1. Визначення мети створення бази даних

На першому етапі проектування бази даних необхідно визначити мету створення бази даних, головні функції та інформацію, яку вона повинна містити. Тобто необхідно визначити головні теми таблиць бази даних та інформацію, яку будуть містити поля таблиць.

База даних повинна відповідати вимогам тих, хто буде безпосередньо з нею працювати. Для цього необхідно визначити теми, які повинна покривати база даних, звіти, які вона повинна видавати, проаналізувати форми, які в теперишню мить використовуються для запису даних.

2. Визначення таблиць, які повинна містити база даних

Одним з найбільш важким етапом в процесі проектування бази даних є розробка таблиць, так як результати, які повинна видавати база даних (звіти, вихідні форми та інші) не завжди дають загальну уяву про структуру таблиці.

При проектуванні таблиць зовсім необов’язково використовувати Microsoft Access. Спочатку найкраще розробити структуру на папері. При проектуванні таблиць рекомендується керуватися наступними головними принципами:

• інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень та й між таблицями.

Коли відповідна інформація зберігається тільки в одній таблиці, то змінювати її доведеться тільки в одному місці. Це робить роботу більш ефективною, а також виключає можливість неспівпадіння інформації в різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці повинні міститися адреси та телефони клієнтів.

• кожна таблиця повинна містити інформацію тільки на одну тему.

Відомості на кожну тему опрацьовуються набагато легше, ніж якщо б містилися в незалежних одна від одної таблицях. Наприклад, адреси та закази клієнтів зберігаються в різних таблицях, з тим щоб при знищенні заказу інформація про клієнта залишалась в базі даних.

2. Визначення необхідних в таблиці полів

Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі відомості по темі таблиці. Наприклад, в таблиці з даними про клієнта можуть міститися поля з назвою компанії, адресою, країною та номером телефону.

При розробці полів для кожної таблиці необхідно пам’ятати:

1. кожне поле повинне бути пов’язане з темою таблиці;

2. в таблиці повинна бути присутня вся необхідна інформація;

3. інформацію слід розбивати на найменші логічні одиниці (наприклад, поля «Ім’я» та «Прізвище», а не загальне поле ПІБ).

4. Завдання індівідуальних значень кожному полю

З тим щоб Microsoft Access мав змогу зв’язати дані з різних таблиць, наприклад, дані про клієнта та його закази, кожна таблиця повинна містити поле чи набір полів, які будуть задавати індивідуальні значення кожному запису в таблиці. Таке поле чи набір полів називається головним ключем.

5. Визначення зв’язків між таблицями

Після розподілу даних по таблицях та визначення ключових полів необхідно обрати схему для зв’язку даних в різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв’язки між таблицями.

6. Відновлення структури бази даних

Після проектування таблиць, полів та зв’язків необхідно ще раз проглянути структуру бази даних та виявити можливі недоліки. Бажано це зробити на цьому етапі, доки таблиці не заповнені даними.

Для перевірки необхідно створити декілька таблиць, визначити зв’язки між ними та занести декілька записів до кожної таблиці, потім продивитися, відповідає база даних поставленим вимогам.

Рекомендується також створювати чернеткові вихідні форми та звіти та перевіряти, видають вони потрібну інформацію чи ні. Крім того необхідно виключити з таблиць всі можливі повторювання даних.