ДЕПАРТАМЕНТ ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «БЕЛОРУССКИЙ НАУЧНО-ИСССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР ЭЛЕКТРОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»

	УТВЕРЖДЕНО Приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
	25.11.2008 № 38

Методические рекомендации по

подготовке и передаче архивных

документов для оцифровывания,

учету и хранению цифровых копий

1. Введение

На современном этапе оцифровывание архивных документов (далее – документы) является одним из прогрессивных и перспективных направлений деятельности государственных архивных учреждений Республики Беларусь. Технология оцифровывания позволяет создавать удобные в использовании цифровые копии архивных документов (далее – цифровые копии), обеспечивающие сохранность их оригиналов.

В настоящее время цифровые копии имеются в большинстве государственных архивов (далее – архивы). Для организации в архивах соответствующего порядка подготовки и передачи архивных документов для оцифровывания, хранения и учета цифровых копий, передачи цифровых копий в Фонд цифровых копий архивных документов (далее – ФЦК) разработаны данные методические рекомендации.

2. Отбор архивных документов для оцифровывания

2.1. Цифровые копии архивных документов создаются в ходе:

полного оцифровывания всех документов фонда;

частичного оцифровывания документов фонда;

создания тематических коллекций цифровых копий документов;

создания межархивных (межведомственных) культурно-образовательных проектов (программ).

2.2. Полное оцифровывание документов фонда целесообразно проводить для фондов, содержащих значительное количество интенсивно используемых уникальных и особо ценных дел, не имеющих микрофотокопий фонда пользования.

2.3. Частичное оцифровывание документов фонда — наиболее оптимальный вариант оцифровывания, при котором создаются цифровые копии активно используемых документов. Целью частичного оцифровывания является возможность сделать доступными для широкого круга пользователей наиболее актуальные документы.

При отборе наиболее используемых документов для оцифровывания особое внимание уделяется следующим аспектам:

выработке критериев активности использования фондов, их частей и отдельных документов с учетом мнения специалистов об эффективности использования этой информации;

учету колебаний активности спроса для различных отраслей знания и видов документов.

2.4. Создание тематических коллекций цифровых копий – один из приемлемых вариантов оцифровывания. Критерий отбора документов зависит от тематики коллекции, которая определяется Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов или государственным архивным учреждением Республики Беларусь с учетом повышенной актуальности определенной темы.

Для формирования тематических коллекций цифровых копий целесообразно использование внешних информационных ресурсов, так как привлечение источников других архивов, библиотек, музеев и т.д. позволит создать электронную коллекцию большей полноты и ценности (например, онлайн-версия электронного Архива Коминтерна¹).

2.5. При участии архивов в создании межархивных (межведомственных) культурно-образовательных проектов (программ) критерии отбора документов определяются рамками реализуемых проектов (программ). В ходе таких проектов (программ), как правило, создаются целостные мультимедийные базы данных определенной тематики, включающие цифровые копии архивных документов (в том числе аудиовизуальных), изображения вещественных памятников, материалы печатных изданий и т.д. (например, информационная система «Несвиж – объект всемирного наследия и национальный памятник» на компакт-диске на белорусском и английском языках, разработанная в 2005 году по заказу Национальной комиссии Республики Беларусь по делам ЮНЕСКО).

2.6. Очередность цифрового копирования определяется:

информационной значимостью фонда и наличием уникальных и особо ценных документов;

физическим состоянием документов;

степенью использования документов.

2.7. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному оцифровыванию подвергаются документы в плохом физическом состоянии, а также интенсивно используемые.

2.8. При наличии микрофотокопий уникальных и особо ценных документов оцифровыванию подлежат микроформы. Для достижения максимального качества цифровых копий рекомендуется использовать негативную микроформу первого поколения или наиболее близкую к ней позитивную копию.

Оригиналы архивных документов, имеющие микрофотокопии, могут быть оцифрованы в случаях:

неудовлетворительного качества или состояния микрофотокопий;

необходимости передачи полной цветовой гаммы документа.

2.9. Архивные документы, имеющие ограничения в пользовании, подлежат оцифровыванию. Ограничения распространяются на их цифровые копии.

2.10. Одновременно с созданием цифровых копий архивных документов оцифровываются описи дел (книги учета и описания аудиовизуальных документов).

Для целевого использования описей дел (книг учета и описания аудиовизуальных документов) они могут быть оцифрованы независимо от архивных документов.

2.11. Процесс отбора документов завершается составлением перечня архивных документов, подлежащих оцифровыванию, согласно приложению 1, который в республиканских архивах утверждается экспертно-методической комиссией (далее – ЭМК) архива, а в областных и зональных архивах – экспертно-проверочной комиссией соответствующих структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов при согласовании с ЭМК архива.

2.12. На основании перечня архивных документов, подлежащих оцифровыванию, составляется план оцифровывания.