56. Внутрішньо корпоративні документи для проведення зборів

На збори виносяться питання, які, з одного боку, є необхідними відповідно до законодавчих вимог, а з другого — хвилюють учасників корпорації і потребують розгляду на зборах.

Деякі акціонерні товариства проведення зборів не регламенту­ють нічим, крім статуту та норм чинного законодавства. Такий підхід також може бути правомірним, але за умов невеликої кількості акціонерів, з сталим структурованим їх складом, коли проведення зборів потребує більшою мірою витримування формальних ознак. Проте дуже часто саме на зборах проявляються суперечності інте­ресів акціонерів, їх груп, акціонерів та виконавчих директорів, невиконавчих і виконавчих директорів.

Доцільні розробка і прийняття вищим органом товариства положення про проведення загальних зборів, або положення про загальні збори. Такі положення регламентують порядок проведення зборів і дають можливість їх організаторам мати розписану процедуру. Вони час­то є об’ємними і тому не завжди сприймаються окремими акціоне­рами, які хотіли б ознайомитись і прийняти окремі невеликі поло­ження, що регулюють збори.

Тому деякі корпорації приймають цілий ряд положень, які рег­ламентують проведення загальних зборів. Де дає змогу у разі потре­би при необхідності заміни деяких пунктів змінювати деякі поло­ження, особливо ті, що приймаються не зборами, а іншими органами корпоративного управління.

Для успішного проведення зборів насамперед треба створити орга­нізаційну комісію. Для цього розробляють Положення про органі­заційну комісію. В ньому визначаються склад такої комісії, функції, які вона виконує, зобов’язання та відповідальність її членів. Як пра­вило, організаційна комісія здійснює такі функції: розробляє та подає на затвердження правлінню АТ план-графік заходів з підготовки зборів, складає кошторис витрат на підготовку та проведення зборів і подає на затвердження правлінню АТ, готує самостійно або приймає по акту від реєстратора списки акціонерів, які мають право на участь у збо­рах, повідомляє акціонерів про скликання зборів, забезпечує публіка­цію офіційної інформації про збори, створює умови для ознайомлення акціонерів з документами, що стосуються питань порядку денного, проводить роботу з акціонерами щодо оформлення довіреностей, готує бюлетені та картки для голосування, займається матеріально-техніч­ним забезпеченням зборів, а також здійснює інші функції. Ці функції можуть бути передбачені як Положенням про організаційну комісію, так і загальним Положенням про загальні збори акціонерів.

Крім організаційної іноді створюють реєстраційну та протокольну комісії. Для створення таких комісій розробляють і ухвалюють від­повідні положення. Вони необхідні, особливо в умовах значної кількості акціонерів і багатьох бажаючих взяти участь в обговорен­ні питань діяльності корпорації.

Для полегшення роботи деякі акціонерні товариства розробля­ють цілий ряд документів, які з успіхом застосовують при проведенні зборів. Крім названих це структура річного звіту правління, форми пропозицій до організаційної комісії, протоколи реєстраційної та лічильної комісії, протокол засідання ревізійної комісії, протокол загальних зборів, регламент проведення загальних зборів та ін.