит 1 302 22 730 „Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов“ 100 000 руб. – отражена стоимость материалов;

· Дебет 1 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг) Кредит 1 302 05 730 „Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате транспортных услуг“ 27 000 руб. – отражены транспортные расходы;

· Дебет 1 105 04 340 «Увеличение стоимости строительных материалов» Кредит 1 106 04 40 «Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг) – 127 000 руб. – отражена фактическая стоимость материалов.

Необходимо обратить внимание на тот факт, что при оприходовании нескольких видов материальных запасов, транспортные расходы необходимо включить в стоимость материальных запасов пропорционально их стоимости.

Пример 19

Приобретение материальных запасов за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности.

Бюджетная организация за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, приобрела у ООО «Скрепка» канцелярские принадлежности на сумму 7 300 руб. (в том числе НДС 1 113,60 руб.). За доставку материальных запасов было уплачено 1 050 руб. (в том числе НДС 160,17 руб.). Бухгалтер должен сделать в учете следующие записи:

· Дебет 2 105 06 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» Кредит 2 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» 6 186,40 руб. (7 300 руб. – 1 113,60 руб.) – оприходованы канцелярские принадлежности;

· Дебет 2 105 06 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» Кредит 2 302 05 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате транспортных услуг» 889,83 руб. (1 050 руб. – 160,17 руб.) – отражены транспортные расходы;

· Дебет 2 210 01 560 «Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам» Кредит 2 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» 1 113,60 руб. – отражен НДС по приобретенным канцелярским принадлежностям;

· Дебет 2 210 01 560 «Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам» Кредит 2 302 05 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате транспортных услуг» 160,17 руб. – отражена сумма НДС по транспортным услугам;

· Дебет 2 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» Кредит 2 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов» 7 300 руб. – оплачены канцелярские принадлежности;

· Дебет 2 302 05 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате транспортных услуг» Кредит 2 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов» 1 050 руб. – оплачены транспортные услуги;

· Дебет 2 303 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость» Кредит 2 210 01 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам» 1 273,77 руб. – принят к вычету НДС.

Особое внимание следует обратить на порядок учета НДС при оприходовании материальных запасов, приобретенных за счет средств от предпринимательской деятельности. Так, если в рамках предпринимательской деятельности осуществляются операции, не подлежащие обложению НДС, то сумма налога включается в фактическую стоимость материальных ценностей. Если же операции облагаются НДС, то сумму налога можно будет принять к вычету.

Если материальные ценности изготавливаются самим бюджетным учреждением, то фактическая стоимость материалов складывается из затрат на изготовление данных ценностей. Если материальные ценности получены бюджетным учреждением по договору дарения, то фактическая стоимость материалов складывается с учетом рыночной стоимости материалов на дату отражения их в бюджетном учете (при этом в расчет берутся и расходы на доставку, и доведение материалов для пригодного для использования состояния). Рассмотрим порядок отражения в учете материалов, полученных безвозмездно

Материальные запасы могут быть приобретены в российской или иностранной валюте. В случае второго варианта необходимо пересчитать стоимость запасов по курсу Центрального банка РФ, действующему на дату отражения запасов в бюджетном учете. Также возможен вариант, при котором договор на приобретение материальных запасов заключен в иностранной валюте, а расчеты производятся в рублях. В этом случае в учете возникают положительные или отрицательные суммовые разницы. В этом случае при определении фактической стоимости материальных запасов, ее нужно скорректировать с учетом суммовых разниц до момента принятия запасов к учету. Если курс валюты в момент оплаты увеличился, то возникает отрицательная суммовая разница, а если уменьшился – то положительная суммовая разница. Рассмотрим на примере порядок отражения в учете положительной суммовой разницы при покупке материальных запасов.

Пример 20

Бюджетная организация за счет средств бюджета приобрело у ООО «Стройинтернешнл» строительные материалы на сумму 12 000 долларов США. Материалы были доставлены 20 августа 2008 года, оплачены 22 августа 2008 года в рублях. Курс валюты на 20 августа составил 24,57 руб., а на 22 августа – 24,30 руб. В учете необходимо сделать следующие проводки:

· Дебет 1 105 04 340 «Увеличение стоимости строительных материалов» Кредит 1 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» 294 840 руб. (12 000 $ х24,57 руб.) – оприходованы строительные материалы;

· Дебет 1 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» Кредит 1 304 05 340 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов» 291 600 руб.(12 000 $ х24,30 руб.) – оплачены строительные материалы;

· Дебет 1 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» Кредит 1 401 01 171 «Доходы от переоценки активов» 3 240 руб. – отражена положительная суммовая разница.

В том случае, если договор на приобретение материальных запасов заключен в иностранной валюте, оплата произведена в иностранной валюте, материальные запасы необходимо принять к бухгалтерскому учету в рублях. В результате пересчета возникают курсовые разницы. Отрицательная курсовая разница образуется, если на дату оплаты материальных запасов курс валюты выше, чем на дату подписания договора. Положительная курсовая разница образуется, если на дату оплаты курс валюты ниже, чем на дату подписания договора. Рассмотрим на примере, как правильно отразить отрицательную курсовую разницу в бухгалтерском учете.

Пример 21

Бюджетная организация за счет средств бюджета приобрела у «Еврогаз» горюче‑смазочные материалы на сумму 1 400 долларов США (оплата произведена в долларах США). Материальные ценности были доставлены 15 августа (курс ЦБ РФ 24,29 руб.), а оплачены 19 августа (24,48 руб.). В бухгалтерском учете бухгалтер должен отразить эти операции так:

· Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче‑смазочных материалов» Кредит 1 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» 34 006 руб. (1 400 $ х24,29 руб.) – оприходованы горюче‑смазочные материалы;

· Дебет 1 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» Кредит 1 201 07 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте» 34 272 руб.(1 400 $ х24,48 руб.) – оплачены горюче‑смазочные материалы;

· Дебет 1 401 01 171 «Доходы от переоценки активов» Кредит 1 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» 260 руб. – отражена отрицательная курсовая разница.

Списание материальных запасов осуществляется двумя способами (выбранный способ необходимо зафиксировать в учетной политике организации):

· по фактической стоимости каждой единицы материалов;

· по средней фактической стоимости материалов. Среднюю стоимость можно определить путем деления общей фактической стоимости группы запасов на их количество.

Кроме того, возможно списание материальных запасов в случае обнаружения недостачи в пределах норм естественной убыли или сверх данных норм.

Необходимо обратить внимание на правильность отражения операций по списанию материальных запасов в учете.

Пример 22

Бюджетная организация списала канцелярские принадлежности на сумму 1 800 руб. Бухгалтеру необходимо сделать следующую запись в бюджетном учете:

· Дебет 1 401 01 272 «Расходование материальных запасов» Кредит 1 105 06 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов» – 1 800 руб. – списаны канцелярские принадлежности.

Нередко бюджетные организации используют материальные запасы для изготовления основных средств. Рассмотрим на примере порядок отражения данной операции в учете.

Пример 23

Бюджетная организация изготовила станок с использованием отдельных приобретенных элементов на сумму 990 руб. (в том числе НДС 151,02 руб.). В учете эту операцию можно отразить так:

· Дебет 1 106 01 310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства» Кредит 1 105 06 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов» 990 руб. – списаны материальные запасы для изготовления основного средства.

В бюджетной организации внутреннее перемещение материальных запасов необходимо оформить правильно составленными документами и записями в бюджетном учете.

Пример 24

В бюджетной организации со склада 1 на склад 2 передано бензина на сумму 150 000 руб. В учете сделаны следующие записи:

· Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче‑смазочных материалов» (склад 2) Кредит 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче‑смазочных материалов» (склад 1) – 150 000 руб. – передан бензин со склада 1 на склад 2.