3.3. Документальное оформление поступления и расхода материальных запасов

Карточки количественно суммового учета материальных ценностей применяются бюджетными учреждениями для аналитического учета материальных запасов.

Материально‑ответственные лица ведут учет материальных запасов в Карточках учета материальных ценностей по наименованиям, сортам, количеству и местам хранения.

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Принятие к учету поступивших материальных запасов бухгалтер проводит на основании правильно оформленных первичных документов

В Журнале операций отражаются операции списания материальных запасов, используемых на нужды учреждения, пришедших в негодность, выбывших вследствие недостачи, а так же безвозмездной передачи.

Журнал операций содержит: дату (месяц); наименование учреждения; наименование и код по реестру получателей бюджетных средств; единицу измерения. Далее приводится дата, номер, наименование документа, наименование показателя, содержание операции, сальдо на начало и конец периода, номер счета по дебету и кредиту, сумма.

Записи в Журнал операций осуществляют по мере совершения операций, не позднее следующего дня после получения первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.

Журнал операций подписывается главным бухгалтером и исполнителем. При этом указываются должности, подписи, расшифровка подписей и дата.

Поступающие в учреждение материальные запасы оформляются первичными учетными документами в следующем порядке:

Вместе с отгрузкой материалов поставщик представляет сопроводительные документы– товарно‑транспортные накладные.

При поступлении материальных запасов производят проверку соответствия объема, ассортимента, цен, качества материалов договорным условиям и сдают материальные запасы на склад.

При сдаче на склад материальных запасов, приемка оформляется приходными ордерами.

Материальные запасы приходуются в соответствующих единицах измерения.

В тех случаях когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия, она же оформляет приемку Актом приемки материалов (ф. 0315004), который служит основанием для предъявления претензии поставщику.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют накладную, которую составляет грузоотправитель. Накладную применяют в качестве приходного документа в случае отсутствия расхождений количества грузов данными накладной. В случае наличия такого расхождения приемку материалов вновь оформляют Актом о приемке материалов.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли и у других организаций. Документами, подтверждающими стоимость приобретения материалов, являются: товарный чек и кассовый чек; приходный кассовый ордер.

Списание материальных запасов производиться на основании следующих документов:

· Ф.0315006 – Требование–накладная. Требование–накладная применяется для учета движения материальных ценностей внутри учреждения – между структурными подразделениями или материально – ответственными лицами. Требование–накладную в двух экземплярах составляет материально‑ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности.

Первый экземпляр служит основанием сдающему материально‑ответственному лицу для списания ценностей, второй – принимающему материально‑ответственному лицу для их оприходования.

Требование–накладную подписывают материально‑ответственные лица, сдающие и получающие материальные ценности, и сдают в отдел финансового обеспечения для учета движения материалов. В бюджетном учете требование‑накладная служит первичным документом, на основании которого осуществляется учет материальных запасов;

· Ф.0504202 – Меню‑требование на выдачу продуктов питания. Документ составляется ежедневно в соответствии с принятыми нормами раскладки продуктов, количеством работников. Меню‑требование утверждается руководителем предприятия. Данные из меню‑требования заносятся в ежемесячную накопительную ведомость по расходу продуктов питания;

· Ф.0504203 – Ведомость на выдачу кормов и фуража. Ведомость заполняется в течение месяца, при этом каждая выдача кормов и фуража должна быть подтверждена подписью получателя. Ведомость подписывается руководителем бюджетной организации;

· Ф.0504210 – Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения. Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения применяются для оформления передачи в эксплуатацию материальных ценностей на хозяйственные цели. Записи производятся по каждому материально‑ответственному лицу с указанием выдаваемых материальных ценностей. Ведомость служит основанием для списания указанных ценностей с баланса учреждения;

· Ф.0504230 – Акта о списании материальных запасов. Акт о списании материальных запасов применяется для списания с баланса материалов на основании документов, подтверждающих их количественный расход. Акт составляется комиссией, назначаемой приказом руководителя учреждения.

Списание топлива и горюче‑смазочных материалов в бюджетных организациях производят на основании следующих документов:

· Ф. 0340002 – Путевой лист строительной машины;

· Ф. 0345002 – Путевой лист специального автомобиля;

· Ф. 0345001– Путевой лист легкового автомобиля;

· Ф. 0345004, Ф. 0345005 – Путевые листы грузового автомобиля

Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных запасов возложен на главного бухгалтера и руководителя.