2 Разработка проекта приложения автоматизации анализа результатов финансово-хозяйственной деятельности

2.1Формализация требований заказчика

2.1.1Сбор требований заказчика

В качестве объекта автоматизации в дипломной работе выступает ИРО кировской области. Анализ показателей финансово-экономической деятельности выполняется планово-экономическим отделом на основе данных бухгалтерской отчетности, предоставляемой бухгалтерией. В планово-экономическом отделе работает три специалиста (один из которых является начальником отдела). В их задачи входит:

1 Формирование единой экономической политики предприятия на основе анализа состояния и тенденций развития отрасли. Совершенствование концепции планирования расходов на осуществление деятельности предприятия, инвестиционные программы.

• формирование и определение экономической стратегии развития предприятия с целью адаптации его хозяйственной деятельности и системы управления к изменяющимся в условиях рынка внешним и внутренним экономическим условиям.

• руководство подготовкой проектов текущих планов подразделениями предприятия по всем видам деятельности в соответствии с заказами контрагентов и заключенными договорами.

• выявление убыточной деятельности, разработка мероприятий по решению проблем.

• комплексный анализ всех видов деятельности предприятия.

• статистический учет по всем производственным и технико-экономическим показателям работы предприятия, систематизация статистических материалов.

• подготовка статистической отчетности в установленные сроки. Разработка и доведение до структурных подразделений предприятия прогнозируемых объемов производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) в увязке с объемами финансирования.

• разработка унифицированной документации, экономических стандартов, внедрение средств механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной документации.

2. Экономическое планирование и анализ экономического состояния предприятия. Контроль за выполнением подразделениями предприятия законодательства в области экономики.

• Разработка и подготовка к утверждению проектов перспективных и текущих планов экономической деятельности и развития предприятия. Руководство составлением среднесрочных и долгосрочных комплексных планов производственной, финансовой и коммерческой деятельности (бизнес-планов) предприятия, согласование и увязка их разделов.

• Планирование объемов капитальных вложений и операционных средств для централизованной оплаты оборудования и инвентаря на основе заявок производственных и технических подразделений предприятия.

• Определение лимитов капитальных вложений. Разработка мероприятий по эффективному использованию капитальных вложений. Разработка мероприятий по повышению производительности труда,

• Подготовка для представления в главную бухгалтерию, отдел организации и оплаты труда предложений по установлению (изменению) должностных окладов отдельных должностей и категорий работников предприятия.

• Контроль за выполнением подразделениями предприятия плановых заданий.

3. Формирование ценовой политики предприятия. Разработка прогнозов экономического развития предприятия в соответствии с потребностями рынка.

• Разработка плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат, проектов оптовых и розничных цен на продукцию предприятия, тарифов на работы (услуги) с учетом спроса и предложения и с целью обеспечения запланированного объема прибыли.

• Составление нормативных калькуляций продукции и контроль за внесением в них текущих изменений планово-расчетных цен на основные виды сырья, материалов и полуфабрикатов, используемых в производстве.

• Анализ роста цен на аналогичную продукцию конкурентов. Внесение предложений о пересмотре цен на высокорентабельную продукцию.

• Разработка экономических нормативов затрат на осуществление деятельности предприятия и представление их для согласования в финансовый отдел, корректировка их с учетов инфляционных процессов.

• Разработка планов операционных затрат на осуществление деятельности предприятия по источникам финансирования на год и по кварталам.

Более подробно рассмотрим задачу проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности организации, т.к. именно этот процесс является объектом автоматизации. Этот процесс включает в себя такие этапы:

1. Определение показателей активов и обязательств, расчет изменений за анализируемый период, оценка структуры активов, построение графиков динамики активов и обязательств;

2. Анализ основных показателей финансовых результатов деятельности, построение диаграмм динамики выручки и чистой прибыли;

3. Анализ эффективности использования персонала;

4. Расчет финансовых коэффициентов (показателей платежеспособности, финансовой устойчивости, деловой активности), отражение их динамики.

5. Подготовка отчета по рассчитанным показателям.

При выполнении этих задач планово-экономическому отделу приходится взаимодействовать с другими подразделениями организации (таблица 2.1).

Таблица 2.1

Взаимодействие с другими подразделениями

№ п/п	Подразделение	Получение	Предоставление
1	Бухгалтерия	Бухгалтерский баланс (форма 1) Отчет о прибылях и убытках (форма 2). Сведения о фонде заработной платы	Отчет по активам и обязательствам, по показателям платежеспособности.
2	Отдел кадров	Данные о приеме, выбытии персонала, средней заработной плате Данные о количестве отработанных человеко-часов	Отчет об эффективности использования персонала и движении персонала
3	Директор	-	Отчет о деятельности предприятия.

Подробный анализ финансово-экономической деятельности предприятия выполняется раз в год, в феврале, после сдачи бухгалтерского баланса. Этот процесс очень трудоемкий, занимает много времени. Кроме того этот процесс предполагает выполнение однотипных, рутинных операций, в процессе выполнения расчетов возможны расчетные ошибки. Что касается выполняемых операций, то это, в основном, расчет по формулам и построение диаграмм, т.е. задача легко алгоритмизируется. В настоящее время в анализе результатов деятельности принимают участие все три специалиста, каждый из них выполняет один из этапов анализа. Для выполнения своих задач специалисты используют такие внешние данные: бухгалтерский баланс, данные о движении персонала, о ФЗП (фонде заработной платы). На основе правил расчета финансово-экономических показателей (ФЭП) и оформления документов производится оценка финансово-хозяйственной деятельности и подготовка отчетов (отчета по активам и платежеспособности, по эффективности использования персонала, итоговый отчет по результатам финансово-хозяйственной деятельности). Графически этот процесс представлен на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 Контекстная диаграмма выполнения процесса

Рассмотрим более подробно деятельность отдела по анализу финансово-хозяйственной деятельности. Для этого выполним декомпозицию процесса, представленного на рисунке 2.1 (рисунок 2.2).

Рисунок 2.2. Диаграмма первого уровня выполнения процесса

Первый специалист выполняет анализ основных показателей деятельности (активов, обязательств) и готовит отчет для бухгалтерии. Второй специалист производит анализ эффективности персонала и передает отчет в отдел кадров. Начальник отдела выполняет расчет коэффициентов, используя как внешние данные (бухгалтерский баланс), так и внутренние (результаты первого специалиста, показатели за предыдущие годы). На основе полученных данных по всем трем аспектам анализа начальник отдела готовит итоговый отчет по результатам финансово-хозяйственной деятельности, который передается директору компании.

Таким образом, на основе представленной модели, а также описания процесса можно сделать вывод, что процесс анализа финансово-экономической деятельности является длительным, трудоемким и затратным. Кроме того, в процессе анализа могут быть допущены ошибки, что приводит к искажению информации и негативно воздействует на процесс принятия решений на основе этих данных. Автоматизация процесса позволит решить все эти проблемы.

При анализе процесса выполнения задачи были выявлены такие основные недостатки:

1. Большие затраты времени на выполнение процесс анализа финансово-хозяйственной деятельности.

2. Высокая стоимость выполнения процесса.

3. Наличие ошибок, которые могут негативно влиять на процесс принятия решения, а также требовать дополнительного времени для поиска и устранения.

Решением всех этих проблем может стать разработка информационной системы анализа финансово-хозяйственной деятельности.

Цель разрабатываемой информационной системы: автоматизация расчетов, проводимых в рамках анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, подготовка данных для отчетов по результатам анализа.

При внедрении указанной информационной системы будут решены две группы задач:

1. Улучшение таких экономических показателей, как денежные затраты на проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности, затраты рабочего времени сотрудников на выполнение этого процесса, производительность труда работников. Ускорится процесс обработки информации, подготовки отчетов, передачи их в другие подразделения.

2. Улучшение показателей качества обработки информации, что обусловлено исключением ошибок, связанных с расчетами.

Кроме того, снизится загруженность и утомляемость работников, повысится их мотивация к труду, что позитивно скажется на общей эффективности работы отдела.

В результате внедрения информационной системы процесс анализа финансово-экономической деятельности изменится следующим образом: в выполнении процесса также будут принимать участие все три специалиста, а также будет применяться разрабатываемая информационная система. Входные и выходные данные не изменятся, это по-прежнему будут такие входные документы, как бухгалтерский баланс, данные о движении персонала, о ФЗП и такие выходные документы, как отчет по активам и платежеспособности, по эффективности использования персонала, итоговый отчет по результатам финансово-хозяйственной деятельности. К регламентирующим документам добавится инструкция по работе с информационной системой. Графически этот процесс представлен на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3. Контекстная диаграмма процесса после внедрения ИС

Однако содержание самого процесса изменится, и будет включать следующие процессы:

1. Ввод входных данных в приложение (его выполняет первый специалист, руководствуясь инструкцией). Стоит учесть, что ввод данных не занимает слишком много времени, т.к. данные вводятся в стандартные формы, кроме того отделы готовят информацию в виде стандартных форм в электронном виде.

2. Расчет показателей (выполняется автоматически после ввода всех данных). Расчет показателей производится на основе данных, введенных в базу данных. Кроме того, в базе данных хранятся расчеты за предыдущие периоды (выполненные самой системой или введенные вручную, если это первый год использования системы), которые не требуется находить и заново вводить. Хранение показателей за предыдущие годы позволяет сократить время на проведение анализа, избежать потери данных и возникновения ошибок.

3. Подготовка отчетов (выполняется всеми тремя специалистами). Специалисты готовят те же отчеты, что и ранее, только данные для них и частично заполненные шаблоны отчетов предоставляет программа. Все показатели, необходимые для отчетов рассчитываются автоматически. Заполненные таблицы и значения коэффициентов помещаются в шаблоны. Задача специалистов – провести анализ на основе подготовленных документов и передать отчет в отдел-получатель. Графически этот процесс представлен на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4. Диаграмма первого уровня процесса после внедрения ИС

Разрабатываемое приложение освободит работников от рутинных процессов, освободит время для анализа результатов и обдуманного принятия решения, высвободит время для решения других задач. Таким образом, автоматизация процесса анализа положительно повлияет на эффективность работы отдела.