2.3. Групповые операции

При обработке данных в таблицах зачастую бывает необходимо учитывать в запросах не отдельные записи, а итоги, которые вычисляются определенным образом для различных групп записей в таблице. Например, необходимо выполнить запрос, в котором для каждого студента было бы подсчитано количество полученных им оценок, а также вычислен средний балл. Для этих целей в Access существуют так называемые итоговые функции, основные из которых имеют вид:

Sum – суммирование значений в группе;

Avg – среднее значение для группы;

Min – минимальное значение для группы;

Max – Максимальное значение для группы;

Count – подсчет числа значений в группе;

First – значение поля в первой записи группы;

Last – значение поля в последней записи.

Чтобы вычислить для каждого студента его средний бал и количество полученных им оценок, необходимо создать новый запрос в режиме конструктора, добавить в него таблицы Студенты и Успеваемость, и затем воспользоваться кнопкой Групповые операции. После этого среди параметров запроса появится строка Групповые операции. Затем нужно заполнить окно конструктора запроса так, как показано на рис. 18.

Рис. 18. Конструктор запроса с групповыми операциями

После этого остаётся только запустить запрос на выполнение.

3. Работа с формами

3.1. Виды форм

В Access имеются широкие возможности по созданию интерфейса пользователя при помощи форм. Создавая форму в БД, разработчик может преследовать, в частности, следующие цели:

• Отображение и изменение данных. Наиболее часто формы создаются именно для вывода и изменения данных в БД. При этом разработчик может задать любой вид отображения информации, т. е. произвольный набор полей из одной или нескольких таблиц или запросов (если поля находятся в разных таблицах, то между этими таблицами должна быть связь).

• Ввод данных. Формы могут использоваться для ввода новых данных в таблицу, при этом пользователь может вводить значения только для тех полей, которые представлены в форме.

Существует несколько основных видов форм:

Форма в столбец. Поля записи выводятся в один столбец, при этом в один и тот же момент времени в форме отображается содержимое только текущей записи. На рис. 19 представлена форма Студенты, в которой отображены данные из таблицы Студенты.

Рис. 19. Форма в столбец

Ленточная форма. Все поля записи выводятся в одну строку, при этом в форме отображаются все записи. В ленточной форме Студенты, представленной на рис. 20, отображены все записи из таблицы Студенты.

Рис. 20. Ленточная форма

Табличная форма. Отображение записей осуществляется в режиме таблицы. На рис. 21 представлена табличная форма Студенты.

Рис.21. Табличная форма

Подчиненная форма. Используется при необходимости вывода данных, связанных отношением "один-ко-многим', при этом в подчиненной форме отображаются записи из таблицы, которая соответствует слову "многим". В форме Оценки Студентов (см. ниже рис.22), кроме данных из таблицы Студенты, имеется также подчиненная форма, в которой отображаются данные из таблицы Успеваемость. Необходимо обратить внимание на тот факт, что в этой форме выводятся названия предметов, в то время как в таблице Успеваемость, которая служит источником данных для подчиненной формы, имеются только коды предметов. Подобный эффект достигается с помощью так называемого мастера подстановок.

Рис. 22. Подчиненная форма