Проведение оценки проектов

Проведение оценки проекта состоит из следующих стадий:

1. Постановка цели.

2. Определение задания на проведение оценки.

3. Планирование оценки. Определение методов и инструментов для сбора информации.

4. Сбор информации.

5. Подготовка отчёта.

6. Сообщение о результатах оценки.

Постановка цели

Оценка проектов помогает получить информацию для принятия управленческих решений. Это означает, что запрос на проведение оценки, как правило, исходит от лица, принимающего решения. А суть этого запроса всегда будет связана с тем, какие именно решения требуется принять.

Определение задания на проведение оценки

Главной частью задания на проведение оценки является перечень вопросов, касающихся этапов реализации проекта. Эти вопросы должны быть логически связаны с целью проведения оценки. Вопросы задания обычно бывают общими и не слишком многочисленными:

• Каковы фактические результаты проекта и как они соотносятся с целями проекта?

• Что можно считать основными достижениями проекта?

• Что, по сравнению с планом, сделать не удалось и почему?

• Каковы перспективы продолжения после окончания проекта?

Заказчик формулирует вопросы задания исходя из того, что он хотел бы узнать в результате оценки.

Планирование оценки. Определение методов и инструментов для сбора информации

На этом этапе определяется, какие методы предполагается использовать для сбора информации. В самом общем виде все существующие методы можно разделить на четыре группы: наблюдение, изучение документации, анкетирование и интервьюирование. Для того чтобы собрать нужную информацию, необходимо не только выбрать метод, но и подготовить соответствующие инструменты: разработать и апробировать анкету; сформулировать вопросы для проведения интервью; определить, на что обращать внимание при наблюдении и как регистрировать результаты наблюдения и т.д.

На этом этапе также определяется график проведения работ.

Сбор информации

Здесь самое главное – беспристрастно фиксировать факты, не пытаясь их интерпретировать. Главная идея разделения этапов сбора информации и анализа заключается в том, что выводы должны базироваться не на отдельных фактах, а на их совокупности. Исключительно важно (хотя временами довольно трудно) сохранять непредвзятость на протяжении всего этапа сбора информации.

При сборе информации могут использоваться данные мониторинг, например, сведения о количестве клиентов, их запросах, повторных обращениях, жалобах и т.д.

Анализ информации

На этом этапе совершается главное: на основании полученных данных делаются выводы и формируются рекомендации относительно принятия того самого управленческого решения, с которого все начиналось. Принципиальный момент заключается в том, чтобы пойти дальше статистических данных. Именно такая информация нужна заказчику для принятия решения.

Подготовка отчёта

Форма и содержание отчёта о проведенной оценке проекта определяются при согласовании задания. Главное на этом этапе – помнить о том, что отчёт является важнейшей частью услуги. Он предназначен для заказчика и должен быть удобен в первую очередь для него.

Сообщение о результатах оценки

Эта последняя фаза проведения наиболее волнительна для всех сторон. Для заказчика – это своего рода заключение об успешности работы, которой он руководил или которую финансировал. Для тех, кто проводил оценку, это экзамен на профессионализм и качество выполнения задания. Особые сложности возникают, когда организация производит оценку проекта своими силами. В этом случае6 приходится давать «обратную связь» коллегам, с которыми проработал длительное время. Смысл проведения оценки – получение объективного заключения. Это значит, что сообщение о результатах может содержать и положительные, и отрицательные моменты. Как сказать о своих выводах, не обидев людей? Как выслушать сообщение о результатах оценки без обид на тех, кто принес плохие новости? Обе стороны должны подготовиться к этой встрече весьма серьёзно.

Как построить систему мониторинга проекта

Главное отличие мониторинга от оценки – меньшая глубина анализа. Мониторинг проводится для получения оперативной информации о состоянии дел (в табл. 2.1. приводится сравнение показателей мониторинга и оценки).

Таблица 2.1

Мониторинг	Оценка
Проводится непрерывно	Проводится на ключевых этапах реализации проекта
Модель принимается в существующем виде без изменений	Модель подвергается анализу с целью оптимизации (улучшения)
Запланированные результаты и деятельность сравниваются с фактическими	Анализируются причины достижения или недостижения запланированных результатов
Получение информации используется для улучшения работы по проекту	Полученная информация может использоваться как для улучшения работы по данному проекту, так и для уточнения планов на будущее

Важнейшая часть системы мониторинга – показатели (индикаторы), по которым можно судить о ходе проекта.

Система мониторинга должна быть «встроена» в проект с самого начала. Для этого необходимо сделать следующее ( в табл. 2.2. приведены примерные индикаторы проекта):

1. Определить измеряемые показатели (индикаторы), по которым можно будет отслеживать ход проекта;

2. Установить источники информации для проведения мониторинга;

3. Выбрать методы сбора информации;

4. Определить частоту и график сбора информации с учётом интенсивности оцениваемой деятельности;

5. Назначить ответственных за получение необходимой информации и договориться с теми, кто эту информацию будет предоставлять;

6. Определить технологию обработки и анализа получаемой информации;

7. Спланировать, как и кому будут переданы данные мониторинга, а также кто и как будет их использовать;

8. Учесть в бюджете проекта расходы, необходимые для проведения мониторинга.

Таблица 2.2 Примерные индикаторы проекта

Категории индикаторов	Сроки проведения	Всего за время реализации проекта
А. Количественные индикаторы 1. Количество и категории мероприятий 2. Количество и категории детей*молодых людей и взрослых, на которых нацелена деятельность проекта (целевые группы) 3. Количество детей*молодых людей, вовлечённых в обучающие и иные мероприятия (укажите категории)
Б. Качественные индикаторы 1. Проведение поэтапных тестовых срезов (анкетирование, опросы, интервьюирование, наблюдение и др.) для сравнительного анализа качественных индикаторов (полученных знаний и приобретённых навыков в ходе реализации проекта) для целевых групп проектов 2. Изменение отношений и поведенческих моделей, повышение знаний и навыков у детей*молодежи (укажите категории) 3. использование инновационных подходов, методик, форм работы
В. Устойчивость осуществляемой деятельности 1. Установление партнерских отношений и вовлечение новых участников 2. Сбор мнений и отзывов целевых групп проекта, изучение реакции общественности