Термины и определения

Архив – совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов [Закон Республики Беларусь “О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь” в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 года (Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі Беларусь, 1994 г., № 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь , 1999 г.. № 4, 2/11)].

Архивная опись; опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации [ГОСТ 16487].

Аутентичный документ – документ, одинаковый с исходным по содержанию и различный по формату и (или) кодам данных [ГОСТ 2.051-2006].

Гибридное дело – совокупность взаимосвязанных электронных документов и/или материальных документов, хранящихся частично в электронном деле в автоматизированной системе ДОУ (системе электронного документооборота) и частично в соответствующем бумажном деле вне автоматизированной системы.

Документ в электронном виде – информация, представленная в электронно-цифровой форме, имеющая необходимый набор реквизитов, которые обеспечивают возможность использовать её для ведения какой-либо деятельности, осуществления прав и защиты.

Достоверный документ – документ, содержание которого полно и точно отражает юридические действия, факты и является доказательством таких действий, фактов с течением времени.

Единица учета архивных документов – принятая в архивном деле единица счета количества документов, состоящая из одной или многих взаимосвязанных единиц хранения [ГОСТ 16487].

Единица хранения архивных документов – наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо физически обособленный документ, имеющие самостоятельное значение [ГОСТ 16487].

Идентичный документ – документ, одинаковый с исходным по содержанию и формату и (или) кодам данных [ГОСТ 2.051-2006].

Информационная единица – файл или набор файлов, рассматриваемый как единое целое [ГОСТ 2.051-2006].

Информационно-поисковая характеристика – совокупность реквизитов, позволяющих идентифицировать, учитывать и использовать электронный документ на стадии архивного хранения [СТБ 1221-2000].

Информационный ресурс – организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных, другие совокупности взаимосвязанной информации в информационных системах [Закон Республики Беларусь “Об информации, информатизации и защите информации”; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008, №2/1552].

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления [Закон Республики Беларусь “Об информации, информатизации и защите информации”; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008, №2/1552].

Карточка открытого ключа проверки подписи – документ на бумажном носителе. Содержащий значение открытого ключа проверки подписи и подтверждающий его принадлежность какому-либо физическому или юридическому лицу.

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю [ГОСТ 16487].

Контрольная характеристика – значение хэшфункции, вырабатываемое средствами хэширования в соответствии с СТБ 1176.1 и предназначенное для подтверждения целостности документа в электронном виде.

Копия электронного документа – форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в порядке, установленном Законом “Об электронном документе и электронной цифровой подписи” и иными актами законодательства Республики Беларусь.

Машинный носитель – магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники [Закон Республики Беларусь “Об электронном документе” от 10 января 2000 г. № 357-3].

Официальные документы – документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Планирование жизненного цикла – определение требований, при соблюдении которых документы будут доступны и воспроизводимы на стадиях создания, обращения и архивного хранения [СТБ 1221-2000].

Подлинность электронного документа – свойство электронного документа, определяющее, что электронный документ подписан действительными подписями (подписью) и в данный документ не внесены изменения.

Политика по работе с документами в электронном виде – деятельность организации в области управления документацией, отвечающая за эффективный и систематический контроль над созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы электронной документации.

Реквизит документа – элемент официального документа [ГОСТ 16487].

Сертификат открытого ключа – электронный документ, созданный удостоверяющим центром и содержащий информацию, подтверждающую принадлежность указанного в нём открытого ключа конкретному физическому или юридическому лицу.

Удостоверяющий лист (УД) – бумажный документ, предназначенный для подтверждения подлинности одного или нескольких документов в электронном виде.

Управление документами – одна из областей управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль создания, получения, хранения, использования и распределения документов, в том числе процессы сбора и хранения документальных доказательств и документированной информации об управленческой деятельности и отдельных управленческих операциях [ИСО 15489].

Учет документов – определение количества и состава документов в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

Формат документа – состав реквизитов и правила смысловой разметки текста электронного документа.

Формат файла – способ организации элементов информации (битов, байтов) в файле.

Целостность документа в электронном виде – свойство документа, определяющее, что в него не были внесены изменения и (или) дополнения.

Экспертиза ценности документов в электронном виде – определение ценности документов в целях их отбора для хранения и установления сроков их хранения. [СТБ 1221-2000]

Электронная подпись – электронные данные, которые включены в состав документа в электронном виде, приложены к нему или логически связаны с этим документом и обеспечивают идентификацию подписывающего лица.

Электронная цифровая подпись – набор символов, являющийся реквизитом электронного документа и предназначенный для подтверждения целостности и подлинности электронного документа.

Электронное сообщение (ЭС) – логически целостная совокупность структурированных данных, имеющих смысл для участников информационного взаимодействия, закодированная способом, позволяющим обеспечить ее обработку средствами вычислительной техники, передачу по каналам связи и хранение на машиночитаемых носителях информации.

Электронный документ (ЭД) – документ в электронном виде, отвечающий требованиям Закона “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”.