3.1.5.2. Преимущества использования электронных систем государственных закупок

Использование электронной закупочной площадки позволяет создать конкурентную среду проведения тендеров за счёт обеспечения необходимой открытости для всех участников торгово-закупочного процесса, широких возможностей по привлечению новых поставщиков и более эффективного проведения тендеров.

Это даёт возможность оптимизировать процессы материально-технического снабжения и значительно снизить трудозатраты государственных органов на осуществление закупочной деятельности и привлечение новых поставщиков. Руководство государственных учреждений получает эффективный инструмент для анализа всех торгово-закупочных процессов.

Организация торгово-закупочной деятельности государства с помощью специализированной электронной площадки позволяет получить ощутимые выгоды и преимущества:

• снижение средних закупочных цен за счет увеличения числа участников конкурсов и конкуренции между ними за получение государственного заказа на 10-20%;

• расширение объёма публикуемой информации о процедурах и результатах государственных закупок. Усиление контроля над закупочной деятельностью со стороны руководства и общества, повышение «прозрачности» всех торгово-закупочных процессов;

• создание нового механизма закупок, тесно увязанного с управлением складскими запасами и отличающегося эффективным планированием (по номенклатуре, объемам и срокам поставки) и обеспечением бесперебойности поставок;

• получение консолидированной информации о закупках и исполнении договорных обязательств, благодаря формированию БД, содержащих сведения о процессах государственных закупок, заключённых контрактах на государственные закупки и результатах их исполнения;

• экономия бюджетных средств за счет объединения заявок от получателей однородной продукции и осуществления крупно-оптовых закупок;

• сокращения числа конкурсов за счет возможности формирования консолидированных лотов по одной номенклатуре;

• мониторинг результатов торгов, состава и характеристик поставщиков продукции (услуг) для государственных нужд;

• прогнозирование потребности в товарах (работах, услугах) на краткосрочный и среднесрочный периоды;

• информатизация процессов государственных закупок, внедрение электронного документооборота, средств электронных коммуникаций внутри и между государственными учреждениями;

• сокращение организационных затрат на проведение конкурсов за счет кардинального снижения числа рутинных операций по ручной обработке данных и появления возможности использования уже созданных и сохраненных электронных документов и материалов, что приводит к снижению транзакционных издержек на 25-75%;

• ускорение процедур проведения конкурсных торгов.

3.1.5.3. Организация конкурсных торгов по закупкам для государственных нужд

Сложившаяся в настоящее время в России система государственных закупок в известной мере отвечает требованиям рыночной экономики. В соответствии с действующим законодательством основным способом закупки продукции для обеспечения государственных нужд являются открытые конкурсные торги, что продиктовано реализацией принципов открытости, информационной прозрачности и способствует созданию конкуренции среди поставщиков.

Это означает, что если нет особых обстоятельств, не позволяющих использовать открытый конкурс, товары и услуги должны закупаться на открытом конкурсе. Такими обстоятельствами могут быть:

• отсутствие развитой рыночной инфраструктуры (на рынке всего 3-5 поставщиков, которые могут поставить требуемую продукцию, и они известны заказчику);

• специфические особенности объекта закупки – консультационные услуги, НИОКР, технически сложные товары или работы (заказчик не в состоянии составить достаточно подробные технические спецификации или не считает это целесообразным, и в этой связи ему необходимо провести переговоры с поставщиками продукции);

• закупка на незначительную сумма (расходы на организацию и проведение конкурса превысят экономию от получения более выгодных условий поставки);

• закупки продукции для нужд национальной безопасности в части, составляющей государственную тайну (ограниченный круг поставщиков и требования к секретности закупки);

• срочные закупки (при возникновении различного рода чрезвычайных ситуаций).

К преимуществам открытого конкурса обычно относят:

• создание оптимальных условий для конкуренции между поставщиками продукции и, как следствие, возможность получения наилучших условий приобретения продукции (низкие цены, выгодные условия поставки или платежа и т.п.);

• высокая степень гласности при проведении конкурса, позволяющая устранить предпосылки для коррупции;

• создание новых каналов поставки продукции;

• содействие развитию рыночной инфраструктуры, повышению общего уровня конкуренции на рынке.

К недостаткам открытого конкурса можно отнести длительность процедуры закупки (обычно не менее 2-3 мес.) и необходимость осуществления определенных расходов на организацию и проведение конкурса.

Простейшая схема проведения открытого конкурса выглядит следующим образом.

Государственный заказчик разрабатывает конкурсную документацию и публикует в СМИ объявление о проводимом конкурсе. Согласно существующему в России законодательству, от момента публикации объявления до окончания представления конкурсных предложений должно пройти не менее 45 дней. В течение всего этого срока государственный заказчик раздает или продает поставщикам конкурсную документацию и принимает от них конкурсные заявки.

Конкурсная документация, как обязательный элемент конкурсных закупок, разрабатывается заказчиком для разъяснения участникам требований к конкурсной заявке для конкретного конкурса и имеет своей целью:

• проинструктировать участников конкурса о процедурах проведения конкурса, требованиях заказчика к закупаемым товарам (работам, услугам), составе и порядке представления информации, правах и обязанностях сторон;

• предоставить участникам необходимую информацию о порядке и формах закупки продукции, работ и услуг;

• проинформировать участников о критериях и порядке оценки конкурсных предложений;

• определить условия исполнения государственного контракта.

Поставщик, для участия в конкурсе, приобретает у государственного заказчика конкурсную документацию. Далее он вправе направить государственному заказчику запрос на уточнение неясных для него условий. Государственный заказчик обязан, в фиксированные сроки, отвечать на подобные запросы. Согласно действующему в России законодательству, ответ рассылается не только поставщику, задавшему вопрос, но и всем остальным участникам конкурса.

Приняв решение об участии в конкурсе, поставщик составляет конкурсную заявку по форме, предложенной в конкурсной документации. Заявка подаётся в запечатанном конверте, который не может быть вскрыт до момента непосредственного проведения конкурса. Таким образом, ни поставщики, ни государственный заказчик до последнего момента (до публичного вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе) не знают состава участников конкурса.

Государственный заказчик обязан оповестить всех участников конкурса о месте и времени вскрытия конвертов. Как правило, конверты вскрываются в момент истечения времени приёма конкурсных заявок. Вскрытие конвертов проводится публично, на этой процедуре имеют право присутствовать представители всех участников конкурса.

Вскрыв конверты, государственный заказчик анализирует поступившие заявки и определяет победителя конкурса. С победителем заключается государственный контракт на поставку продукции. Информация о результатах конкурса высылается всем его участникам.

Существующее в России законодательство предполагает, что все перечисленные выше действия по проведению конкурса опираются на «бумажный» документооборот. Сложившаяся практика также в основном ориентирована на бумажные потоки документов, циркулирующих между государственным заказчиком и поставщиками. Однако отдельные элементы электронных торгов постепенно пробивают себе дорогу.

Функциональный состав системы электронных торгов и тендерных закупок для государственных нужд в Российской Федерации с 1997 года определяется Указом № 305 от 8 апреля 1997 г. и последующими нормативными документами, устанавливающими технологию на всех этапах проведения торгов. Основные положения Указа соответствуют типовому закону о закупках товаров (работ), одобренному Комиссией Организации Объединённых Наций по международному торговому праву (UNCITRAL) на её двадцать шестой сессии (Вена, 5-23 июля 1993 года).

Информационная система поддержки торгов должна включать в себя три функциональные подсистемы:

• первая подсистема является общедоступной информационно-рекламной и выполняет функции информирования предприятий-поставщиков о заказах выставляемых на торги;

• вторая подсистема позволяет предприятиям-поставщикам заполнять многочисленные электронные формы предварительных заявок на участие в торгах и должна иметь определённые средства защиты от доступа третьей стороны;

• третья подсистема позволяет осуществлять закрытый (защищённый) информационный обмен на всех стадиях проведения торгов.

Кроме того, помимо основных подсистем, непосредственно обслуживающих торги, в информационной системе должны быть три вспомогательные подсистемы:

• подсистема подготовки проведения торгов, обеспечивающая проведение предварительных исследований, принятие решения о необходимости проведения торгов и подготовку конкурсной документации;

• подсистема ведения архива конкурсных торгов и заключённых контрактов, обеспечивающая проведение анализа и мониторинга состояния закупок для государственных нужд;

• подсистема планирование расходной части бюджета государственного образования на основании данных о государственных закупках за предыдущие годы.

Рис. 38. Структура электронной системы закупок

При реализации электронной системы государственных закупок должно быть обеспечено выполнение следующих требований в части организации доступа к информации:

• любое юридическое или физическое лицо, имеющее доступ в Интернет, но не зарегистрированное в системе, должно иметь возможность доступа к информации об объявленных конкурсах и о результатах ранее проведенных конкурсов;

• любое внешний абонент системы (юридическое или физическое лицо), выполнивший требования, предъявленные заказчиком к участнику предварительного квалификационного отбора, имеет возможность зарегистрироваться в системе как участник конкретных торгов (поставщик);

• поставщик не должен иметь доступа к информации других поставщиков;

• орган контроля и координации торгов должен иметь доступ только к информации подконтрольных ему заказчиков.

Типовые задачи системы электронных торгов и тендерных закупок для государственных нужд с их привязкой к информационным подсистемам и видам обрабатываемой информации представлены в таблице 22.

Таблица 22

Типовые задачи системы электронных торгов и виды обрабатываемой информации

Типовая задача	Обрабатываемая информация
1. Информационно-рекламная подсистема
1.1. Объявления о закупках	Конкурсная документация Квалификационные требования
1.2. Приглашение поставщиков	Реестр предприятий Квалификационные требования
2. Функциональная подсистема ведения заявок на участие в торгах
2.1. Обслуживание запросов на конкурсную документацию	Реестр предприятий Конкурсная документация Учётные данные по обслуживанию заявок
2.2. Осуществление разъяснений конкурсной документации	Запросы на разъяснение конкурсной документации Разъяснения конкурсной документации Учётные данные по разъяснениям конкурсной документации
2.3. Изменение конкурсной документации	Конкурсная документация Изменения конкурсной документации Учётные данные по изменениям конкурсной документации
2.4. Приём конкурсных заявок	Учётные данные по приёму конкурсных заявок
2.5. Изменение конкурсных заявок, включая отзыв конкурсных заявок	Учётные данные по приёму конкурсных заявок Учётные данные по приёму изменений к конкурсным заявкам и отзыву конкурсных заявок
3. Функциональная подсистема обмена данными на стадиях проведения торгов
3.1. Вскрытие конкурсных заявок	Реестр предприятий Протокол конкурсной комиссии БД конкурсных заявок поставщиков
3.2. Формирование уведомления о содержании конкурсных заявок	Реестр предприятий Протокол конкурсной комиссии БД конкурсных заявок поставщиков
3.3. Разъяснение конкурсных заявок	БД конкурсных заявок поставщиков Разъяснения конкурсных заявок
3.4. Оценка конкурсных заявок	Отчёты о технико-экономической оценке заявок Рекомендации по отклонению заявок Отчёты об оценке квалификации поставщиков
3.5. Присуждение контракта	Протокол конкурсной комиссии Отчёты о технико-экономической оценке заявок
3.6. Разработка проекта контракта и уведомление победителя конкурса	Протокол конкурсной комиссии Конкурсная документация БД конкурсных заявок поставщиков
3.7. Формирование контракта	Конкурсная документация БД конкурсных заявок поставщиков
3.8. Извещение о результатах конкурса	Реестр предприятий Учётные данные по приёму конкурсных заявок Протокол конкурсной комиссии
3.9. Формирование и ведение сведений о заключенных контрактах	БД действующих контрактов
4. Функциональная подсистема подготовки проведения торгов
4.1. Предварительные исследования	Реестр предприятий Нормативно-правовая БД Архив контрактов Конъюнктурные обзоры рынка
4.2. Ведение организационно-распорядительной документации по проведению торгов	Приказы, распоряжения, протоколы, регламенты, заключения, акты, рекомендации и др. информация по делопроизводству заказчика и организатора конкурса
4.3. Подготовка конкурсной документации	Нормативно-правовая БД БД форм конкурсной документации Сведения о поставщиках Квалификационные требования
5. Функциональная подсистема ведения архива конкурсных торгов и заключенных контрактов
5.1. Формирование и ведение архива проведения торгов	Конкурсная документация, БД конкурсных заявок поставщиков, учётные данные по приёму конкурсных заявок, изменений к ним и их отзыву, протокол конкурсной комиссии
5.2. Формирование и ведение архива выполненных контрактов	БД действующих контрактов Архивная БД контрактов
5.3. Мониторинг состояния выполнения контрактов	БД действующих контрактов, архивная БД контрактов, акты приемки продукции (услуг) по контрактам, документы об оплате продукции (услуг)
5.4. Анализ результатов закупок продукции (услуг) для государственных нужд	БД действующих контрактов Информация об удовлетворении заявок из ERP-системы государственных органов Архивная БД контрактов