3. Подготовка архивных документов для оцифровывания

3.1. Оцифровыванию подлежат архивные документы, прошедшие описание и оформленные в соответствии с требованиями правил работы государственных архивов. При неудовлетворительном состоянии описей дел (книг учета и описания аудиовизуальных документов) проводится их усовершенствование.

3.2. Подготовка архивных документов к оцифровыванию осуществляется в соответствии с установленным порядком выдачи документов из хранилищ и включает в себя проведение следующих видов работ:

сверку архивных шифров дел, номеров аудиовизуальных документов с перечнем архивных документов, подлежащих оцифровыванию;

проверку нумерации листов с указанием их оборотов, оформления ракордов и стартовки кинодокументов, наличия и правильности учетных номеров фотодокументов, времени звучания фонодокументов;

выявление дублетных документов, не подлежащих оцифровыванию;

проверку физического (технического) состояния документов, выявление документов с малоконтрастными или угасающими текстами, документов, требующих реставрации и консервационно-профилактической обработки;

проверку и уточнение заверительных надписей в делах, описания на этикетках кино и фонодокументов.

4. Передача архивных документов для оцифровывания

4.1. Порядок передачи архивных документов для оцифровывания является обязательным для архивов, цифровые копии документов которых изготавливаются специализированными лабораториями.

При оцифровывании документов в архивах порядок передачи архивных документов для оцифровывания может быть изменен на основании соответствующего организационного документа.

4.2. Передача архивных документов для оцифровывания производится на основании заказа на изготовление цифровых копий архивных документов согласно приложению 2, в который включается перечень документов для оцифровывания.

4.3. Заказ на изготовление цифровых копий архивных документов составляется в двух экземплярах.

4.4. Машинные носители для записи цифровых копий и файлов описаний, оформленные в соответствии с пунктом 6.3, предоставляются архивом. Для файлов описаний, формируемых на этапе оцифровывания, предоставляются отдельные машинные носители, так как файлы описания целесообразно хранить отдельно от цифровых копий.

Для записи цифровых копий и файлов описаний используются лазерные компакт-диски (CD+/-R, DVD+/-R), которые имеют наилучшие показания по соотношению параметров надежность-емкость-цена.

5. Прием архивных документов и их цифровых копий после оцифровывания

5.1. Порядок приема архивных документов и их цифровых копий после оцифровывания является обязательным для архивов, цифровые копии документов которых изготавливаются специализированными лабораториями.

При оцифровывании документов в архивах порядок приема архивных документов и их цифровых копий после оцифровывания может быть изменен на основании соответствующего организационного документа.

5.2. После выполнения заказа на изготовление цифровых копий архивных документов осуществляется возвращение архивных документов и прием цифровых копий в архив.

5.2. При приеме цифровых копий архивом проверяются:

наличие документов и машинных носителей;

наличие файлов описаний;

соответствие количества файлов и их объемов, указанных в заказе на изготовление цифровых копий архивных документов и файле описания их фактическому наличию на машинных носителях;

присвоение имен файлам описаний и файлам цифровых копий для каждого дела (аудиовизуального документа) согласно Методическим рекомендациям по унификации процесса оцифровывания архивных документов и идентификации их цифровых копий, соответствие имен файлов описаний на машинных носителях и в заказе на изготовление цифровых копий архивных документов;

качество изготовления цифровых копий.