5.2.4. Движение персонала

Рассмотрим документ «Прием на работу» и «Прием на работу в организацию».

Документ «Прием на работу» вызывается из меню «Управление персоналом» – «Персонал» – «Кадровые перестановки» (интерфейс «Полный»). Регистрирует прием работников на работу на предприятие.

Содержит:

● Перечень принимаемых на работу физических лиц.

● Подразделения и должности.

● Даты приема (и периоды работы, если на временную работу).

В документе может быть скрыт ряд колонок – при необходимости их можно сделать видимыми, через настройки списка.

Документ может быть заполнен автоматически – прошедшими кадровый отбор кандидатами или работниками, принятыми в организацию.

Документом «Прием на работу в организацию» вызывается из меню «Кадровый учет организации» – «Кадровый учет» (интерфейс «Полный»). Регистрируется прием работников на работу работников организаций, а также необходимость расчета для этих работников основного начисления – оклада или часового тарифа (в зависимости от указанной в документе формы оплаты труда).

В документе в обязательном порядке на закладке «Работники» указывается:

● список принимаемых на работу физических лиц и их табельные номера;

● подразделения и должности организации, куда принимаются работники;

● даты приема на работу и графики работы;

● количество занимаемых ставок;

● формы оплаты.

На закладке «Начисления» указываются размеры основного начисления и, если нужно, персональных надбавок, назначаемых работнику при приеме на работу.

Кроме обязательной информации о работнике в документе можно дополнительно указать:

● периоды работы, если работники принимаются временно;

● принимаются ли работники на испытательный срок.

Для этого в табличном поле со списком работников следует добавить соответствующие колонки для ввода информации при помощи диалога настройки списка (см. меню «Действия»). По документу можно распечатать унифицированные формы Т‑1 или Т‑1а.

5.3. Планирование потребностей в персонале

Планирование – это важнейший этап любой работы. Планирование потребностей в персонале представляет собой планирование как ресурсов, так и затрат, и является одним из этапов бизнес – планирования на предприятии.

Цель планирования персонала как ресурсов и затрат – определить численный состав работников на должностях в подразделениях (фактически, штатное расписание) и определиться с затратами на персонал.

5.3.1. Процедура планирования

Процедуру планирования можно представить следующими этапами:

● создание документов на изменение кадрового плана (формирование запланированных изменений кадрового плана);

● принятие решения об утверждении или отклонении изменений;

● анализ отчетов о результатах планирования.

Для составления кадрового плана потребуются предварительно заполненные справочники «Подразделения» и «Должности».

5.3.2. Принципы и результаты планирования

В результате планирования получаем т.н. «кадровый план», который состоит из штатного расписания, определяющего плановый численный состав работников в подразделениях, и из фонда оплаты труда, определяющего издержки на оплату (покупку) труда.

Кадровый план станет основным документом для кадровой службы, определяющим объем набора персонала, а также будет необходим службе по обеспечению рабочих мест. Фонд оплаты труда станет составной частью финансового планирования, определяющего планируемые издержки.

Для облегчения работы по планированию персонала в конфигурацию включены:

● инструмент для принятия решений и утверждения изменений;

● редактор кадровых изменений, позволяющий редактировать документ и просматривать текущее состояние плана.

Для планирования затрат на определенной должности в определенном подразделении введено понятие «Плановые ежемесячные затраты». Это понятие отвечает на вопрос – сколько в месяц будет стоить предприятию один работник на данной должности в данном подразделении? В зависимости от сложившихся на предприятии принципов планирования бюджета затрат на персонал, в эти затраты могут быть включены:

● персональные выплаты в виде денег, например, оклад, премии, бонусы и т.д.;

● выплаты по социальным программам, например, страховки, обучение, и т.д.

Система поддерживает многостадийное утверждение изменений, в том числе – кадрового плана. В системе могут присутствовать как запланированные изменения кадрового плана – изменения, не прошедшие процедуру утверждения и не внесенные в кадровый план, так и утвержденные изменения кадрового плана – изменения, прошедшие процедуру утверждения и внесенные в кадровый план.

Текущее состояние кадрового плана можно посмотреть при помощи отчета «Состояние кадрового плана» меню «Управление персоналом» – «Кадровый план» (интерфейс «Полный»).

Состояние кадрового плана на указанную дату отображается в виде списка штатных единиц. Отчет предоставляет возможность группировать информацию в разрезе подразделений и должностей предприятия.

В форме кадрового не утвержденные на текущий момент предложения по его изменению – такие строки отличаются менее ярким цветом текста.

В левом окне в дереве подразделений выбирается подразделение. В правой части формы появляется список должностей в подразделении, количество работников на каждой должности и планируемые ежемесячных затраты на работника.

Для анализа полученного кадрового плана можно использовать отчеты «Фонд затрат на персонал», «Исполнение кадрового плана», «Исполнение кадрового плана». Все перечисленные отчеты вызываются из меню «Управление персоналом» – «Кадровый план» (интерфейс «Полный»).

Отчет «Фонд затрат на персонал» позволяет оценить затраты на персонал.

За указанный в отчете период фонд затрат на персонал рассчитывается помесячно на основании кадрового плана по каждой должности и отделу.

Отчет «Исполнение кадрового плана» предназначен для анализа исполнения кадрового плана и может быть использован для оценки результативности работы менеджеров по найму персонала и эффективности планирования персонала.

По каждому подразделению и должности предприятия отражается процент исполнения плана.

А также можно воспользоваться отчетом «Штатная расстановка», который вызывается из меню «Управление персоналом» – «Персонал». В отчете можно получить следующую информацию:

● Количество запланированных рабочих мест.

● Плановые затраты.

● ФИО или наименование работника.