Глава 4 политика и распределение ответственности при работе с документами в электронном виде внутри организации

1. Цель политики в области работы с документами в электронном виде – создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами в течение установленного (необходимого) периода времени.

Политика в области работы с документами в электронном виде определяется и фиксируется организацией путём принятия нормативных документов, регламентирующих порядок создания, обращения, учёта, хранения, уничтожения, передачи документов на хранение в архив. К числу таких документов относятся инструкции по работе (регламенты работы) с документами в электронном виде, стандарты предприятия, кодексы установившейся практики и т.п. Данные документы разрабатываются на основе анализа деятельности организации, нормативных правовых актов и практических рекомендаций в области документационного обеспечения управления и архивного дела.

В разработанных документах закрепляется ответственность за работу с документами в электронном виде, начиная от руководства организацией до рядовых работников.

2. Разработанные документы по вопросам распределения ответственности согласовываются и утверждаются руководством организации и доводятся до сведения каждого работника, работающего с данными видами документов. Руководством организации обеспечивается информирование по данному вопросу во всех структурных подразделениях.

С целью обеспечения сохранности документов в электронном виде при подтверждении деятельности организации, разработанные организационно-распорядительные документы в области работы с документами в электронном виде пересматриваются по мере необходимости.

3. Ответственность и полномочия в области работы с документами в электронном виде чётко определяются, фиксируются и доводятся до сведения каждого работника с целью определения ответственных исполнителей за работу с конкретными документами в электронном виде.

Ответственность распределяется между всеми работниками организации, включая работников службы документационного обеспечения управления (общего отдела, канцелярии) и архива документов в электронном виде, специалистов в области информационных технологий (программисты, системные администраторы), руководство организации, руководителей структурных подразделений, работников отделов, для которых работа с документами в электронном виде входит в их должностные обязанности.

Особая ответственность в области управления электронной документацией возлагается на руководителя организации либо его заместителя.

4. Ответственность за работу с документами в электронном виде закреплена в должностных инструкциях работникам и в организационно-распорядительных документах организации (приказах, положениях о структурных подразделениях). Назначение ответственных лиц за организацию работы и архивное хранение документов в электронном виде регламентируется распорядительным документом (приказом руководителя организации) или соответствующими должностными инструкциями.

Таким образом, ответственность за работу с документами в электронном виде закрепляется в следующих организационно-распорядительных документах:

приказах руководителя организации об утверждении “Инструкции по работе с документами в электронном виде” согласно приложению 2, о распределении обязанностей при работе с документами в электронном виде согласно приложению 3, о назначении ответственных за организацию работы с документами в электронном виде согласно приложению 4;

должностных инструкциях работникам организации;

положениях о структурных подразделениях организации, например, отделе ДОУ и (или) отделе информационных технологий;

инструкции (регламенте) по работе с документами в электронном виде, которая является основополагающим документом при определении содержания вышеперечисленных документов по вопросам распределения ответственности при работе с документами в электронном виде.

5. Распределение обязанностей между работниками организации в области работы с документами в электронном виде:

   1. Руководство организации в первую очередь несёт ответственность за обеспечение эффективного управления документами в электронном виде. Оно распределяет ресурсы и отвечает за реализацию политики в области управления документами в электронном виде во всей организации.

Руководство организации:

обеспечивает установление в организации политики и процедур работы с документами в электронном виде в соответствии с требованиями действующих нормативных правовых актов;

распределяет обязанности по управлению документами в электронном виде и гарантирует, что персонал организации знает, кто ответственен за документы в электронном виде и куда обратиться за помощью;

обеспечивает рациональную, эффективную, правильную работу с документами в электронном виде в организации;

обеспечивает создание и хранение корпоративных документов в электронном виде;

обеспечивает защиту документов в электронном виде от несанкционированного уничтожения или передачи сторонним лицам.

2. Руководители структурных подразделений несут ответственность за создание и хранение документов в электронном виде работниками соответствующих подразделений, для которых работа с документами в электронном виде является неотъемлемой частью деятельности с тем, чтобы управление документами в электронном виде соответствовало установленным правилам.

3. Специалисты в области документационного обеспечения управления и архивного дела отвечают за все аспекты организации работы с документами в электронном виде и их архивного хранения. В частности, работники службы ДОУ:

разрабатывают и внедряют систему работы с документами в электронном виде в организации;

определяют политику управления документами в электронном виде, соответствующие процедуры и стандарты;

управляют системой работы с документами в электронном виде;

развивают и поддерживают политику управления документами в электронном виде в организации (в том числе по вопросам доступа, поиска, использования, хранения, уничтожения, конверсии и миграции документов в электронном виде);

обеспечивают защиту документов в электронном виде от несанкционированного уничтожения, модификации или передачи сторонним лицам;

обеспечивают доведение политики управления документами в электронном виде в организации до всех работников, эффективное обучение и помощь в работе с документами в электронном виде;

обеспечивают доведение до всех работников информации о распределении обязанностей по созданию и хранению документов в электронном виде;

осуществляют мониторинг и проверку в целях соблюдения вышеперечисленных действий.

4. Специалисты в области информационных технологий отвечают за технический аспект организации работы с документами в электронном виде и функционирование системы электронного документооборота организации при её наличии. В частности, системные администраторы ответственны за обеспечение доступности и воспроизведение информации документов в электронном виде.

5. Все работники организации, которые создают, получают и хранят документы в электронном виде в процессе их повседневной работы, делают это в соответствии с установленными политикой, процедурами и стандартами.

Все работники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов в электронном виде, отражающих выполнение их функциональных обязанностей.

6. По всем вопросам, связанным с процедурами и практикой управления документами в электронном виде работники организации получают помощь от персонала службы ДОУ, работников архива организации.

7. При необходимости, политика и процедуры организации работы с документами в электронном виде согласовываются с органами и учреждениями Государственной архивной службы.