Глава 2 классификация документов в электронном виде

1. Классификация позволяет выявить характерные отличия и определённые свойства электронной документации, существенные для организации правильной работы с ними на всех стадиях жизненного цикла.

2. Существуют различные подходы к классификации документов в электронном виде. За основу может быть взят как содержательный, так и технологический компонент. Содержание и реквизиты документов в электронном виде дают основное представление о смысле, назначении и сферах применения информации, содержащейся в документе. Технологическая составляющая позволяет обеспечить доступ к информации, сохранить и передать её в пространстве и времени.

3. Среди многообразия существующих подходов для целей данного документа важное значение имеют классификации, в основу которых положено:

содержание, набор реквизитов и контекст;

виды информационных технологий.

4. Классификация документов в электронном виде по содержанию, набору реквизитов и контексту позволяет выделить следующие виды в соответствии с Общегосударственным классификатором Республики Беларусь 010-95 “Унифицированные документы”:

организационно-распорядительные (организационные, распорядительные, справочно-информационные);

бухгалтерские (первичные, отчетные, расчетно-денежные);

отчетно-статистические;

конструкторские;

программные;

технологические и т.д.

5. Классификация документов в электронном виде по видам информационных технологий предусматривает их деление в зависимости от конкретных технологий, с помощью которых данные документы были созданы, и от присущих им форматов файлов:

документы, созданные с помощью текстовых редакторов и процессоров или сгенерированные как сообщения информационных систем;

документы в виде электронных таблиц (в том числе состоящие из нескольких листов со ссылками между ними);

документы, сгенерированные как отчеты в системах управления базами данных и других автоматизированных системах;

гипертекстовые документы, в которых навигация по ссылкам реализуется с помощью браузеров;

графические документы, созданные с помощью редакторов растровой или векторной графики;

звуковые файлы, аудиоролики;

видеоклипы, фильмы;

мультимедиа-документы, сочетающие текст с графикой, звуком, движущимися изображениями в рамках единой системы навигации;

документы, представленные как рабочие наборы геоинформационных систем или систем автоматизированного проектирования.

Глава 3 система управления документами

1. Система управления документами включает в себя весь комплекс организационных и технических мероприятий в их взаимосвязи, в том числе:

принятие в организации политики и стандартов, распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

установление и распространение процедур и руководящих указаний;

проектирование, внедрение и администрирование специализированных информационных систем, включая автоматизированные системы;

планирование жизненного цикла документов в электронном виде;

правила оформления и удостоверения подлинности документов в электронном виде;

порядок внесения изменений в документы в электронном виде;

организацию электронного документооборота внутри организации и обмена документами с другими организациями;

защиту информации и управление доступом к ней, протоколирование всех совершаемых действий;

учет документов в электронном виде;

экспертизу ценности документов в электронном виде;

оперативное хранение документов в электронном виде;

передачу на архивное хранение или уничтожение документов в электронном виде.

2. Правильно организованная система управления документами обеспечивает:

соблюдение законодательства Республики Беларусь в области делопроизводства и архивного дела;

соответствие отечественным и международным стандартам управления документацией;

эффективный контроль создания и хранения документов в процессе деятельности учреждения, независимо от вида носителя;

бесконфликтное сочетание бумажного и электронного документооборота;

сохранность и защиту документов на стадии оперативного хранения;

отбор и передачу в архив организации или выделение к уничтожению документов в электронном виде;

передачу документов постоянного хранения на государственное хранение.