4. Управленческие документы, используемые на предприятии

Управленческий документ - это документ, который содержит сведения организационного, распорядительного или уведомляющего характера, который создается в целях управления и соответствующим образом оформляется на бумаге или другом носители.

Документы, которые используют в управленческой деятельности, классифицируют по многим признакам:

1. В зависимости от использованного для фиксации материала, выделяют:

1) документы на бумажной основе;

2) документы на фото.

Документы на бумажной основе бывают:

а) письменные (это рукописные или машинописные документы, а также изготовленные с помощью копировальной техники или печатным способом).

б) графические (это чертежи, схемы, графики, рисунки и др). Преимущество их в доступности для любого специалиста.

II. По происхождению документы делят на:

1) официальные (служебные) - направляют адресату от лица предприятия или должностного лица и оформляют в установленном порядке;

2) личные (именные) - создает лицо вне сферы своей служебной деятельности (заявление, жалоба, письмо гражданина руководителю предприятия или депутату и др.).

III. По видам деятельности различают:

1) организационно-распорядительные документы;

2) документы по финансово-расчетным вопросам;

3) документы по поставочно - сбытовым вопросам;

4) документы по личному составу.

5) документы по кредитным вопросом.

6) некий документ не разглашаемый посторонним лицам.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

1. Заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2. Основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

3. Оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами:

1. (ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” - М., 1999;

2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

3. “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения” - М., 1991г.;

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

1. более активное использование юридическую силу документов;

2. оперативное и качественное составление и исполнение документов;

3. организацию быстрого поиска документов;

4. ПЭВМ при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.

Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

5. Кредитование