Лабораторная работа №7
РАБОТА В РАБОЧИХ ГРУППАХ В MS WORD
Цель работы: рассмотрение вопросов совместной работы: рецензирование, исправления; защита данных.
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Рабочие области для документов
Общая рабочая область – это область на веб-сервере, в которой пользователям предоставлен общий доступ для работы с документами и различными сведениями, а также для управления списками данных и получения сведений о состоянии текущего проекта. Доступ к общим рабочим областям (узлы Microsoft Windows SharePoint Services) осуществляется с помощью веб-обозревателя или области задач Общая рабочая.
Узел рабочих областей для документов – это узел Microsoft Windows SharePoint Services, содержащий один или более документов. Работа с документом может осуществляться сразу несколькими сотрудниками либо непосредственно в рабочей области для документов, либо в ее локальной копии, которая может периодически обновляться в соответствии с изменениями на узле рабочих областей для документов.
В общей рабочей области доступны следующие средства:
Библиотека документов. В библиотеке документов можно сохранять документы, к которым будут иметь доступ все члены общей рабочей области. В области задач Общая рабочая область отображается та библиотека, в которой хранится текущий открытый документ.
Список задач. В списке задач назначаются задачи и сроки их выполнения для членов общей рабочей области, а также делаются отметки о выполнении поставленной задачи. При этом другие члены группы, открывшие список задач в области задач Общая рабочая область, будут знать, что задача выполнена.
Список ссылок. В списке ссылок можно добавлять гиперссылки на ресурсы или сведения, интересующие членов общей рабочей области.
Список членов. В списке членов отображаются имена пользователей общей рабочей области. В области задач Общая рабочая область содержится контактная информация, например, состояние пользователя (свободен, занят), номер телефона, адрес электронной почты и другие параметры. Таким образом, члены группы могут поддерживать связь друг с другом.
Оповещения по электронной почте. Оповещения по электронной почте могут использоваться для уведомления об изменениях списка, конкретного элемента (например, состояние задачи) или документа в общей рабочей области.
Если есть возможность получения мгновенных сообщений, то можно также просматривать текущее состояние членов общей рабочей области в сети.
1.1.1 Область задач Общая рабочая область. Область задач Общая рабочая область открывается автоматически после открытия документа, хранящегося в библиотеке документов.
Кроме отображения данных веб-узла на вкладках Члены, Задачи, Документы и Связи, область задач Общая рабочая область содержит сведения об активном документе на вкладках Состояние и Сведения о документе.
Вкладка Состояние содержит важные сведения о текущем документе, например был ли он изменен или извлечен и нет ли конфликтов с копией документа другого члена рабочей области, а также разрешения IRM (управление правами на доступ к данным).
Вкладка Сведения о документе содержит параметры документа, например дату последнего изменения. Если настраиваемые свойства документов определяются библиотекой документов, в которой они хранятся, эти свойства отображаются на вкладке Сведения о документе.
1.1.2 Члены общей рабочей области. Члены общей рабочей области назначаются в группу узла, определяющую их права на доступ.
Например, создатель общей рабочей области является ее администратором. Это означает возможность добавлять новых членов и назначать их в соответствующую группу узла, а также удалять членов и саму рабочую область.
С другой стороны, есть члены с правом доступа только для чтения. Они могут лишь посещать общую рабочую область и не имеют возможности изменять ее содержимое.
1.1.3 Создание рабочих областей для документов. Создание рабочей области для документов обычно происходит при отправке документа в качестве общего вложения по электронной почте. При этом отправитель становится администратором рабочей области, а получатели – ее членами, которым назначаются разрешения на доступ к узлу.
Рабочую область для документов можно также создать в области задач Общая рабочая область (меню Сервис) либо используя команды на узле Windows SharePoint Services.
Если рабочая область для документов создается при отправке документа в качестве общего вложения, узел будет носить имя этого документа. Если же для создания рабочей области используется область задач Общая рабочая область или команды на узле Windows SharePoint Services, то имя узла можно задавать самостоятельно.
При создании рабочей области для документов документ Microsoft Office сохраняется в библиотеке документов в новой рабочей области для документов, доступ к которой осуществляется при помощи веб-обозревателя или приложения Microsoft Office.
1.1.4 Обновление документа. При открытии локальной копии документа, на котором основана рабочая область для документов, Microsoft Office будет производить периодическое обновление документа на основе изменений рабочей области и отображать эти изменения пользователю, например, если другие члены рабочей области сохранили изменения, сделанные в локальной копии документа.
Если эти изменения противоречат изменениям, внесенным в собственную копию рабочей области, выберите ту копию, которую считаете нужной.
После завершения редактирования копии изменения можно сохранить в рабочей области для документов, чтобы сделать их доступными другим членам рабочей области и объединить с существующими копиями документа.
1.1.5 Удаление рабочей области для документов. При удалении веб-узла рабочих областей для документов из рабочей области для документов удаляются все данные и библиотека документов, в том числе все хранившиеся там документы.
Удалить рабочую область для документов может только администратор. При удалении рабочей области для документов не удаляются копии документов, хранящиеся на компьютере.
Удалить рабочую область можно одним из способов.
Для удаление рабочей области, используя область задач Общая рабочая область, щелкните название рабочей области для документов, а затем нажмите кнопку Удалить рабочую область.
Используйте веб-обозреватель:
откройте в веб-обозревателе веб-узел рабочей области для документов;
на верхней панели ссылок нажмите кнопку Параметры узла;
в группе Администрирование нажмите кнопку Переход к администрированию узла;
в группе Управление и статистика выберите пункт Удаление этого узла и нажмите кнопку Удалить.
1.1.6 Прекращение выдачи запросов о получении обновлений документа. Если требуется оставить копию документа на веб-узле рабочих областей для документов, но прекратить выдачу запросов об обновлениях, следует отключить документ от рабочей области для документов. Для этого:
откройте копию документа;
в области задач Общая рабочая область щелкните название рабочей области для документов, а затем нажмите кнопку Отключиться от рабочей области. Ваша копия документа больше не будет связана с рабочей областью для документов, но это не окажет влияния на рабочую область для документов и других ее пользователей;
сохраните документ перед его закрытием. В этом случае документ будет окончательно отключен от рабочей области для документов.
1.2 Совместная работа над документом
Для облегчения просмотра документов в сети Microsoft Word предоставляет пользователю возможность сделать и просмотреть записи исправлений и примечания в документе.
Запись исправления – пометка удаления, вставки и других изменений, внесенных в документ.
Примечание – заметка или примечание, добавленное автором или рецензентом в документ. В Microsoft Word примечания отображаются в выносках на полях документа и в области проверки.
Для сохранения разметки документа некоторые пометки исправлений элементов отображаются в тексте, а другие – в выносках, которые выводятся в поле. На рис 1.1а цифрой 1 обозначены знаки примечаний, а цифрой 2 – выноски примечаний.
Метки исправлений – это комментарии и исправления, такие как вставки, удаления и изменения форматирования. Метки исправлений помогают в обработке исправлений и комментариев. В режиме предварительного просмотра или режиме веб-документа выноски исправлений отображают элементы исправлений, такие как комментарии и исправления на полях документа (рис. 1.1б). Такие выноски позволяют упростить просмотр и ответы на комментарии и исправления рецензентов.
|
|
а |
б |
Рисунок 1.1 – Примеры примечаний и выносок
1.2.1 Запись исправлений в документе. Если имеется документ, с которым должна ознакомиться определенная рабочая группа, а затем автор должен принять или отклонить каждое из внесенных исправлений, можно подготовить копии этого документа к распространению в рабочей группе для электронного рецензирования. Когда режим исправлений включен, для обозначения внесенных изменений в Microsoft Word используются пометки исправлений, напоминающие редакторские правки. После того, как рецензирование документа завершено, можно просмотреть изменения, внесенные разными рецензентами (пользователями компьютера) – изменения каждого отдельного рецензента отображаются собственным цветом.
Для внесения исправлений в документ:
откройте документ, в который требуется внести исправления.
нажмите кнопку Исправления на панели инструментов Рецензирование или выберите команду меню Сервис Исправления для включения режима исправлений;
внесите поправки, вставляя, удаляя или перемещая текст или рисунки. Кроме того, можно изменять форматирование документа. Записанные изменения отображаются с помощью пометок исправлений: удаленный текст перечеркивается, добавленный – выделяется цветом, необходимые места исправлений помечаются вертикальной линией слева от текста.
1.2.2 Запись примечаний в документ. Автор документа и рецензенты могут добавлять примечания, не изменяя текст документа, выделив нужный текст и щелкнув кнопку Добавить примечание на панели инструментов Рецензирование. При добавлении примечания оно записывается в отдельной области примечаний под собственным номером. Затем в документ Word добавляется знак примечания, а текст, к которому оно относится, выделяется цветом. Примечания можно просматривать в виде всплывающих подсказок при наведении курсора мыши на помеченный текст. Так же, как и исправления, примечания каждого рецензента отображаются собственным цветом.
Для работы с примечаниями также предназначены следующие кнопки на панели инструментов Рецензирование:
Изменить примечание – вызывает на экран окно области примечаний, в которой находится список примечаний документов. В области примечаний можно просмотреть и изменить все примечания.
Предыдущее примечание, Следующее примечание – переход по тексту документа к предыдущему или следующему тексту с примечанием.
Удалить примечание – удаляет текущее примечание.
1.2.3 Отображение записей исправлений и примечаний. Существует возможность просмотреть все помеченные исправления в документе или ограничить количество исправлений, отображаемых на экране. Например, для скрытия изменений форматирования и примечаний (чтобы отображались только вставленные или удаленные элементы) можно использовать меню Показать панели инструментов Рецензирование. Также можно отобразить только изменения и примечания, внесенные определенным рецензентом.
Для выбора способа пометки внесенных изменений используйте кнопку Отобразить для проверки на панели инструментов Рецензирование (рис. 1.2).
Рисунок 1.2 – Меню кнопки Отобразить для проверки
Параметры отображения для проверки:
Исходный документ. Отображение исходного неизмененного документа, если все сделанные изменения отклонены.
Измененный документ. Отображение исходного документа, если все сделанные изменения приняты.
Исправления в исходном документе. Отображение вставленного текста и изменений форматирования в выносках. При этом удаленный текст отображается на данной строке.
Исправления в измененном документе. Отображение удаленного текста в выносках. При этом вставленный текст и изменения форматирования отображаются на данной строке.
Таким образом, можно просмотреть документ с изменениями до принятия или отклонения этих изменений.
1.2.4 Просмотр исправлений и примечаний. Если в открытом документе разметка не отображается, выберите команду меню Вид Разметка. При этом в документе будут отображены или скрыты все пометки. При их отображении все они будут выделены в меню Показать панели инструментов Рецензирование.
Для последовательного просмотра элементов необходимо выполнить следующие действия:
На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Далее или Назад.
Нажмите кнопку Принять исправление или Отклонить примечание об изменении или удалении.
Чтобы выполнить одновременное принятие всех исправлений необходимо щелкнуть значок со стрелкой на кнопке Принять исправление и выбрать команду Применить все изменения в документе.
Для одновременного отклонения всех исправлений и удаления всех комментариев выполните следующие действия:
щелкните значок со стрелкой на кнопке Отклонить примечание об изменении или удалении;
выполните одно из следующих действий:
выберите команду Отклонить все изменения в документе;
выберите команду Удалить все примечания в документе.
Для просмотра исправлений и комментариев определенного рецензента на панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Показать. Выберите команду Рецензенты и снимите все флажки кроме тех, которые соответствуют именам рецензентов, чьи исправления и примечания требуется отобразить. Для установки или снятия всех флажков одновременно выберите пункт Все рецензенты.
Для принятия всех исправлений определенного рецензента щелкните стрелку рядом с кнопкой Принять исправление и выберите команду Применить все отображаемые изменения.
Для отклонения всех исправлений или удаление всех примечаний определенного рецензента щелкните значок со стрелкой на кнопке Отклонить примечание об изменении или удалении и выполните одно из следующих действий:
выберите команду Отклонить все отображаемые изменения;
выберите команду Удалить все отображаемые примечания.
1.2.5 Удаление нескольких примечаний. Для удаления всех примечаний
На панели инструментов Рецензирование щелкните стрелку, расположенную рядом с кнопкой Отклонить примечание об изменении или удалении, а затем выберите команду Удалить все примечания в документе.
Для удаления примечаний определенного рецензента выполните следующие действия:
на панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Показать;
чтобы снять флажки для всех рецензентов, выберите команду Рецензенты, а затем – команду Все рецензенты.
нажмите кнопку Показать еще раз, выберите команду Рецензенты, а затем установите флажок рядом с именем того рецензента, примечания которого необходимо удалить;
на панели инструментов Рецензирование щелкните стрелку, расположенную рядом с кнопкой Отклонить примечание об изменении или удалении, а затем выберите команду Удалить все отображаемые примечания. При выполнении данной процедуры все примечания данного рецензента удаляются, включая те примечания, которые не отображены на экране.
Для просмотра и удаления примечаний можно также использовать «Область проверки». Чтобы отобразить или скрыть ее, нажмите кнопку Область проверки на панели инструментов Рецензирование.