Тема 3. Планирование и организация договорной работы.

Планирование - первый вид управленческой деятельности, осуществляемой в ходе договорной работы. Цель данной деятельности состоит в том, чтобы с достаточной степенью детализации определить наилучшие способы и варианты действий, которые нужно будет выполнять в процессе применения договорного инструментария с учетом реально складывающейся в момент их выполнения обстановки.

Для эффективного ведения договорной работы требуется как минимум спланировать:

1) действия, входящие в содержание договорной работы;

2) время, требуемое для совершения соответствующих действий;

3) ресурсы;

4) коммуникационные связи между исполнителями и управленческим персоналом (менеджерами);

5) риски договорной работы.

Планирование договорной работы основывается на следующих принципах.

1. Целенаправленность. Означает, что планирование договорной работы должно рассматриваться как развертывание двуединой цели договорной работы (максимально успешная реализация экономических функций применяемых договорных инструментов при неукоснительном соблюдении требования договорной дисциплины) в иерархическую последовательность вытекающих промежуточных целей и задач до уровня отдельных действий с определением порядка и сроков их выполнения.

2. Комплексность. Предполагает полный охват действий, требующих своего выполнения для достижения целей договорной работы.

3. Сбалансированность по ресурсам. Означает, что план договорной работы не должен включать действий, не обеспеченных необходимыми для их выполнения ресурсами.

4. Системность. Предполагает учет влияния на процесс выполнения планируемых действий внешних и внутренних факторов.

5. Гибкость. Предполагает способность корректировки плана в зависимости от изменений внешних и внутренних факторов.

6. Оптимальность. Означает создание не просто приемлемого (допустимого с точки зрения существующих законодательных, финансовых и иных ограничений) плана договорной работы, а рационального или наилучшего плана по выбранным критериям.

7. Непротиворечивость. Предполагает преемственность и взаимосвязь всех плановых решений по вопросам ведения договорной работы фирмы.

8. Непрерывность. Заключается в постоянном мониторинге, контроле исполнения запланированных действий и договорной работы и, при необходимости, пересмотре плановых решений.

Планирование договорной работы фирмы включает следующие этапы:

1) планирование предметной области договорной работы - определение перечня действий, которые необходимо будет совершать в процессе договорной работы;

2) планирование договорной работы по временным параметрам - разработка расписания действий, т.е. необходимой последовательности и продолжительности планируемых действий;

3) планирование ресурсов - определение, какие ресурсы (люди, деньги, материалы и др.), когда и в каких количествах необходимы для выполнения планируемых действий;

4) разработка сводного плана договорной работы - составление единого документа с использованием полученных ранее результатов планирования.

Результатом планирования предметной области договорной работы является разработка документа, определяющего набор соответствующих действий. Этот документ будет являться исходной базой для дальнейшего планирования договорной работы.

Основой для планирования предметной области договорной работы служат:

а) избранная стратегия договорной деятельности фирмы на планируемый период;

б) структура основных и вспомогательных договорных связей фирмы;

в) модели договоров, которые фирма решает применять в планируемом периоде.

Договорная работа фирмы должна управляться по временным параметрам (срокам выполнения, продолжительности действий). Это связано с наличием большого количества нормативных, технологических и иных ограничений по времени совершения действий, входящих в содержание договорной работы. Несоблюдение подобных временных ограничений негативно отражается на конечных результатах договорной работы.

Эффективное управление договорной работой по временным параметрам требует соответствующего планирования. Для этого разрабатывается календарный план договорной работы, представляющий собой определение дат начала выполнения и окончания мероприятий и действий, входящих в предметную область данной работы.

При планировании договорной работы необходимо рассчитать потребность в ресурсах, необходимых для успешного ведения данной работы при заданных ограничениях по временным параметрам.

В частности, необходимо определить потребность в:

- трудовых ресурсах;

- финансовых ресурсах;

- информационных ресурсах;

- материальных ресурсах (компьютерная техника, бумага и др.).

Основой для расчета требуемых ресурсов является документ, определяющий предметную область договорной работы, а также документ, определяющий финансово-организационную политику фирмы на планируемый период.

Результатом данного этапа планирования договорной работы является описание необходимых для ведения названной работы ресурсов, их количество и сроки использования.

Конечным результатом планирования договорной работы является Сводный план договорной работой - итоговый документ, отражающий результаты планирования предметной области договорной работы, ее временных параметров и ресурсов. Он является основой для ведения и контроля хода договорной работы.

Организация договорной работы - это приведение входящих в содержание данной работы мероприятий (действий) в состояние необходимой упорядоченности, обеспечение единства взаимодействия исполнителей для достижения эффективного режима данной работы и поддержания его в таком состоянии.

Следует осознавать, что, если договорная работа фирмы не организована должным образом, ее конечная результативность всегда будет низкой. Экономические и правовые функции договоров в таких ситуациях реализуются слабо. Это влечет снижение конкурентоспособности фирмы, негативно влияет на эффективность бизнеса.