1. Работа с бд и таблицами

1.1. Создание бд

После того как приложение Access запущено, на экране появится диалоговое окно начала работы с данной СУБД (см. рис. 2). С его помощью можно создать новую БД (Новая база данных) или открыть уже имеющуюся. (Открыть базу данных). При выборе команды Новая база данных на экране будет отображено диалоговое окно создания новой БД, в котором необходимо в поле Имя файла указать имя создаваемой БД. При этом необходимо учитывать, что файлы БД имеют расширение *.mdb.

Рис. 2. Начало работы с Access

В качестве примера будет рассмотрено создание учебной БД Образование, mdb, которая содержит информацию о студентах, изучаемых ими предметах, преподавателях, а также успеваемости студентов. После указания имени БД следует нажать кнопку Создать, после чего на экране появится окно созданной БД Образование (см. рис. 3), которое необходимо при работе с любой БД. Чтобы с его помощью создать новый объект или изменить уже существующий, например, таблицу, следует нажать кнопку Таблицы в списке Объекты. После этого в правой части окна будут отображены все возможные режимы создания выбранного объекта (в данном случае таблицы), а также список всех имеющихся в этой БД таблиц. Кроме этого, в верхней части окна имеется несколько кнопок для работы с выбранным объектом.

Рис. 3. Окно БД Образование

1.2. Создание таблиц

Чтобы создать в БД новую таблицу, необходимо в окне открытой БД, например, Образование (см. рис. 3), выбрать один из предлагаемых режимов создания. Наиболее универсальным является режим конструктора. Конструктор предоставляет возможность определить структуру новой таблицы, т. е. какие именно поля будут в ней использоваться.

При выборе режима Конструктора будет отображено окно (см. ниже рис. 4), в котором необходимо определить структуру новой таблицы, т. е. набор полей и их формат. Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля (Имя поля) и после этого определить в раскрывающемся списке тип данных, которые будут в нем храниться (Тип данных). Можно задать параметры выбранного типа (например, размер поля или условие на вводимые значения) в разделе Свойства поля окна конструктора (см. рис. 4). Кроме этого, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле (Описание).

Рис. 4. Окно Конструктора таблиц, структура таблицы Студенты

Для любой таблицы в реляционной БД должен быть задан так называемый первичный ключ или ключевое поле, которое позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Чтобы создать в таблице первичный ключ, необходимо открыть таблицу в режиме Конструктор, затем выделить поле, которое необходимо назначить ключевым, щелкнув левой кнопкой мыши на области выделения строки, соответствующей данному полю. После этого следует выполнить команду Правка \ Ключевое поле. Чтобы отменить назначение первичного ключа для поля, необходимо еще раз выполнить описанные выше действия.

При выборе типа данных в столбце Тип данных (см. рис. 4) раскрывающееся меню предлагает выбрать один из типов, приведённых в таблице 1.

Таблица 1. Типы данных СУБД Access

Название типа	Описание	Объем памяти
Текстовый	текст - одна строка	до 255 байт
Поле MEMO	текст – несколько строк	до 6553 5 байт
Числовой	число	1, 2, 4 ,8 байт
Дата/время	дата и/или время	8 байт
Денежный	денежные суммы (числа с четырьмя десятичными знаками)	8 байт
Счетчик	Уникальное целое число, обозначающее порядковый номер записи в таблице	4 байт
Логический	Логические значения	1 бит
Поле объекта OLE	Объекты других приложений Windows	до 1 Гбайт
Гиперссылка	Ссылка на файл (в данном компьютере, в локальной сети, в Internet)	до 2048 символов

После того как определена структура таблицы, можно перейти к непосредственному вводу данных. Для переключения между режимами конструктора и таблицы можно воспользоваться командами меню Вид: Конструктор и Режим таблицы. В режиме таблицы осуществляется ввод данных в таблицу, как это показано на рис. 5.

Рис. 5. Ввод данных в таблицу Студенты в режиме таблицы

Для сохранения созданной структуры, следует выполнить команду Файл \ Сохранить.