Глава 1 общие положения

1. Данные методические рекомендации разработаны с учетом требований Закона Республики Беларусь “О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь”, Закона “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”, Закона “Об информации, информатизации и защите информации”, Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 1221-2000 “Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения”, нормативных документов по архивному делу и делопроизводству.

2. Методические рекомендации содержат единые требования к организации работы с документами в электронном виде, электронными документами в трактовке Закона Республики Беларусь “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”, а также электронными сообщениями, участвующими в информационном обмене в структурных подразделениях организации независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности.

Методические рекомендации не рассматривают вопросы работы с информационными ресурсами (далее – ИР) (базами и банками данных, официальными сайтами). Вместе с тем, в соответствии с требованиями нормативной правовой базы для постоянно обновляемых информационных ресурсов может создаваться архивная копия, оформляемая как документ в электронном виде. Данная копия подпадает под действие данных методических рекомендаций.

3. Методические рекомендации определяют общие подходы к организации работы с документами в электронном виде на следующих стадиях:

проектирование и ввод в эксплуатацию документационных систем;

создание электронных проектов документов, управление их движением в организации;

создание официальных документов в электронном виде;

обращение электронных сообщений и документов в организации;

оперативное хранение документов в электронном виде;

уничтожение документов в электронном виде с истёкшими сроками хранения.

Вопросы передачи документов в электронном виде на архивное хранение и организации такого хранения в настоящих методических рекомендациях не рассматриваются.

4. Настоящие Методические рекомендации подготовлены с целью:

обеспечения единообразия организации работы с электронной документацией в структурных подразделениях организаций;

регламентирования процедуры разработки, оформления, обращения, внесения изменений, учёта документов в электронном виде в структурных подразделениях организаций;

определения порядка систематизации документов в электронном виде в структурных подразделениях организации, подготовки их для передачи в архив организации.

5. На документы с грифами “Особой важности”, “Совершенно секретно”, “Секретно” действие данных методических рекомендаций распространяется в части, касающейся общего порядка работы с электронной документацией и подготовки её к передаче в архив. Особенности оформления и обработки указанной электронной документации регламентируются специальными инструкциями.

6. В организации на основе положений данных методических рекомендаций разрабатываются инструкции и другие нормативные и методические документы по созданию, обращению, внесению изменений, учёту, хранению, распределению ответственности, подготовке к передаче в архив или уничтожению документов в электронном виде и электронных сообщений.

7. Инструкции по работе с документами в электронном виде в организациях, передающих документы на государственное хранение, утверждаются их руководителем по согласованию с учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.