30. Повышение эффективности коммуникационного процесса

Основная цель коммуникативного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. Чтобы эффективно организовывать коммуникативный процесс, а тем более управлять им следует иметь представление об основных проблемах, связанных с коммуникациями:

1. потери в процессе передачи или хранения - искажение или потеря первоначального смысла сообщения при каждой последовательной устной передаче из-за особенностей человеческой памяти забывать информацию;

2. страх - чувство неуверенности относительно правильности сообщения, времени и точности его изложения;

3. информационные перегрузки - невозможность эффективно реагировать на всю информацию в процессе информационного обмена из-за его большого объема.

Четко сформулировав основные проблемы, с которыми сталкивается руководитель, можно определить эффективные пути их решения, которые помогут ему повысить управляемость организацией:

1. добиваться от себя ясности и точности формулировки сообщений, учиться изображать свои мысли таким языком и передавать информацию таким образом, чтобы она была понятна подчиненным;

2. следовать принципу, что управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями, цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия;

3. использовать в процессе коммуникаций неформальные организации в дополнение к формальным, постоянно совершенствуя при этом навыки общения в межличностных коммуникациях (умение слушать; систематически обдумывать и анализировать вопросы, правильно использовать язык жестов и интонаций; удачно применять эмпатию, т. е. проявлять внимание к чувствам других людей, сопереживание, поддержание открытости в разговоре, эффективно налаживать обратную связь, т. д.);

4. стремиться к регулированию информационных потоков, стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах;

5. стремиться к управлению информационными потоками путем создания периодических собраний, коротких встреч с подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, и т. д.

6. использовать систему обратной связи на организационном уровне;

7. использовать систему сбора предложений, целью которой является снижения остроты тенденций фильтрации и игнорирования идей на пути сверху - вниз, облегчение поступления информации наверх, все работники при этом получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования;

8. использовать информационные бюллетени, публикации и видеозаписи, целью которых является пропаганда целей и политики организации в области дальнейшего развития;

9. использовать в своей работе современные информационные технологии, для повышения эффективности информационного обмена

10. создавать в процессе деятельности специальные коммуникативные сети, позволяющие обеспечить поступление правильной информации нужным людям в нужное время.