6. Учет машинных носителей и цифровых копий архивных документов в архиве

6.1. Учету в архиве подлежат:

машинные носители;

цифровые копии архивных документов, описей дел, книг учета и описания аудиовизуальных документов.

6.2. Машинные носители, предназначенные для записи цифровых копий архивных документов и файлов описаний, регистрируются в журнале учета машинных носителей согласно приложению 3.

Общий объем машинных носителей, количество поступивших и выбывших машинных носителей в течение года закрепляется итоговой записью на 1 января каждого года.

6.3. Для каждого машинного носителя, учтенного в журнале учета машинных носителей, оформляется этикетка согласно приложению 4.

Сведения о наименовании архива, инвентарном номере машинного носителя, дате регистрации указываются на этикетке при его регистрации в журнале учета машинных носителей.

В процессе приема цифровых копий на хранение в этикетки машинных носителей вносится дата поступления цифровых копий (в соответствии с книгой поступления цифровых копий архивных документов), а также могут указываться поисковые данные цифровых копий или имена файлов описаний,

6.4. Учет цифровых копий в архиве ведется по:

книге учета поступлений цифровых копий архивных документов согласно приложению 5;

перечням цифровых копий фонда согласно приложению 6;

перечням цифровых копий аудиовизуальных документов согласно приложению 7.

6.5. Книга учета поступлений цифровых копий архивных документов заполняется на основании заказов на изготовление цифровых копий архивных документов. Каждое поступление цифровых копий вносится в книгу в хронологическом порядке независимо от фондовой принадлежности или вида аудиовизуальных документов. В итоговой записи указывается количество поступивших за год в архив цифровых копий.

6.6. На поступившие в архив цифровые копии каждого фонда и каждого вида аудиовизуальных документов составляются перечни цифровых копий. Сведения об общем количестве цифровых копий, включенных в перечни, закрепляются в итоговой записи, которая пересоставляется при каждом последующем поступлении цифровых копий по фонду, виду аудиовизуальных документов.

6.7. В описях дел, книгах учета и описания аудиовизуальных документов в графе «Примечание» напротив заголовков оцифрованных дел, аудиовизуальных документов проставляется буквенный индекс «ЦК». Если оцифрованы все документы, включенные в опись дела или книгу учета и описания аудиовизуальных документов, индекс «ЦК» проставляется только на их обложках и титульных листах.

7. Передача цифровых копий архивных документов в Фонд цифровых копий архивных документов

7.1. Для обеспечения длительной сохранности цифровые копии вместе с файлами описаний передаются в ФЦК, организованный на базе архива электронных документов Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации (далее – БелНИЦЭД), для создания рабочих и резервных копий. Рабочая копия используется для создания копии в случае утраты или повреждения цифровой копии в архиве. Резервная копия используется только в случае утраты или повреждения рабочей копии для ее восстановления.

7.2. Передача цифровых копий осуществляется согласно графику, который составляется на основании заявок, направляемых архивами до 15 ноября текущего года в БелНИЦЭД, и утверждается Директором Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

7.3. Для решения текущих вопросов, возникающих в процессе передачи-приема цифровых копий в ФЦК, приказом директора в архиве назначается ответственный исполнитель.

7.4. Передача цифровых копий и файлов описаний в ФЦК осуществляется согласно заказу на изготовление копий для Фонда цифровых копий архивных документов, который оформляется в двух экземплярах согласно приложению 8.

7.5. Машинные носители с цифровыми копиями и файлами описаний проверяются БелНИЦЭД на наличие вирусов и механических повреждений.

7.6. Факт приема цифровых копий и файлов описаний в ФЦК отмечается в обоих экземплярах заказа. В заказе проставляется дата размещения цифровых копий в ФЦК.

7.7. В перечне цифровых копий фонда (аудиовизуальных документов) указывается дата размещения цифровых копий в ФЦК, что является отметкой о наличии цифровой копии в ФЦК.