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Introduccion

Capítulo 1

Situacion actual

Capítulo 1.1

Descripción del Negocio

Hasta aquí la Gerencia de Administración y Personas maneja los pedidos de las distintas gerencias en forma manual, teniendo esta un procedimiento en el cual las distintas gerencias de la coordinación del Directorio de Transporte Público Metropolitano envían un memo interno con documentos como factibilidad técnica, cotización, término de referencia (TDR), etc. Estos son entregados a la secretaria de Gerencia y ella los archiva y los prepara para su evaluación. Este proceso se realiza totalmente a mano.

Capítulo 1.2 Descripción del proceso

Una vez ingresados se verifica si este servicio o producto se verá si se encuentra o no en convenio Marco. Si esta en convenio marco se procederá a la compra del producto, sino esta en convenio marco, se procederá a ver si hay más de un empresa que entregue el bien o servicio si es así se hará una licitación para ver cuál de estas empresas entregara el mejor bien o servicio al mejor costo. De haber una única empresa que entregue el bien o servicio se procederá a hacer un trato directo con una justificación para la compra a esta empresa. Todo esto se realizara siempre y cuando la gerencia que solicita dicha compra, tenga suficiente fondos en su presupuesto.

Una vez que estos pedidos son aprobados pasan a fiscalía los cuales se encargaran de ver que todo esté dentro del marco legal

A continuación se mostrara un flujo escrito de las distintas etapas que hace Gerencia de Administración en el proceso de adquirir bienes y servicios:

1.- Gerente respectivo, (o quien lo subrogue) solicita formalmente a la Gerencia de Administración y Personas la compra y/o contratación de bienes y servicios. Esto se materializa a través de Memo que solicita Acto Administrativo, acompañando informe técnico visado por Gerente. (Antecedentes, disponibilidad presupuestaria por año, cronograma de actividades, etc.)

2.- Gerencia de Administración y Personas analiza y define el mecanismo de contratación que se debe aplicar: Convenio Marco: Tratándose de la adquisiciones de Bienes procede siempre, a través del “Formulario Aprobación de Compras Por Convenio Marco”. En el evento que recaiga sobre servicios menores a 1.000 UTM se debe consultar a Fiscalía si es necesaria la elaboración de un contrato.

Licitación Pública.

Trato o contratación directa/ Licitación Privada.

Tiempo: 2 días.

3.- Gerencia Administración y Personas (GAP): Envía respuesta informando resultado del análisis y mecanismo de contratación posible, junto con Solicitud de antecedentes a materializar a Gerencia Requirente.

Gerencia Requirente: Analiza respuesta y responde formalmente, adjuntando antecedentes solicitados.

Confirmado por GAP recepción completa de antecedentes y mecanismo de contratación se puede avanzar al paso siguiente.

Tiempo: 2 días (si hay acuerdo)

4.- Gerencia de Administración y Personas remite los antecedentes a través del “Formulario Aprobación de Compras Por Convenio Marco” o del “Formulario Solicitud de Elaboración de Acto Administrativo”, respectivamente:

a) Convenio Marco: se envía directamente a División de Administración y Finanzas Subsecretaria, en caso de la adquisición de bienes y servicios que no requieran contrato.

b) Licitación o Contratación Directa a Fiscalía, para efectos de proceder a la revisión de las Bases (Formato), e informe técnico y términos de referencia, según sea el caso. Paralelamente, envía la misma documentación vía correo electrónico al Fiscal con copia a la secretaria de fiscalía y al fiscal subrogarte.

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