Визначення полів

Якщо обрати «Режим конструктору» в діалогову вікні «Новая таблица», MS Access відобразить вікно «Таблица» в режимі конструктору, де для кожного поля в окремості треба ввести всю необхідну інформацію, тобто заповнити стовбці «Имя поля» («Field Name»), «Тип данных» («Data Type») та «Описание» («Description»).

1. «Имя поля» – необхідно використовувати ті ж самі правила присвоєння імен для полів, що для інших об’єктів MS Access. Імена можуть вміщувати в себе до 64 символів.

2. «Тип данных» - MS Access, як й інші системи керування базами даних потребує визначення типу даних, які будуть міститися в кожному полі.

Є можливість обрати наступні типи даних:

• «Текстовый» («Text») – розмір – до 255 символів, включаючи букви, цифри та спеціальні символи.

• «Поле Memo» («Memo») – розмір – до 65000 символів. На відміну від текстових полів, поле з даними цього типу має змінну довжину та користувач не завдає її максимальний розмір.

• «Числовой» («Number») – цей тип містить числові дані, які використовуються в обчисленнях. Тип чисел, які містить поле, та точність обчислень залежить від розміру, який користувач завдасть числовому полю. Деякі числові поля містять тільки цілі числа, інші можуть містити числа з багатьма десятковими знаками.

• «Дата/Время» («Date/Time») – містить дати та час. В залежності від формату, який користувач присвоює полю, можливо вводити в нього календарні дані чи значення часу в тій чи іншій формі.

• «Денежный» («Currency») – містить числа, які використовуються в грошових обчислюваннях, в обчислюваннях с точністю до чотирьох цифр праворуч від десяткової коми.

• «Счётчик» («AutoNumber») – містить послідовні числа, які Access вводить автоматично. Access розміщує число 1 в цьому полі в перший запис, який користувач вводить в таблицю, число 2 – в другий запис та т.п. Неможливо змінити числа, які Access вводить в це поле.

• «Логический» («Yes/No») – використовується для зберігання тільки двох значень, визначаємих як ІСТИНА/НЕПРАВДА, ТАК/НІ чи ВІМКНУТИ/ВИМКНУТИ, в залежності від формату, який користувач задає даному полю в панелі «Свойства поля» («Properties»).

За умовчуванням поля ТАК/НІ відображаються в таблицях у вигляді вимикачей. Коли вимикач є активним, тобто позначений, то значення дорівнює ІСТИНА (чи ТАК, чи ВІМКНУТИ), а коли неактивний, значення дорівнює НЕПРАВДА (чи НІ, чи ВИМКНУТИ).

• «Поле обекта OLE» («OLE Object») – цей тип даних вміщує дані з інших додатків, які підтримують технологію OLE (Object Linking And Embedding) – зв’язок та впровадження об’єктів.

Це поле може бути використане для приєднання зображень, звукових файлів та даних іншого типу, які доступні з іншого будь-якого windows-додатку, який підтримує OLE.

• «Гіперссылка» («HyperLink») – це поле містить адресу об’єкту, документу або web-сторінки, який можна вивести на екран звичайним натиском на відповідному полі. Можна також вміщувати ці поля в форми та звіти.

Наприклад, якщо існує таблиця, в якій містяться дані про компанії, які є клієнтами деякої фірми, можна розмістити в неї поле гіперзноски з адресою сторінки кожної компанії. Дані такої сторінки може відобразити будь-який користувач звичайним натисканням по цьому полю в таблиці або в формах введення даних, які містять це поле.

• «Мастер подстановок» («Lookup Wizard») – дозволяє створювати поле, за допомогою якого користувач має змогу обрати значення з переліку.

MS Access автоматично здійснює програмну перевірку внесення даних на тип даних. Наприклад, в числові поля можна заносити тільки числа, а в поля з датою – тільки дійсні календарні дати. Якщо користувач спробує в поле ввести дані не того типу, вони не будуть прийняті та користувач отримає від MS Access повідомлення про помилку.

3. «Описание» – розділ опису є необов’язковим для заповнення, але інформація, яка буде внесена в цей розділ відображається в рядку стану при внесенні даних для окремого поля, полегшуючи процес внесення.