1.4 Защита документа

1.4.1 Опечатывание документа с помощью цифрового сертификата. К файлу можно добавить цифровую подпись с помощью цифрового сертификата. Цифровая подпись – это шифрованная электронная подпись, подтверждающая подлинность документа. Наличие цифровой подписи подтверждает, что документ был получен от владельца подписи и не был изменен. Цифровой сертификат – это вложение в файл или сообщение электронной почты, подтверждающее его подлинность, обеспечивающее шифрование или предоставляющее поддающуюся проверке подпись.

При отсутствии цифрового сертификата его необходимо получить. Цифровой сертификат можно получить в коммерческом центре сертификации, таком как VeriSign, Inc., у администратора внутренней безопасности или у специалиста по информационным технологиям. Цифровую подпись можно также создать самостоятельно с помощью программы Selfcert.exe.

Для опечатывания документа необходимо:

1. выбрать команду Сервис  Параметры и в появившемся диалоговом окне открыть вкладку Безопасность;

2. нажать кнопку Цифровые подписи;

3. нажать кнопку Добавить;

4. выбрать сертификат, который следует добавить, и нажать кнопку ОК.

1.4.2 Запрос пароля при открытии или изменении документа. Используйте надежные пароли, представляющие комбинацию прописных и строчных букв, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Например, надежный пароль: Y6dh!et5; ненадежный пароль: House27. Используйте надежный пароль, который вы можете запомнить, чтобы не записывать его. Для установки пароля:

1. открыть файл;

2. выбрать команду Сервис  Параметры и в появившемся диалоговом окне открыть вкладку Безопасность;

3. выполнить одно из следующих действий:

• при задании пароля для открытия файла в поле Пароль для открытия файла введите пароль, а затем нажмите кнопку OK, в поле Введите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопку OK;

• при задании пароля для изменения файла в поле Пароль разрешения записи введите пароль, а затем нажмите кнопку OK, в поле Введите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

1.4.3 Рекомендация доступа только для чтения. Можно предлагать (но не требовать) другим пользователям открыть документ только для чтения. Если пользователь откроет документ только для чтения и изменит его, он сможет сохранить этот документ только с другим именем файла. Для установки флажка только для чтения необходимо:

1. выбрать команду Сервис  Параметры и в появившемся диалоговом окне открыть вкладку Безопасность;

2. установить флажок рекомендовать доступ только для чтения, а затем нажмите кнопку OK;

3. сохранить документ.

1.4.4 Разрешить только добавление примечаний и записей исправления. Для этого:

1. выберите команду меню Сервис  Установить защиту;

2. в области задач Установить защиту установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа;

3. выполните одно из следующих действий:

   • для разрешения рецензентам изменять документ путем вставки примечаний и записей исправлений в списке ограничений на редактирование выберите Запись исправлений, Нажмите кнопку Да, включить защиту, в поле Новый пароль (необязательно) введите пароль и подтвердите его;

   • для разрешить рецензентам только добавление примечаний в списке ограничений на редактирование выберите Примечания, нажмите кнопку Да, включить защиту, выполните одно из следующих действий: чтобы установить пароль на документ и чтобы знающие пароль пользователи могли снять защиту, введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его; чтобы зашифровать документ и только авторизованные владельцы могли снять защиту, щелкните Проверка подлинности пользователя.

1.4.5 Защита форматирования. Для защиты документа от форматирования необходимо выполнить следующие действия:

1. выбрать команду меню Сервис  Установить защиту;

2. в области задач Установить защиту установить флажок Ограничить набор разрешенных стилей;

3. нажать кнопку Настройка;

4. в списке стилей форматирования в диалоговом окне Ограничения на форматирование установите флажки напротив стилей, которые допускается использовать в документе, и снимите напротив тех, применение которых нужно запретить. Чтобы ограничиться минимальным количеством рекомендованных стилей, нажмите кнопку Рекомендованный минимум. Можно ограничиться всего несколькими стилями, однако следует иметь в виду, что это может привести к удалению стилей, используемых в определенных элементах Microsoft Word (оглавления, маркированные или нумерованные списки);

5. нажать кнопку Да, включить защиту;

6. в поле Новый пароль (необязательно) ввести пароль и подтвердить его.

1.4.6 Разрешение правки в защищенном документе. При установке защиты, разрешающей только чтение документа или добавление в него примечаний, можно указать определенные части документа, на которые ограничение распространяться не будет. Можно также давать разрешение отдельным пользователям на изменение этих частей документа. Для этого:

1. выберите команду меню Сервис  Установить защиту;

2. в области задач Установить защиту в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа, а затем выберите один из следующих параметров:

   • Только чтение. Защита документа от изменения;

   • Примечания. Имеется возможность добавлять в документ примечания (меню Вставка, команда Примечание). Содержимое документа защищается от изменений;

3. укажите определенные части документа, на которые ограничение распространяться не будет. Например, выберите группу абзацев, заголовок, предложение или слово;

4. выполните одно из следующих действий:

   • для разрешения всем открывающим документ редактирование выбранных фрагментов Установите флажок Все в поле Группы;

   • для разрешения определенным пользователям редактирование выбранных фрагментов нажмите ссылку Другие пользователи и введите имена пользователей в соответствии с учетными записями Microsoft Windows или с адресами электронной почты. Имена необходимо разделить точкой с запятой. Далее нажмите кнопку OK и установите флажки около имен тех пользователей, которым следует разрешить редактирование выбранных фрагментов.

5. можно продолжить выбирать части документа и назначать пользователям права на их редактирование;

6. в разделе Включить защиту нажмите кнопку Да, включить защиту;

7. выполните одно из следующих действий:

   • чтобы установить пароль на документ и чтобы знающие пароль пользователи могли снять защиту, введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его;

   • чтобы зашифровать документ и только авторизованные владельцы могли снять защиту, щелкните Проверка подлинности пользователя.