2. Використання поля «Фильтр для»

Для того, щоб застосувати поле «Фильтр для», треба натиснути по стовпцю поля, для якого необхідно ввести умову відбору, та ввести умову відбору в його контекстне меню.

3. «Звичайний фільтр»

Для того, щоб створити звичайний фільтр, треба відобразити на екрані вікно таблиці або вікно форми, для яких необхідно створити фільтр. Потім обрати опцію «Фильтр» з меню «Записи», після чого з подменю – опцію «Изменить фильтр» або натиснути по кнопці «Изменить фильтр» на панелі інструментів.

MS Access відобразить вікно створення фільтру, яке містить один запис з таблиці, розташований також, як й в режимі таблиці.

Потім треба ввести значення, які необхідно знайти, в відповідні поля даного запису або для кожного поля треба скористатися відкриваючим списком для відбору значення зі списку всіх унікальних значень, які були введені в поле. MS Access автоматично додасть обмеження до введеного значення, так само як це відбувається при створенні запитів.

Якщо значення заносяться в декілька полів, то між ними буде встановлене логічне відношення типу «И». Для того, щоб встановити для умов відбору відношення «Или», необхідно натиснути по закладці «Или» в нижній частині цього вікна для того, щоб відобразити на екрані новий зразок запису, та заповнити для нього умови відбору. Після заповнення форми для повернення до таблиці треба з меню «Записи» обрати опцію «Применить фильтр», або натиснути по кнопці «Применение фильтра». При цьому на екрані з’являться лише записи, які відповідають встановленим умовам. Можна натиснути в вікні «Фильтр» правою кнопкою миші для відображення контекстного меню, з якого необхідно обрати опцію «Применить фильтр».

4. «Розширенный фільтр»

Фільтр може бути створений способами, якими користувалися для створення запитів. Для створення поширеного фільтру треба відобразити на екрані таблицю (або форму), до якої необхідно застосувати фільтр, обрати з меню «Записи» та з подменю «Фильтр» – опцію «Розширенный фильтр» для відображення на екрані вікна «Фиільтр».

Вікно «Фильтр» практично таке ж саме як й вікно запиту. Воно автоматично містить список полів таблиці або запиту.

На відміну від запиту, який фільтрує записи та поля, фільтр відображає на екрані всі поля таблиці та фільтрує лише записи. Він немає в бланку побудови рядка «Вывод на экран», так як виводить на екран всі поля. Користувач переміщує поля з таблиці в бланк побудови, для того щоб внести для них умови відбору під ними, але це жодним чином не вплине на кількість полів, які виводяться на екран.

Після створення фільтру, його треба застосувати, обравши з меню «Фильтр» команду «Применить фильтр» або натиснувши по кнопці «Применение фильтра». Можна також натиснути по області вікна «Фильтр» правої кнопкою миші для виведення на екран контекстного меню та з цього меню обрати опцію «Применить фильтр». Якщо закрити діалогове вікно «Фильтр», фільтр автоматично не буде застосований.

Збереження фільтру як запиту

Так як таблиця може мати тільки один фільтр, який втрачається при створенні нового фільтру, в MS Access є можливість зберегти фільтр для постійного використання у вигляді запиту. Для того щоб його зберегти, треба натиснути по області вікна «Фильтр» правою кнопкою миші для відображення контекстного меню. Обрати опцію «Сохранение в виде запроса» (або просто натиснути по кнопці «Сохранение в виде запроса»), яка при роботі з вікном «Фильтр» з’являється на панелі інструментів замість кнопки «Сохранение».

MS Access відображає діалогову панель «Сохранение в виде запроса», де треба внести ім’я для запиту. Новий запит з’явиться на екрані в вікні бази даних та може бути використаний так саме, як будь-який інший запит.