Заключение

Служебное письмо является одним из средств связи между организациями.

От грамотности составления письма может зависеть дальнейшее отношение фирм. Именно правильность составления служебного письма может показать степень солидности фирмы да и просто первое впечатление о фирме.

Служебное письмо оформляется на бланке для писем. Реквизиты письма оформляются в соответствии с требованиями стандарта СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования по оформлению документов» и инструкцией по делопроизводству.

Бывает правила оформления реквизитов завитит от ситуации. Это касается таких реквизитов, как, адресат, подпись, и т.д.

Если на одном документе указывается 4 адресата. Первым указывается основной корреспондент. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

Не допускается указывать несколько адресатов, если документ направляется в вышестоящий орган.

При наличии более 4 адресатов составляется лист рассылки, на каждом экземпляре указывается только одни адресат. Лист рассыки подписывается исполнителем документа.

Данный список после отправки всех экземпляров письма подшивается вместе с отпуском в дело.

Если письмо отправляется большому количеству однородных организаций, то допускается обобщенный адресат.

Если письмо подписывается несколькими лицами (например, гарантийное письмо), то подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью.

Если подписывают лица равные по должности, то их подписи располагаются на одном уровне.

Текст служебного письма должен быть оформлен в официально-деловом стиле. Не допускаются в тексте личные местоимения, кроме местоимений «Вы», «Вас», «Вам» и т.д.

Виды служебных писем схожи тем, что одинаковые для всех существуют требования к тексту письма. Это краткость, точночть, лаконичночть, ясность, прямой порядок слов.

Служебные письма различаются тем, что у некоторых видов есть отличительные реквизиты. Две подписи и печать у гарантийного письма, обобщенный реквизит имеется у информационных и рекламных письмах, в сопроводительный письмах есть реквизит «отметка о наличии приложения».

Служебное письмо можно пересылать по почте, с помощью телеграфа, факсимильной связи.

Список использованных источников

1 Быченков, В.Ф. Документы и документооборот в автоматизированных системах организационного управления. Учебное пособие/ В.Ф. Быченков. - Минск. - Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2000.–154с

2 Васильева, И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для вузов/ И.Н. Васильева. – Минск: ЗАО «Финстатинформ», 1999. – 240с.

3 Гваева, И.В. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гваева, А.А. Тепляков. – Минск: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2009. – 231 с.

4 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ 16487–83. – Минск: Изд-во стандартов, 1984. – 8 с.

5 Добсон Э.Д. Как писать деловые письма: Практическое руководство для всех/Добсон Э.Д. - Пер. с англ. – 3-е изд. –Минск, 2000. - 294 с.

6 Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь: утв. Постановлением М-ва юстиции Респ. Беларусь от 19.02.09 №4. – Минск: Дикта, 2010. – 120с.

7 Информационный портал «Бусел» [Электронный ресурс]/ Помощь: Составление и оформление письма. – Минск, 2008. – Режим доступа: http://www.busel.org/texts/cat5kj/id5xwfyeo.htm . – Дата доступа: 16.08.2014.

8 Кравченя, Э.М./Настольная книга секретаря-референта/ Э.М. Кравченя, Т.А. Песецкая. – Минск: ТетраСистемс, 2004. – 320 с.

9 Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство/ Л.А. Мишина. – Минск: Амалфея, 2008. – 452 с.

10 Методические указания по практическому применению СТБ. 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / БелНИИДАД; авт.-разр. Э.Н.Давыдова, Н.А.Камполе, А.Е.Рыбаков.-Минск 2005.-68с.

11 Паневчик, В.В./Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Учеб. Пособие/ В.В. Паневчик, в.в. Акулич, С.В. Некхара; под. ред. В.В. Паневчика. – Минск: БГЭУ, 2008. – 318 с.

12 Пешкова, Г.Д. Секретарское дело: учебное пособие/ Г.Д. Пешкова. – 2-е изд., испр. – Минск: Выш. шк., 2012. – 318 с.

13 Паневчик В.В. Деловое письмо: Практическое пособие/ В.В. Паневчик. – 3-е изд. – Минск: Амалфея, 2001. – 150с.

14 Собалевский, С. В. Делопроизводство : курс лекций / С. В. Собалевский . - изд., 2-е, доп. – Минск: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2005. – 143 с.

15 Унифицорованные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: СТБ 6.38 – 2004. – Введ. 21.12.04. – Минск:Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», 2004.